淺談數(shù)字化在高校檔案管理中的應(yīng)用

劉慰

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各大高校的管理工作逐步向現(xiàn)代化發(fā)展，高校檔案管理是高校管理工作的重要內(nèi)容。建設(shè)現(xiàn)代化的高校檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)工作效率的最大提高是當(dāng)前各大高校管理者所要關(guān)注的重點(diǎn)問題。文章主要從高校檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容和相關(guān)措施著手分析，希望為相關(guān)檔案事業(yè)的發(fā)展提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理;數(shù)字化;應(yīng)用策略

中圖分類號(hào)：G270

文章編號(hào)：2095-624X（2019）04-0110-01

一、高校檔案管理的現(xiàn)狀

（1）檔案管理的方式較為傳統(tǒng)和落后。傳統(tǒng)的信息管理通常在載入信息時(shí)都將紙質(zhì)作為媒介。紙質(zhì)檔案需要記錄完整的信息資料，隨著每年各個(gè)高校信息檔案的不斷擴(kuò)充增加，在紙質(zhì)檔案中非常準(zhǔn)確地找到想要查看的相關(guān)信息資料，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力。

（2）管理人員缺乏應(yīng)有的職業(yè)素養(yǎng)。傳統(tǒng)高校信息管理中，負(fù)責(zé)信息管理的工作人員本身在職業(yè)素質(zhì)和思想政治上就參差不齊。很多相關(guān)管理工作人員將此類工作看成簡單的資料信息收集和整理歸納，后期進(jìn)行的資料參考只在必要的時(shí)候進(jìn)行信息查閱。同時(shí)，相關(guān)工作人員職業(yè)素養(yǎng)的缺乏也使得其對(duì)相關(guān)檔案信息的保密意識(shí)不強(qiáng)，嚴(yán)重影響著相關(guān)高校信息檔案管理的安全性。

二、高校檔案數(shù)字化管理模式的應(yīng)用策略

（1）對(duì)檔案管理人員進(jìn)行各項(xiàng)培訓(xùn)。培訓(xùn)既包括計(jì)算機(jī)應(yīng)用的技術(shù)培訓(xùn)和檔案知識(shí)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，又包括檔案數(shù)字化信息的相關(guān)知識(shí)，只有學(xué)習(xí)和了解檔案相關(guān)的知識(shí)，才能適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展。檔案信息管理人員需要具備嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和專業(yè)的操作技術(shù)。要努力提高檔案管理人員的工作積極性，讓他們學(xué)習(xí)新的技術(shù)，加強(qiáng)檔案利用的思想，充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，培養(yǎng)專業(yè)的、高素質(zhì)的檔案管理人才。

（2）高校應(yīng)加大對(duì)檔案管理安全保障的力度。高校應(yīng)完善管理體系，保障資料的安全，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案信息的管理做好保密工作，要有危險(xiǎn)防范意識(shí)，定期對(duì)電腦系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，并做好加密工作，密碼不可外泄，以保證管理工作的順利進(jìn)行。

三、高校檔案數(shù)字化管理的意義

（1）提高檔案利用效率。實(shí)現(xiàn)高效科學(xué)的管理檔案數(shù)字化后，原來傳統(tǒng)的手工收集、整理、編號(hào)、管理、提供檔案信息的檔案管理模式已轉(zhuǎn)變?yōu)槔糜?jì)算機(jī)和管理系統(tǒng)進(jìn)行歸檔、分類、整理、編目以及查找利用的數(shù)字化管理模式。數(shù)字化不僅要實(shí)現(xiàn)目錄的數(shù)字化，還要實(shí)現(xiàn)檔案原文的數(shù)字化，從計(jì)算機(jī)上就可以直接查閱檔案原文，利用檔案查詢軟件輸入相應(yīng)的關(guān)鍵字，用題名或文中的某個(gè)字、詞從而快速檢索到相關(guān)文件，達(dá)到自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化的要求，實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢，這極大地減輕了檔案工作人員的工作量。

（2）有利于檔案原件的保管保護(hù)，對(duì)檔案原件進(jìn)行電子備份。目前，大部分高校的檔案庫房條件都比較簡陋，庫房面積不夠，常年失修，缺乏防光、防高溫、防盜、防塵、防火、防潮、防蟲的必要保護(hù)設(shè)施。紙質(zhì)檔案文件一直反復(fù)翻查、復(fù)印，會(huì)對(duì)檔案原件產(chǎn)生損害。以數(shù)字化檔案代替原來的紙質(zhì)檔案，可以不受時(shí)間、空間限制，實(shí)現(xiàn)異地存取、查閱。數(shù)字化檔案不僅避免了對(duì)紙質(zhì)檔案的反復(fù)翻查、復(fù)印造成的損害，同時(shí)也是對(duì)紙質(zhì)檔案原件的電子備份，使其不再是“孤本”，有效地保護(hù)了檔案原件。

（3）節(jié)約檔案管理空間和成本，拓寬檔案收集范圍。檔案數(shù)字化后，利用軟件系統(tǒng)可對(duì)形成的教學(xué)、科研檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤、督查歸檔，這樣既可以確保教學(xué)、科研材料能完整地收集起來，又可以避免因紙質(zhì)材料太多而導(dǎo)致歸檔不齊全的問題，也節(jié)約了檔案庫房的空間，降低了維護(hù)成本，提高了檔案收集齊全率。

數(shù)字化的管理模式為高校檔案的管理節(jié)約了大量時(shí)間，提高了工作效率。高校檔案管理人員要做好自我管理，提高工作能力。高校應(yīng)完善管理體系，加大對(duì)資金的投入，使檔案數(shù)字化管理模式更加完善。

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[1]徐輝.淺析數(shù)字化檔案管理在高校檔案中的重要作用[J].現(xiàn)代國企研究，2017（2）：179.

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