高校學(xué)籍檔案、教學(xué)檔案與學(xué)生檔案及其關(guān)系研究

■ 李青照 王曉慧 李國(guó)紅

關(guān)鍵字：學(xué)籍檔案 教學(xué)檔案 學(xué)生檔案關(guān)系

做好高校學(xué)籍檔案管理是學(xué)校大學(xué)生就業(yè)服務(wù)的最根本工作之一，是畢業(yè)生與用人單位之間的重要紐帶。如今，很多師生對(duì)高校學(xué)籍檔案的特點(diǎn)、范圍和作用認(rèn)識(shí)不清，很容易與教學(xué)管理中的教學(xué)檔案、學(xué)生管理中的學(xué)生檔案相混淆，在使用這些檔案的過(guò)程中出現(xiàn)檢索困難，重要價(jià)值檔案查找不全、遺漏等現(xiàn)象。三者之間雖內(nèi)容不同，卻存在著一定的包含、轉(zhuǎn)化、補(bǔ)充、證明的關(guān)系。本文擬對(duì)學(xué)籍檔案、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案進(jìn)行概念、內(nèi)容、管理與作用這四方面的比較及關(guān)系研究，為檔案管理者與利用者在日常管理與使用中提供參考。

一、高校學(xué)籍檔案、教學(xué)檔案與學(xué)生檔案

（一）高校學(xué)籍檔案

高校是高等院校的簡(jiǎn)稱(chēng)，我國(guó)高校包括各類(lèi)普通高等學(xué)校和成人高等學(xué)校，本文所研究的高校側(cè)重普通高等學(xué)校。1977年恢復(fù)高考后，我國(guó)高校學(xué)籍檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、常態(tài)化軌道。

1、高校學(xué)籍檔案的概念與內(nèi)容

高校學(xué)籍檔案是指高校從事本科學(xué)生、專(zhuān)科學(xué)生和博士/碩士研究生的學(xué)籍管理活動(dòng)中直接形成的，對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的歷史記錄。高校學(xué)籍檔案可以從廣義和狹義兩方面理解，狹義的高校學(xué)籍檔案僅指記錄和反映高校學(xué)生學(xué)籍信息（姓名、性別、出生日期、民族、證件號(hào)碼、學(xué)校名稱(chēng)、層次、專(zhuān)業(yè)、入學(xué)時(shí)間、離校時(shí)間等內(nèi)容）的材料，如學(xué)生登記表、學(xué)籍卡、學(xué)信網(wǎng)登記的學(xué)籍信息等。廣義的高校學(xué)籍檔案不僅包括記錄和反映高校學(xué)生學(xué)籍信息的材料，還包括與高校學(xué)生學(xué)籍活動(dòng)有關(guān)的各種材料。根據(jù)1983年教育部頒布的《全日制普通高等學(xué)校學(xué)生學(xué)籍管理辦法》和2017年教育部第41 號(hào)令《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》，高校學(xué)生學(xué)籍管理活動(dòng)涉及入學(xué)與注冊(cè)、考核與成績(jī)記載、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)與復(fù)學(xué)、退學(xué)、畢業(yè)與結(jié)業(yè)及學(xué)業(yè)證書(shū)管理七個(gè)方面。

從高校學(xué)籍檔案管理實(shí)踐來(lái)看，其內(nèi)容可分為兩類(lèi)，一種是以學(xué)院、專(zhuān)業(yè)等屬性為單位集中保存的，反映多個(gè)學(xué)生學(xué)籍情況的綜合學(xué)籍檔案，如錄取新生簡(jiǎn)明登記表、成績(jī)冊(cè)、畢業(yè)資格審查表、畢業(yè)生領(lǐng)證簽名冊(cè)、畢業(yè)生檔案去向等材料；一種是以學(xué)生為單位集中保存的，反映某個(gè)學(xué)生學(xué)籍情況的個(gè)人學(xué)籍檔案，如報(bào)考登記表、學(xué)生登記表、個(gè)人成績(jī)單、畢業(yè)生登記表、學(xué)位材料、個(gè)人獎(jiǎng)懲材料等。

