從內控角度談校園一卡通的管理

吳麗杰

關鍵詞：校園一卡通? 內控? 管理

一、校園一卡通簡介

（一）校園一卡通

一般簡稱一卡通，其功能載體通常是一張帶芯卡片（也有手機，例如電信推行的“翼機通”），主要功能是身份識別和電子消費，可以代替傳統的飯卡、學生證、上機票等，通過在系統終端設備上刷卡，實現消費、考勤、上機、登記等業務。校園一卡通的應用，有助于提高學校的管理水平和服務能力，有助于學校資金活動統一管理，避免小金庫，極大地方便了學校師生員工的校內生活。

（二）涉及的業務

一是維護類。主要指軟、硬件的維護。一卡通平臺搭建，需要有后臺服務器、前臺客戶端，刷卡終端POS機，以及實現各個功能的功能模塊軟件。一般高校，根據建設規模，軟硬件投入規模都在幾百萬至幾千萬不等，其固定資產比一般二級部門都多都貴重。

二是卡務類。包括制卡、充值、掛失、補卡、凍結、銷戶、補助等與卡直接相關的業務。

三是結算類。主要是充值款，補卡工本費，商戶POS機款清算、系統對賬等工作。

四是管理類。包括結算復核、異常問題處理等。如因網絡或POS機故障，機內交易流水無法上傳;再如交易時卡內金額被多扣等異常數據問題。

二、校園一卡通管理現狀

據調查，高校校園一卡通的業務歸屬，大部分是信息網絡中心，其次是財務部門，也有的是信息網絡中心和財務部門共同管理，個別的屬于后勤管理部門、黨政辦公室等。無論歸屬哪個部門，實際運行和使用中，都存在一些共性問題。

（1）不是分管部門的主業，存在管理短板。以信息網絡中心和財務部門為例，都屬于專業性質很強的部門。信息網絡中心，主管校內網絡，有系統建設和維護的技術優勢，但不懂財務管理知識，對業務活動中涉及資金環節缺少內控管理;財務部門，主管校內財務，懂財務管理但不懂系統建設和維護技術，缺少網絡安全防范機制;如兩個部門共同管理，又存在各自負責分內之事，共同業務部分會出現互相推諉，或各自為政現象，而一些業務因為歸屬不清又會出現管理空白區，不利于一卡通整體工作的開展。總言之，存在管理短板，不擅長的業務，因缺少專業知識而疏于管理缺少防范監管。

（2）崗位設置不合理，權責不清，缺少監管。由于不是分管部門主業，崗位缺少專人負責，大多職能兼職管理，或一人多崗多職，權責不清。尤其涉及資金、結算、后臺管理工作，有的人既負責報表打印又負責給商戶結款，既保管空白卡，又負責補卡，既充值又可以扣款，還有一些高校，更是出現多人擁有管理員權限可隨意系統操作，崗位之間缺少相互監督管理，容易徇私舞弊，監守自盜。

（3）缺少相關的制度規定，尤其內控制度。校園一卡通，除了身份驗證功能，最主要的是校內消費功能，承擔了校內銀行卡的角色。以S高校2萬人規模來計算，人均每天消費3筆，即使每天只有一半人使用一卡通，系統每天也會有3萬條以上流水信息。每一條流水意味著一筆資金流動，發生錯誤直接影響到持卡人賬戶余額、商戶結款報表金額、系統數據庫數據。在實際運行和使用中，校方大多重視功能的建設和實現，管理意識和資金安全意識都很淡薄。尤其以信息網絡中心管理一卡通為例，由于缺少財務管理專業知識，一旦發生數據錯誤，經常是“無憑無據”“簡單粗暴”式的糾正數據錯誤，少有意識留下資金活動中財務最為看重的原始憑證，為日后對賬做依據，管理中存在資金安全等諸多問題。

三、以內控角度談一卡通的管理

所為內控，是內部控制的簡稱，指一個單位為了實現其經營和管理目標，保護資產的安全完整，保證會計信息資料的正確可靠，確保業務活動的經濟性、效率性和效果性而在單位內部采取的自我調整、約束、規劃和控制的方法、手段與措施的總稱。2015年12月21日，財政部以財會〔2015〕24號印發《關于全面推進行政事業單位內部控制建設的指導意見》提出：“健全內部控制體系，強化內部流程控制;加強內部權力制衡，規范內部權力運行;建立內控報告制度，促進內控信息公開;加強監督檢查工作，加大考評問責力度”。校園一卡通，不僅是高校數字化校園建設的重要部分，更是高校經濟業務管理的重要部分，加強其內控管理，防患于未然，已是高校主管部門必須重視的問題。

（1）加強團隊建設。全國使用校園一卡通的高校不計其數，真正物有所用物盡其值的寥寥無幾。但凡校園一卡通建設和使用好的高校，都是學校高度重視，全校參與，有一支高效而得力的團隊，有一個專職于校園一卡通的建設維護、運行管理、卡務處理、商戶結算等業務的主管部門，以保證一卡通的工作可以有條不紊地開展，有的放矢地進行，不存在管理短板或空白區，不存在部門間相互推諉踢皮球現象。

（2）合理設置崗位，提高自助服務能力。加強內控，最主要的體現是不相容崗位，必須分離，業務流程之間，彼此聯系，相互監督。一卡通的系統管理員，擁有最高權限，一般負責后臺數據管理工作，一般不能兼任充值、補卡、補助等與資金直接相關工作。類似充值和退款、補助和扣款、報表和結算等均屬不相容崗位，同一人兼任存在監管盲區，考驗業務人員的職業操守。大多學校考慮人員成本，實際運行中很難一崗一人，完全分離，學校可以加強自助服務功能建設，取代人工，不僅可以提高辦事的效率和能力，還能把有限的人工用在“刀刃”上。如充值補卡類，工作量大，需要投入人員多，可引進微信、支付寶等第三方支付平臺，也可通過銀校互聯，配置自助圈存轉賬機，在自助機上實現轉賬充值、掛失、補助領取、網費繳存等業務功能。再如，系統設備維修維護量大，可以建立一卡通系統、設備的實時監控系統，并以大屏幕LED、業務終端等形式呈現，出現異常第一時間報警，可以快速定點故障位置，不用人工逐一排查。

（3）加強內控制度建設。加強內控管理，離不開相關制度的建設和約定，有效的制度是內控管理不可缺少的保證。從系統建設、使用，到具體業務流程（新開卡、充值、補卡、商戶結算、問題數據的處理）、操作員權限等，均需要相關制度規定和流程規范。如《一卡通系統管理制度》、《操作員權限規定》、《崗位職責要求》、《充值補卡等業務流程》、《卡金額異常、POS機款異常數據處理辦法》、《申請退款的條件》等。制度的制定，不以約束為目的，要以防范為宗旨;不是空泛文件，要有可操作性;不能一勞永逸，要與時俱進，隨時發現問題隨時完善補充。

參考文獻

[1]王永明.校園一卡通系統的基礎平臺建設和應用功能分析[J].智能建筑與城市信息2009（7）：101-105.

[2]王麗萍.企業內控制度與管理會計的職能優化[J].財會研究2018（04）：29-31.