當前會計原始憑證無紙化的實現基礎探討

邢嶸

摘要：在信息技術大力發展的今天，電子商務、無紙辦公等逐漸普及，會計原始憑證無紙化將成為會計信息化發展的必然趨勢。由于載體的差異，無紙化原始憑證較傳統的紙質原始憑證而言，有著鮮明的自身特征，需要以全新的方式契合于會計業務處理和財務檔案管理之中。目前已有一些變革舉措與此相關，例如我國電子發票的問世和成功報銷，與會計原始憑證的無紙化相輔相成，關注和了解其發展成熟程度，有利于做好應對進一步變革的各方面準備。面對這一必然的發展趨勢，當前應積極選擇應對之策，以期有備無患、未雨綢繆。

關鍵詞：原始憑證； 無紙化； 實現基礎

會計業務的原始憑證，是用以證明經濟業務發生情況的憑據，是會計核算的原始資料和依據。其主要作用在于記錄經濟業務、明確經濟責任。原始憑證可以根據來源不同進行分類。經濟業務事項發生或完成時，由本單位內部部門或人員填制的單據，稱為自制原始憑證；而在同外單位發生經濟往來時，從外單位取得的則為外來原始憑證。目前，會計原始憑證一般均以紙質介質作為載體。雖有部分單位提及電子原始憑證，卻大多是紙質原始憑證的掃描件，并非真正按照實際業務流程的環節步驟將其融入到了會計信息系統之中、實現其信息流的集中有效管理。

在信息技術大力發展的今天，電子商務、無紙辦公等逐漸普及，在這樣的時代背景下，會計原始憑證無紙化將成為會計信息化發展的必然趨勢。同時，相關會計規范也對傳統的紙質原始憑證提出了挑戰。例如企業會計準則中已經引入的公允價值，如股權投資交易所報價、交易性金融工具每天收盤價等，其紙質資料不容易獲取，更多地需要借助網絡信息得到。離開紙質的原始憑證會計人員做賬時往往感覺到難以入手，而原始憑證無紙化正是解決這一問題的起點。

然而，原始憑證由紙質向無紙化的轉變，牽涉廣泛，絕非一朝一夕可以完成。當前環境下，會計原始憑證無紙化是否可行、如何為其奠定實施條件，是現階段需要考慮的問題。

一、紙質原始憑證與無紙化原始憑證的特點比較

1.紙質原始憑證的特點

紙質介質承載的書面資料原件，內容和載體密不可分，一旦形成，除非遭受不可抗拒的災害事故，其形態和內容不易發生變化。紙質原始憑證，或筆跡各異，或紙張防偽，或多聯復寫，或具備肉眼可以識別的專門印鑒，故而易于辨認，其承載的內容相對不容易被修改或偽造，如經修改，也會形成比較明顯的痕跡。會計法嚴格規定了修改會計資料的方法和要求，便于規范管理和明確責任。

2.無紙化原始憑證的特點

無紙化的原始憑證由于其載體的不同，對于使用單位的客觀條件要求更高。無紙化的原始憑證的傳輸、保管、閱讀，均需借助一定的計算機設備以及磁介質或光介質等，以信息流的形式實現，其生成、確認、傳遞、存儲、管理都以信息技術為依托。如果不具備即時有效的日志信息和數據備份，則對無紙化的原始憑證進行增減、修改時，可以不留任何痕跡，很難對其進行認證和追究責任。 與此同時，無紙化原始憑證對其計算機軟硬件載體依賴性強，通信故障、黑客攻擊、計算機病毒等，均對其穩定性構成威脅。

無紙化的原始憑證，主要在優化業務流程方面具有明顯的優勢。在無紙化原始憑證的處理過程中，有關數據基本上都是由計算機通過網絡自動傳送輸入，因此，諸如數據登記、歸檔、存儲和核對等任務所需要的人力大大減少，可以有效降低勞動力成本。同時，由于有關數據不需要人工重復鍵入，也就減少了產生錯誤的幾率；由于網絡傳輸信息較以往人工遞送、郵寄等方式更為快捷高效，可以有效減少交易過程中的延遲，縮短業務處理時間，提高工作效率。

二、無紙化原始憑證的實現基礎

1.相關法律法規的允許和保障

根據財政部、國家檔案局制定的《會計檔案管理辦法》（2015年第79號令）規定，包括記賬憑證、原始憑證在內的會計憑證類檔案，均需按規定存檔30年。該辦法對于“電子會計檔案”有著詳細的描述。作為會計主體的單位要實施會計原始憑證無紙化，必須遵循《會計檔案管理辦法》，不可擅自為之。

2013年1月25日國家稅務總局第1次局務會議審議通過并公布的《網絡發票管理辦法》（2013年國家稅務總局令第30號），是針對我國納稅人通過互聯網、使用稅務機關提供（或認可）的網絡發票開具系統開具的電子發票所指定的管理規范。電子發票方興未艾，其使用和管理仍需要不斷逐步發展和完善。

2.自制原始憑證的無紙化實現基礎

作為會計主體的單位，具有包含財務部門在內的多個業務部門，通常來講，各部門會根據自身需要，各自外購或研發相應的業務信息系統，以滿足部門自身信息化進程的需要。任何電子信息，如若脫離特定的讀取軟件，人無法直接辨識；不同業務系統間如不兼容，或系統發生更新換代，都可能給電子信息的傳遞和讀取帶來障礙。