2、高校學(xué)籍檔案的管理與作用

高校學(xué)籍檔案一般由高校的招生、教務(wù)、研究生培養(yǎng)、就業(yè)指導(dǎo)等相關(guān)部門(mén)形成并按年度進(jìn)行管理。學(xué)生畢業(yè)后，綜合學(xué)籍檔案與個(gè)人學(xué)籍檔案的管理方式和發(fā)揮的作用不盡相同。

綜合學(xué)籍檔案由檔案形成部門(mén)按照規(guī)定要求整理歸檔后，移交高校檔案館進(jìn)行統(tǒng)一保管并提供利用。該類(lèi)學(xué)籍檔案的作用主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：第一，反映學(xué)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷，是進(jìn)行學(xué)歷認(rèn)證、出國(guó)留學(xué)、干部政審的重要憑證，第二，記錄學(xué)生學(xué)歷情況，是干部人事檔案補(bǔ)充檔案材料的重要依據(jù)；第三，反映學(xué)籍管理活動(dòng)，是高校按規(guī)定招錄培養(yǎng)學(xué)生的重要體現(xiàn)；第四，充實(shí)檔案館藏內(nèi)容，是高校檔案館發(fā)揮服務(wù)職能的重要載體。

個(gè)人學(xué)籍檔案的管理分兩種情況。本科、專(zhuān)科學(xué)歷層次的個(gè)人學(xué)籍檔案（報(bào)考登記表、學(xué)生登記表、成績(jī)單、畢業(yè)生登記表等）一般僅有一份，學(xué)生畢業(yè)后歸入學(xué)生個(gè)人檔案袋密封后轉(zhuǎn)遞；研究生學(xué)歷層次的個(gè)人學(xué)籍檔案（研究生登記表、研究生培養(yǎng)登記表、成績(jī)單、畢業(yè)研究生登記表、學(xué)位申請(qǐng)書(shū)、論文評(píng)閱書(shū)、答辯會(huì)議記錄及決議等）一般有兩份，學(xué)生畢業(yè)后，其中一份連同研究生報(bào)考登記表、專(zhuān)家推薦書(shū)、個(gè)人獎(jiǎng)懲材料等裝入學(xué)生個(gè)人檔案袋密封后轉(zhuǎn)遞，另一套則由研究生培養(yǎng)部門(mén)以學(xué)生為單位進(jìn)行整理歸檔后，移交高校檔案館進(jìn)行統(tǒng)一保管并提供利用。該類(lèi)學(xué)籍檔案的主要作用在于轉(zhuǎn)化為學(xué)生個(gè)人檔案的一個(gè)重要組成部分，完整反映學(xué)生在高校學(xué)習(xí)的經(jīng)歷。而高校檔案館保存的一套研究生個(gè)人學(xué)籍檔案，其作用與綜合學(xué)籍檔案基本一致。

（二）高校教學(xué)檔案

高校檔案工作是高校重要的基礎(chǔ)性工作，2008年教育部和國(guó)家檔案局聯(lián)合頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確指出，高校文件材料的歸檔范圍有黨群、行政、學(xué)生、教學(xué)、科研、基建、儀器設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)、出版、外事、財(cái)會(huì)類(lèi)十一個(gè)類(lèi)別。其中，教學(xué)檔案在各類(lèi)高校檔案中數(shù)量最多，體現(xiàn)高校主要職能和管理活動(dòng)，是高校檔案的一個(gè)重要組成部分。

1、高校教學(xué)檔案的定義與內(nèi)容

高校教學(xué)檔案指各類(lèi)高校從事教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究等活動(dòng)直接形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄。根據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》（DA/T 10- 1994）行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于高校教學(xué)檔案的分類(lèi)方法，高校教學(xué)檔案可劃分為教學(xué)工作綜合、學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐、學(xué)位、畢業(yè)生、教材八個(gè)類(lèi)別。

2、高校教學(xué)檔案的管理與作用

高校教學(xué)檔案類(lèi)別多、數(shù)量大，其歸檔單位涉及高校教務(wù)、學(xué)科建設(shè)、研究生培養(yǎng)、就業(yè)指導(dǎo)等行政部門(mén)，以及各個(gè)學(xué)院、研究院（所）等教學(xué)與科研單位。各歸檔單位按照規(guī)定和要求對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行整理歸檔后，定期移交高校檔案館進(jìn)行統(tǒng)一保管并提供利用。教學(xué)檔案中應(yīng)歸入學(xué)生個(gè)人檔案的文件材料，按各高校相關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔。

