公文處理程序規(guī)范化問題研究

劉辛耘

摘 要：公文處理是院校辦公室中主要的工作內(nèi)容以及辦公方式，提升其規(guī)范性，能夠促進公文處理效率和質(zhì)量的提升，然而當前還存在一些問題，這就需要采取有效的措施進行改善，進而促進公文處理水平的提升，本文分析了公文處理程序規(guī)范化問題。

關(guān)鍵詞：公文處理程序;規(guī)范化;問題;改進措施

公文處理程序規(guī)范化就是公文處理中相關(guān)的工作步驟要符合一定的標準，其具有一定的模式化、科學化以及制度化，可以促進公文高效、安全、正確、及時的運轉(zhuǎn)，更好的處理公文。這是院校辦公室一項主要的工作內(nèi)容及辦公方式，是一種經(jīng)常性的工作，工作量很大且繁瑣，所以，當前需要采取有效的措施，提升公文處理程序的規(guī)范化。

一、提升對公文處理程序規(guī)范化的認識

秘書部門需要組織有關(guān)的秘書人員，依據(jù)相關(guān)的文件組織他們學習，讓他們可以全面認識到公文處理程序規(guī)范化的重要作用。指導他們有效的處理公文的內(nèi)在及外在質(zhì)量之間的關(guān)系，讓他們可以意識到公文處理程序規(guī)范化能夠促進公文總體質(zhì)量的提升，進而提升對這方面的重視度，指導自身的行為。當前科學技術(shù)不斷發(fā)展，辦公自動化程度在日益提升，其重要性不斷凸顯，所以，秘書人員在公文辦理中就需要養(yǎng)成良好的職業(yè)習慣，嚴格的按照規(guī)定進行操作，避免出現(xiàn)辦公程序、格式以及文種不規(guī)范等問題。

二、制定相關(guān)的制度，加強約束機制

在提升相關(guān)人員的思想意識之后，要提升公文處理程序的規(guī)范性，就需要制定完善的制度，給實際實踐提供指導和依據(jù)[1]。首先，需要構(gòu)建公文處理制度。當前職業(yè)院校中大多數(shù)都有一些問題，如，在公文制發(fā)中的“倒流”現(xiàn)象，發(fā)文內(nèi)容不夠有序規(guī)范，收文太多太濫等問題，要解決這些問題，就需要制定相應(yīng)的制發(fā)文件的制度，對發(fā)文的程序進行嚴格規(guī)范，對于發(fā)文內(nèi)容也需要進行規(guī)范，發(fā)文的數(shù)量及范圍需要加強控制，對發(fā)文程序的各個環(huán)節(jié)都提高要求，制定細致的規(guī)定?，F(xiàn)階段收文程序中有一些不足及問題，例如，部門單位接到上級寄來的文件卻沒有主動的遞交給辦公室進行統(tǒng)一保管，導致文件的完整性受到了影響，容易出現(xiàn)丟失等問題，所以，這就需要制定相應(yīng)的制度，進而有效的進行約束;其次，要制定崗位目標制度。將公文處理程度規(guī)范化作為重要工作，把其當做院校辦公室以及相關(guān)單位秘書人員崗位目標責任制中的一部分;再次，要構(gòu)建總結(jié)評比制度。每年都需要開展年終評比，對于在這方面工作優(yōu)秀的單位以及個人需要提供其嘉獎;最后，要構(gòu)建經(jīng)驗交流制度。這一點十分重要，通過每學期組織開展一次到兩次的經(jīng)驗交流會，可以就公文處理方面的經(jīng)驗以及體會開展交流，能夠取長補短，還可以增強和兄弟院校之間的交流學習。處理公文的過程其實是一個系統(tǒng)工程，在整個過程中都需要依據(jù)規(guī)定以及程序規(guī)范的進行處理，提升公文處理的質(zhì)量，逐漸能夠形成規(guī)范化的制度。