自制原始憑證，雖然來自本單位內部，但作為有關經濟業務的證明材料，卻大量來自于區別于會計信息系統的其他業務信息系統，甚或并無信息系統作為依托。由于系統之間的孤立，使得作為會計主體的單位內部的數據共享和交換受到阻礙。當前的會計信息系統，大多側重于賬務處理和報表管理，而對于原始憑證的跨系統傳輸關注較少。會計信息系統通常可以將記賬憑證、日記賬、明細賬、總賬納入其中，但原始憑證則游離其外，即會計信息系統無法直接調用來自于其他業務系統的數據信息。

例如，在公文處理系統中，有關人員可以通過數字簽名對文件進行簽批并提出處理意見，而當需要將所涉及文件作為依據、形成會計業務的原始憑證時，會計信息系統卻無法直接自動讀取有關信息，只能使用該公文的紙質打印件作為原始憑證。數字簽名能辨別簽署人的身份，靠的是系統內的數據信息。但倘若脫離其所依托的信息系統，僅依靠打印件，則無法依靠肉眼識別其真偽。因此，該打印件無法獨立地作為有效原始憑證使用，仍需要按照一般紙質原始憑證的標準進行簽章和審核，反而增加了勞動成本、浪費了時間。

由此可見，要實現會計主體內部的會計原始憑證無紙化，首先需要對單位內部各部門間的業務信息系統進行優化集成，使得有關電子信息可以及時可靠地直接傳遞到會計信息系統中來，從而形成電子化的會計原始憑證。同時，電子原始憑證應選用一種適合長期保存的數據格式，最好無須專門軟件進行處理，并具有良好的可讀性。

3.外來原始憑證的無紙化實現基礎

（1）從紙質發票到電子發票

2013年6月27日，北京市地方稅務局、北京市工商行政管理局、北京市國家稅務局、北京市商務委員會共同發布了《北京關于電子發票應用試點若干事項的公告》（北京市國家稅務局北京市地方稅務局公告2013年第8號），決定于當日起在北京市開展電子發票應用試點。是日，京東商城開出了中國內地首張電子發票。自2015年末，《國家稅務總局關于推行通過增值稅電子發票系統開具增值稅電子普通發票有關問題的公告》（2015 年第 84 號）頒布實施以來，增值稅電子發票在全國范圍內漸漸走進了人們的日常生活，經過短短的數年時間，已經被廣泛使用。

與此同時，財政票據也正邁開電子化進程。2013年4月，財政部正式啟動了中央部門和單位財政票據電子化改革試點工作。財政票據電子化致力于讓每一張紙質票據均會對應相應的電子信息，并具備數字指紋，為進一步實現票據無紙化奠定了基礎。隨著《財政部關于全面推開財政電子票據管理改革的通知》（財綜〔2018〕62 號）、《財政部關于統一全國財政電子票據式樣和財政機打票據式樣的通知》（財綜〔2018〕72號）的相繼頒布實施，財政電子票據的發展步伐愈加平穩。

（2）從電子發票到無紙化原始憑證

就外來原始憑證而言，需要票據的監管單位、開具單位、接收單位均予以認可，其無紙化方可能實現。從發票的無紙化到原始憑證的無紙化，一個重要問題就是如何將電子發票轉化為合法報銷憑證。倘若簡單地采用電子發票打印件，只是隔靴搔癢。目前，增值稅電子發票可以打印在普通紙張上，但存在重復報銷的隱患；財政電子票據只允許打印在制式紙質票據上，可以有效防重，但電子票的便利性則會大打折扣。

要切實解決電子發票的報銷問題，需要通過信息技術手段，實現電子發票從開具到報銷的全過程系統對接，進行全流程電子化閉環管理。2013年末，國家發改委、財政部、國家稅務總局、國家檔案局四部委聯合發文，開展試點工作，終于在2014年6月27日，在上述各部委的現場見證下，中國人民財產保險股份有限公司以系統對接方式完成了第一張電子發票的報銷，具有里程碑式的重大意義。

《財政部關于統一全國財政電子票據式樣和財政機打票據式樣的通知》（財綜〔2018〕72號）明確指出，“滿足《會計檔案管理辦法》第八條、第九條所列條件的單位，可以財政電子票據數據文件為依據進行會計處理，并按照電子檔案管理要求對電子票據進行歸檔保管。財政電子票據入賬報銷單位，應及時將電子票據入賬狀態、入賬時間、入賬金額等信息反饋至財政部門。”這一規定為財政電子票據的報銷入賬指明了方向。

三、現階段可以著手的工作事項

1.思考和制定適應原始憑證無紙化的有關財務規范

原始憑證的無紙化，既是大勢所趨，也是會計業務的一項重大變革。即使本單位自制原始憑證無意進行無紙化改革，也須積極應對當前快速發展的電子發票的報銷問題。各會計主體需要在不斷了解和掌握有關改革進展和規章制度的基礎上，對本單位自身的有關制度建設深入思考，以期當變革迫在眉睫時，可以合理應對。無紙化的原始憑證，其少量出現階段、與紙質原始憑證并存階段、甚至全面推廣階段，應當如何處理會計業務、如何進行檔案管理，都需要有章可循。

2.加強本單位信息化建設

要實施會計原始憑證無紙化，需要作為會計主體的單位的計算機和網絡設施硬件、系統軟件以及業務流程、人員素質均達到足夠的高度，方可能得心應手、揮灑自如。如前所述，必須做到單位內部各部門間的業務信息系統進行優化集成，以及本單位信息平臺與稅務部門電子發票平臺完成系統對接，使得有關電子信息可以及時可靠地直接傳遞到會計信息系統中來，因而制定和推動無紙化原始憑證各方面標準規范，是順利應對變革的必由之路。而無紙化原始憑證的自身特點也要求其管理方式異于紙質原始憑證，因而不斷加強本單位網絡安全建設，提高工作人員素質和業務水平，則是當前未雨綢繆之舉。

參考文獻：

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