相對(duì)于高校學(xué)籍檔案而言，高校教學(xué)檔案涵蓋的內(nèi)容更全面，從宏觀(guān)管理和全局發(fā)展的高度反映了某所高校開(kāi)展的有教學(xué)有關(guān)的全部工作，其作用主要體現(xiàn)在以下方面：第一，是反映高校教學(xué)管理、實(shí)踐、研究等活動(dòng)全過(guò)程的真實(shí)記錄，是高校發(fā)展歷程的有力印證；第二，是展現(xiàn)高校辦學(xué)實(shí)力和師資水平的原始材料，是衡量高校教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)；第三，是承載高校教學(xué)活動(dòng)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的客觀(guān)記錄，是促進(jìn)高校不斷提高教學(xué)管理水平的寶貴資源。

（三）高校學(xué)生檔案

2013年9月1日《中小學(xué)生學(xué)籍管理辦法》正式實(shí)施前，我國(guó)對(duì)學(xué)生學(xué)籍管理的重點(diǎn)在于加強(qiáng)大學(xué)生的學(xué)籍管理，出臺(tái)了多個(gè)專(zhuān)門(mén)的管理辦法，而對(duì)于幼兒園、小學(xué)、中學(xué)學(xué)生的學(xué)籍管理未作出統(tǒng)一要求。我們所講的學(xué)生檔案一般指中學(xué)和大學(xué)階段的學(xué)籍檔案，即中學(xué)學(xué)生檔案和高校學(xué)生檔案?！吨行W(xué)生學(xué)籍管理辦法》實(shí)施后，實(shí)行“一人一籍，籍隨人走，終身不變”原則，從而實(shí)現(xiàn)我國(guó)基礎(chǔ)教育與高等教育學(xué)籍管理工作的有機(jī)銜接。

1、高校學(xué)生檔案的概念與內(nèi)容

高校學(xué)生檔案指高校在學(xué)生管理活動(dòng)中形成的，以學(xué)生個(gè)人為單位集中保存的，記錄和反映學(xué)生個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)習(xí)成績(jī)、思想品德、黨團(tuán)關(guān)系、家庭調(diào)查、社會(huì)實(shí)踐、身體狀況等方面情況的歷史記錄。高校學(xué)籍檔案既包括在高校就讀期間形成的，應(yīng)按相關(guān)規(guī)定和要求歸入學(xué)生個(gè)人檔案的高校學(xué)籍檔案，也包括在高校學(xué)習(xí)期間形成的黨籍檔案（入黨志愿書(shū)、入黨申請(qǐng)書(shū)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)、黨員登記表等黨員材料），以及思想政治考察鑒定材料、政審材料、體檢表、報(bào)到證等材料。此外，還包括高校錄取學(xué)生提檔時(shí)通過(guò)機(jī)要轉(zhuǎn)遞或?qū)W生自帶（確保檔案密封完整）的方式接收的中學(xué)學(xué)生檔案，內(nèi)容有入黨入團(tuán)材料、高中畢業(yè)生學(xué)生登記表、思想品德考核表、加分證明、社會(huì)實(shí)踐表、體育合格證、學(xué)生體檢表、助學(xué)貸款材料等。學(xué)生畢業(yè)后，高校學(xué)生檔案和中學(xué)學(xué)生檔案合并，形成一套完整的學(xué)生檔案。

2、高校學(xué)生檔案的管理與作用

學(xué)生檔案可以理解為干部人事檔案的前身。高校畢業(yè)生持報(bào)到證參加工作后，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞到用人單位的組織或人事部門(mén)，待畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級(jí)后獲得干部身份，其檔案即轉(zhuǎn)化為干部人事檔案，由用人單位的組織或人事部門(mén)按照《干部人事檔案工作條例》的相關(guān)要求進(jìn)行管理；升學(xué)的學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞至錄取高校，由高校相關(guān)部門(mén)進(jìn)行管理；待業(yè)的學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞至高校或戶(hù)籍所在地的人才服務(wù)中心進(jìn)行托管。

