大型醫院OA系統的設計與應用

劉國源 鄭詩庭

摘要：論文以他們醫院的辦公自動化（OA）系統為例，介紹了它的開發背景，并進行調研得出了以前使用的系統存在的問題，以此形成需求并進行系統的開發。同時介紹了OA系統的設計原則、功能模塊，最后討論了它的設計與應用，并用具體的案例介紹了它的實際使用過程，使它高效率地為醫院服務。

關鍵詞：大型醫院；OA系統；移動辦公；工作流；設計

中圖分類號：TP302.1 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2019）12-0064-03

Design and Application of OA System for Large-scale Hospital

LIU Guo-yuan， ZHENG Shi-ting

（The first Affiliated Hospital of Guangxi Medical University， Nanning 530021， China）

Abstract： This paper introduces the development background of Office Automation（OA） system that uses in their hospital and finds out the problems of the previous system according to the survey， forming the requirements for the developed system. Meanwhile it presents design principle， function modules of the OA system. Lastly it discusses the design and application of the system and introduces the specific case study to the practical application， serving the hospital efficiently.

Key words： large-scale hospital； oa system； mobile office； workflow； design

1 背景

近年來，中央政府醫療政策的改革使得醫院業務系統（HIS、LIS、PACS 等）朝著信息化方向不斷發展，使得醫院在業務和管理上日趨完善，并取得顯著的成效。而在醫院業務系統信息化的同時，醫院辦公系統的自動化使得部門之間得協調變得更加簡便、快捷，因此辦公自動化也是醫療信息化發展的一個方向。

辦公自動化（OA）系統是在計算機和通訊技術的基礎上，專門為醫院行政、醫療、護理、教學、科研、后勤等工作提供充分和準確的信息而開發的管理系統[1]。它是醫院協同辦公并全面實現辦公無紙化，打通各系統之間的阻礙，同時提供網絡化的管理決策，實現信息的全面流通的綜合辦公業務系統。同時自動化的流程使得醫院的運轉與部門之間的協調更加高效，為醫院提供了一個科學高效的行政管理體系。由于我院部門業務種類繁多，因此需要一款高效的OA系統為醫院辦公服務。

綜合我院之前使用的OA系統，并經過調研，了解到該系統存在以下問題：穩定性差，訪問速度慢，支持在線用戶數量少；門戶設置少或缺乏，不同角色用戶使用針對性差，終端使用單一；界面粗糙且復雜，用戶交互性能差，布局沒有統一分類原則；易用性不高，維護成本大，人員需要專門培訓；不能與其他系統集成整合，服務層面單一。

基于以上問題，我院綜合臨床、醫技、職能、后勤等部門的業務需求，設計開發了大型OA系統，為我院各部門辦公服務，提高了各部門的辦公效率。

2 大型醫院OA系統的設計原則

對于醫院 OA 信息系統來講，在設計時就必須要滿足一定的設計原則，這樣才能夠根據設計原則設計出能夠滿足醫院實際辦公工作要求的優秀信息系統[2]。結合我院OA的實際使用情況和存在的問題，經過全方面的考慮，設計時采用了如下原則：

2.1 門戶化原則

由于醫院涉及的部門較多，包括醫院、領導、部門科室三級辦公門戶，各部門都有統一的登錄入口，但由于權限不同又相對獨立，只能通過部門的流轉實現信息的傳遞。同時門戶的統一，可以實現不同系統的信息整合，如OA和人力資源系統的對接，通過單點登錄的方式實現數據的共享，便于管理和使用。

2.2 平臺化原則

由于大型醫院人員較多，需要一個簡潔、開放的使用平臺，可以根據不同部門和員工的權限構建相應的功能模塊，并且能夠輕易地實現系統內信息的傳遞和整合，而整個過程無需編碼，或只需極少量編碼，就實現了在統一的平臺上對個人、公文、臨床、職能等行政辦公、公告、文檔等進行綜合處理。通過個性化信息平臺中的協同辦公，滿足所有員工日常辦公、協同管理的需要。