三、引進先進的辦公手段，提升公文處理程序規(guī)范化

要想做到高校公文處理程序的規(guī)范化，就離不開先進的辦公設(shè)備，這對提升公文處理的效率、質(zhì)量以及規(guī)范性都具有重要影響。近些年來雖然職業(yè)院校的辦公室設(shè)備得到了升級，然而還是無法滿足當前工作發(fā)展的需要，限制了其規(guī)范化的開展。所以，當前職業(yè)院校辦公室需要引進先進的辦公設(shè)備，例如，文字處理機、多功能電話、計算機、錄像機、自動裝訂機等，有效的運用業(yè)務(wù)協(xié)同平臺系統(tǒng)等辦公軟件，這樣能夠有效的減少秘書人員的工作量，可以顯著的提升工作效率，讓公文處理程序能夠慢慢實現(xiàn)規(guī)范化。另外， 需要注意的是，對于這些設(shè)備和辦公系統(tǒng)，要加強對它們的更新以及維護，這樣能夠減少公文的收發(fā)時間，提升公文信息的流轉(zhuǎn)，進而更加高效的處理公文，讓政策能夠更好的制定，得到全面、及時的落實。

四、提升人員的辦公技能

當前互聯(lián)網(wǎng)在不斷的普及，這給我們的生活和工作帶去了很大的影響，人們的通訊溝通也受到了影響，手段變得更加多樣，可以提升溝通訊通效率，自然同時也對辦公人員提出了更高的要求，他們需要學習計算機操作，進而熟練地操作相關(guān)的辦公軟件。辦公人員需要不斷的學習，通過多樣化的方式，如，交流、培訓、自學等，堅持學習最新的辦公技能，不斷提升自身的工作效率，滿足當前辦公的發(fā)展要求[2]。所以，具體來說，需要注重加強秘書人員的素質(zhì)，他們的素質(zhì)會直接影響到公文處理的質(zhì)量，是公文處理程序規(guī)范化的保障，因此，這就要做到幾點：首先，組織他們學習相關(guān)的公文法規(guī)，比如，《國家行政機關(guān)公文處理辦法》等，系統(tǒng)的掌握各級機關(guān)各級公文處理的相關(guān)規(guī)范要求，讓他們能形成自覺性，主動的按照相關(guān)的規(guī)定規(guī)范的處理公文;其次，職業(yè)院校需要制定相關(guān)制度，如，《公文辦理制度》等，讓秘書人員制定和發(fā)放，這能夠?qū)ζ滢k理文件提供依據(jù);再次，需要注重組織他們進行培訓工作，要提升培訓的有效性，就需要打破以往單一的培訓方式，采取多樣化的形式，培養(yǎng)他們的業(yè)務(wù)能力，開展秘書人員培訓班，讓他們的業(yè)務(wù)理論水平以及政治思想能夠得到有效的提升;最后，要組織開展多樣化的討論會，要對于公文處理實踐中存在的部分問題開展研討，相互之間進行學習，進而促進管理水平的提升，提升公文處理的質(zhì)量，促進公文處理程序規(guī)范化的實現(xiàn)。

綜上所述，職業(yè)院校公文處理是一項常規(guī)性工作，且比較繁瑣，當前要想提升公文處理的質(zhì)量，就需要對其程序進行規(guī)范化，這一項工程也是比較艱巨的，想要實現(xiàn)這一點，就對秘書人員提出了更高的要求，其需要熟練地的使用各種先進的設(shè)備和辦公系統(tǒng)軟件，院校也需要對辦公設(shè)備以及條件進行優(yōu)化，還需要其他部門以及領(lǐng)導能夠配合工作，提升公文處理工作的效率和效果。

參考文獻：

[1]朱奕春.淺談企業(yè)公文處理工作中存在的問題和對策[J].低碳世界.2016（02）：180-181.

[2]李軍.公文處理中的常見問題及對策研究[J].秘書之友.2014（02）：24-26.