干部人事檔案分為十大類(lèi)，高校學(xué)生檔案的內(nèi)容涉及考核鑒定、學(xué)歷學(xué)位、黨團(tuán)、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、處罰處分、其他材料六大類(lèi)。可見(jiàn)，高校學(xué)生檔案是干部人事檔案的重要組成部分。轉(zhuǎn)化為干部人事檔案的學(xué)生檔案，發(fā)揮著干部人事檔案的重要作用。一是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才的重要基礎(chǔ)，直觀(guān)地反映干部的學(xué)習(xí)能力和思想品德表現(xiàn)；二是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，如實(shí)地體現(xiàn)干部的學(xué)習(xí)經(jīng)歷和參加工作情況；三是社會(huì)信用體系的重要組成部分，真實(shí)記錄了干部的學(xué)歷學(xué)位獲得情況。

二、三者之間的關(guān)系

根據(jù)上述分析和高校學(xué)籍檔案、高校教學(xué)檔案、高校學(xué)生檔案關(guān)系示意圖（圖1）可以看出，三者存在包含、轉(zhuǎn)化、補(bǔ)充與證明關(guān)系：

（一）包含與轉(zhuǎn)化關(guān)系

高校教學(xué)檔案包含高校學(xué)籍檔案，高校學(xué)生檔案包含高校學(xué)籍檔案中的部分內(nèi)容。

高校學(xué)籍檔案是高校教學(xué)檔案的一個(gè)重要組成部分。高校學(xué)籍檔案由綜合類(lèi)學(xué)籍檔案和個(gè)人學(xué)籍檔案兩部分組成，其中：綜合類(lèi)學(xué)籍檔案分兩個(gè)階段進(jìn)行管理并提供利用，學(xué)生就讀期間一般由高校綜合類(lèi)學(xué)籍檔案形成部門(mén)管理，學(xué)生畢業(yè)后一般移交高校檔案館統(tǒng)一管理；個(gè)人學(xué)籍檔案亦分為兩個(gè)階段進(jìn)行管理，學(xué)生就讀期間一般由高校綜合類(lèi)學(xué)籍檔案形成部門(mén)管理，學(xué)生畢業(yè)后歸入學(xué)生檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)遞（注：除按要求歸入學(xué)生檔案的個(gè)人學(xué)籍檔案材料外，以學(xué)生為單位單獨(dú)歸檔的研究生個(gè)人學(xué)籍檔案一般移交高校檔案館統(tǒng)一管理）。此時(shí)，高校個(gè)人學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)化為高校學(xué)生檔案。完整的高校學(xué)生檔案由中學(xué)學(xué)籍檔案、就讀各學(xué)歷層次高校的個(gè)人學(xué)籍檔案組成。

（二）補(bǔ)充與證明關(guān)系

高校學(xué)籍檔案中的綜合類(lèi)學(xué)籍檔案材料和個(gè)別個(gè)人學(xué)籍檔案作為教學(xué)檔案的重要內(nèi)容，由高校檔案館管理并提供利用。高校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)為干部人事檔案后，由用人單位組織人事部門(mén)管理，并按干部人事檔案工作和干部人事檔案管理相關(guān)要求進(jìn)行管理，不斷增加和補(bǔ)充工作中形成的新材料。

高校教學(xué)檔案和高校學(xué)生檔案中收集的有關(guān)學(xué)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷的檔案材料內(nèi)容絕大多數(shù)是唯一的，二者共同反映了學(xué)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷和取得學(xué)歷學(xué)位的真實(shí)情況，是互相補(bǔ)充、互相證明的關(guān)系。一旦某一部分保存的檔案出現(xiàn)缺失的情況，可在學(xué)歷認(rèn)證和補(bǔ)檔工作中起到互相印證的作用。

總之，高校學(xué)籍檔案、高校教學(xué)檔案、高校學(xué)生檔案之間聯(lián)系緊密，容易混淆，正確區(qū)分三者之間的概念、內(nèi)容和關(guān)系有利于進(jìn)一步做好相關(guān)的檔案管理和服務(wù)工作，也有利于檔案利用者更準(zhǔn)確地查詢(xún)利用相關(guān)檔案，從而提高相關(guān)檔案的利用效率。