2.3 業務化原則

醫院辦公自動化系統的主體是面向醫院，支持大型綜合醫院的行政辦公和醫療服務系統[3]。因此涉及的業務多而且復雜，如出差審批、科室請示、醫院發文等，它不再是一個純粹用于行政辦公的應用軟件，而是采用流程管理和表單管理的方式來相結合，避免像人力資源管理系統那樣管理具體的業務數據。它的側重點在于業務協作過程管理，從長遠考慮，并提供了相應的接口，為未來采用數據中心統一管理所有的業務系統提供支持。

2.4 安全性原則

由于醫院各部門涉及很多保密的信息，因此安全（數據安全、網絡安全和系統安全等）是系統設計時首要考慮的問題。它必須符合《信息安全技術 信息系統安全等級保護基本要求》[4]的規定，提供一套嚴格的身份鑒別和訪問控制機制，保證用戶登錄和訪問的安全，防止非法用戶的入侵。由于OA系統是各部門都在用的一套系統，涉及大量的醫療數據、人事數據等，因此要使用加密算法對數據進行加密，保證數據的完整性和防止數據被竊取。系統后臺還提供了備份機制，可以定期對數據進行備份，防止數據丟失和當數據遭到破壞時能夠及時恢復數據。

2.5 移動化原則

移動辦公是信息化高度發展的必然產物，使得用戶可以充分利用互聯網通信技術和多媒體技術，突破傳統辦公時間和辦公地點的限制，在更寬松的時間和空間中完成工作業務相關的各項任務[5]。隨著移動互聯網的發展和智能手機的不斷更新，加上手機APP的輕量級和易用性，因此手機辦公更加受到人們的青睞。移動端時空無界、攜帶方便的特點是電腦無法超越的，如今人們更喜歡通過手機來處理各種業務，方便快捷，因此必須針對移動端開發相應的APP才能滿足員工的要求，簡化系統操作和提高辦事效率。

3 大型OA系統的功能模塊介紹

從圖1可以看出，OA系統的模塊結構以科室人員門戶、醫務人員門戶、院領導門戶為核心，通過協同平臺、即時通訊、短信平臺、流轉引擎、移動辦公等模塊作為信息流轉的結點，實現信息的傳遞。

系統的每個模塊都有各自的功能又相互聯系，如即時通訊模塊的功能為消息通知、文件傳送、工作查閱、審批查詢等功能，短信平臺模塊的功能為消息共享、智能提醒、會議提醒、事務安排等功能，當科室主任通過工作查詢功能查詢到待辦事項時，便可進行審批，審批完成后提交給下一個節點的執行人，此時，通過短信平臺模塊的智能提醒功能科室主任可以選擇發送短信給下一個節點的執行人，通知他有代辦事項需要處理。當執行人收到信息時才用登錄系統查看待辦事項，大大節省了時間和提高了辦事效率。智能消息提醒，還包括審批、消息、郵件、值班、會議、催辦、生日等。

流程引擎是OA系統集成其他系統的主要模塊，隨著醫院業務的擴展，OA系統已不單純是業務辦公系統，未來需要集成化，通過登錄OA便可操作其他系統，簡化流程，實現統一管理。

同時，根據系統移動化的原則，在OA系統的模塊結構中加入了移動辦公模塊。為此，我們開發了基于安卓和IOS系統的手機APP，靈活便捷的移動辦公，利用智能手機終端的便攜，借助運營商移動網絡和無線網絡的覆蓋，使辦公變得更加便捷和高效。移動辦公平臺包括待辦、待閱、已辦、公告等功能，對于外出工作或出差，手機消息的推送可以輕松提醒用戶查看當前需要的代辦事項，通過手機便可收發文件和批閱文件，實時查看工作進度

4 大型醫院OA系統的設計與應用

4.1 大型醫院OA系統的設計

系統采用B/S架構，易用性好，電腦無須安裝客戶端，易于系統集中維護和管理。系統還具有很強的移植性，與電腦操作系統無關，使用瀏覽器登錄即可。同時分布性特點便于數據集中管理，用戶可以在不同的平臺共享使用相同的數據。在功能設計上，采用自定義信息欄目，可以為用戶定制自己所需要的欄目，并且可以隨時擴展欄目。同時它具有多樣性，提供對mysql，oracle多數據源的支持，兼容IE8以上常用的瀏覽器。

系統設計時采用模塊化的處理方式，并結合自定義工作流和自定義表單的形式完成所有功能模塊的設計。所謂工作流，就是把相同類型的工作文檔、信息或任務化解拆分為多個步驟，由多人來一起協同來完成[6]。它無須編碼，具有很強的擴展性，同時可以根據表單隨時進行修改，完成公文流轉流程。自定義表單，自動生成頁面，數據庫表自動生成，類似于WORD文檔的插入表格的功能，所見即所得的設計界面，豐富的表單控件，如選擇部門、選擇人員、附件上傳等控件。各流程步驟權限設置與工作流引擎結合，設置各個流程結點為表單控件的顯示、可寫狀態表單數據提交校驗設置。可根據不同的需求設計表單頁面及查詢頁面，同時可以根據不同部門的職責設置權限，用于配合工作流使用，使不同的表單角色只能對自己所在的模塊進行審批，完成表單各個角色的流轉。

4.2 大型醫院OA系統的應用

下面以用印申請的表單為例來展示如何把自定義工作流和自定義表單運用到實際的流程審批中。用印申請是醫院各個部門需要蓋章時，申請人按照表單的流程提出申請，經過相應的部門審核通過后才可蓋章的業務表單。工作流和表單如圖2和3所示，具體流程如表1所示：

從圖4和5可以看出，流程的每一步系統都會有相應的記錄，節點執行人通過填寫審核意見和電子簽名的方式完成審核工作和執行節點的流轉。通過跟蹤工作流和表單，申請人可以通過手機APP或者電腦打開OA系統實時查看工作進度。當流程走完時，系統會推送消息到手機提醒申請人表單已完結，可以進行下一步操作。電子化的表單減少了人為的手工審批并提高了各個部門的辦事效率，使各科室把更多的時間投入到臨床業務中，服務于病人。

5 結束語

通過完成OA系統的設計與開發，為醫院發展提供了一個高效的、便捷的、透明的數字化平臺， 為提高管理人員的決策能力提供必要的技術支撐，從而提高醫院的整體運作效率和競爭能力[7]。同時把它應用到醫院的綜合業務辦公中，提高了醫院信息溝通和共享的渠道，每個科室、每位員工各司其職，共同完成所需的業務。規范、高效的OA系統管理平臺便于提升醫院的數字化管理，為醫院的辦公業務提供了強有力的保障。

參考文獻：

[1] 楊霜英， 袁波， 張曙光. 大型醫院協同辦公管理平臺的設計和開發[J]. 醫療衛生裝備， 2010， 31（9）： 79-80.

[2] 陳李瑩. 醫院OA信息系統的設計與實現[J]. 電腦迷， 2017（8）： 103.

[3] 趙坤. 醫院OA系統的設計與實現[D]. 天津： 天津大學， 2014.

[4] GB/T22239-2008， 信息安全技術信息系統安全等級保護基本要求[S].

[5] 劉良方. 移動辦公系統OA開發中若干問題的研究[J]. 電腦編程技巧與維護， 2017（11）： 40-42.

[6] 張鵬. 醫院OA工作流的設計與應用[J]. 醫學信息， 2018， 467（12）： 34-35.

[7] 龔震曄， 薛彥斌， 朱立峰. 基于協同辦公的醫院辦公自動化系統模式的研究[J]. 中國數字醫學， 2010， 5（8）： 92-93.

【通聯編輯：謝媛媛】