淺談事業單位檔案管理的不足與對策

■ 覃燕春

提高檔案管理工作的水平，對事業單位各項工作的展開有非常重要的影響。當下，事業單位在檔案管理上存在諸多不足，如何改善這些不足，提高檔案管理水平，是事業單位必須解決的一個難題。本文主要從事業單位的檔案管理的不足及對策兩方面展開討論。

1 事業單位檔案管理的特征

1.1 事業單位的檔案管理具備保密性的特性

事業單位作為一級組織機構，在我國發展建設中，承擔著社會服務職能與任務，事業單位作為國家設立的組織，雖然在行政關系上不屬于政府機構，但從其承擔的社會責任上看，所存放的檔案信息量大，重點為國家提供管理決策與依據，這種信息支持，是需要有一定保密期限的，在國家檔案公布前，是不允許信息泄露的。事業單位的檔案管理工作，不僅僅是記錄單位日常活動開展情況，更主要的任務是履行社會事務管理職責，在不同的事業單位性質中，其涉及到教、科、文、衛等各個行業的各種信息，其中就包含涉及到國家行業機密的文件，其信息具備保密性特點，所以需要在進行檔案管理操作過程中，認真做好信息的保密工作，堅決防止機密文件泄露與公開[1]。

1.2 事業單位的檔案管理具有公共服務的特性

事業單位承擔大量的社會服務任務，可以說，事業單位就是由國家出資設置的公益性組織，其檔案收集到的內容，大部分是社會各類行業信息的匯總，這些信息在市場經濟條件下，不能轉化成經濟效益，無法完成社會資源調配與市場配給，通過事業單位檔案管理行為，把這些具有價值但不具備市場要素的信息保存下來，事業單位不承擔市場盈利指標任務，是無條件給國家機構和社會提供相關信息查詢、咨詢和借閱的工作，社會宗旨為主、市場行為為次，其工作是公共特性、無償服務的行為。

2 事業單位檔案管理存在的不足

2.1 事業單位檔案管理沒有獲得足夠的重視

檔案管理工作在任何行業都非常重要，特別是事業單位的檔案管理，能夠有效記錄下行業活動與流程，具備研究價值。但是在事業單位建設發展過程中，檔案管理工作雖然已建立起來了，但是在長期的發展中，并沒有得到快速提高，主要原因就是有些單位領導不夠重視，長期管理松散形成的惡性循環。不重視的原因主要表現在，一方面是市場經濟的發展，使行業出現了競爭，有些單位為了追求政績，把主要精力放在了經濟建設上，面對社會競爭壓力和國際大環境影響，重點投入方向，并不在事務性工作上，全部精力都向經濟建設偏重，從根本上就忽視了檔案管理工作。另一方面是受傳統思維影響，在長期發展過程中，認為檔案管理和經濟建設沒有相關性，在理論上得不到深化，在實踐中沒有創新，整體意識不夠強，輕視檔案管理水平的提升。

2.2 檔案管理人才缺乏

檔案管理工作并不是簡單的收集和保存，其專業性較強，在檔案管理過程中，需要專業且有豐富經驗的檔案管理人員進行管理，通過技術性操作，充分把握好檔案輕重緩急，只有專業的，才能進一步促進檔案管理向專業、系統和科學的方向發展。在大多數事業單位，檔案管理崗位并不被重視，經常是兼職人員在承擔這項工作，多數人員認為，這個工作崗位不是業務崗，不在主戰線，精力投入不大，業務鉆研不透，這個崗位人員流動性較大，也很頻繁，有的單位一年輪崗多次，導致了檔案管理工作連接不好，出現斷檔現象，專業檔案人員極度缺乏，創新能力不足是通病。

2.3 檔案管理制度不健全

科學合理的制度能夠保障事業順利發展，完整的檔案管理制度一般由檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案室人員崗位職責、檔案鑒定制度、檔案監督制度和安全與消防制度等構成，在每一個制度下，還需要形成下屬各分支制度，各種制度相互解釋與配合，才能有力支撐檔案管理工作順利開展，各種制度必須條文清晰，有據可查，才能通過量化、細化實現責任落實[2]。

2.4 檔案管理人員缺少積極的工作態度

事業單位想要實現快速發展，要依靠各部門人員的共同努力，但在檔案管理部門，普遍存在檔案管理人員缺少工作積極性，疏于管理等問題，導致很多工作資料并未分類歸檔。造成這一現象的原因是檔案管理人員沒有充分了解這項工作的重要性，責任意識較弱，對于一些已經超過保存期限的檔案沒有及時清理，增加日后整理的工作量，耗費大量的人力、物力、時間。并且，有些檔案管理人員在整理檔案的過程中，很難發現檔案中存在的問題，為管理工作增加了難度，使管理水平較低。

3 提高事業單位檔案管理水平的對策

3.1 轉變事業單位管理人員的觀念

事業單位管理人員必須充分認識到檔案管理的重要性，調整工作重心，增加人力、物力的投入，在這種積極觀念的影響下，讓檔案管理人員擺正心態，在原有的工作模式上進行創新。同時，還要完善檔案管理制度，明確崗位職責，對檔案進行分析，總結工作中的優勢與不足，參加會議討論，為事業單位的發展提供參考資料。

3.2 加大對檔案管理人員的培訓力度

事業單位可以在每年特定的時間，選派檔案人員積極參加當地檔案部門組織的培訓或邀請負責檔案管理的有關專業人員到單位對工作人員進行培訓，并根據單位的檔案管理的內容，設定科目，讓管理人員對專業的管理知識和技術有初步的認識與了解，并在工作中應用，改變其消極的工作觀念，提高管理水平[3]。近幾年，社會不斷發展，市場經濟體制逐漸完善，需要的信息量也在逐年增加，因此，事業單位必須明確提出要求：檔案管理人員要不斷提高自身專業知識的水平，招收專業的管理人才。

3.3 明確檔案交接時的工作內容

事業單位要明確檔案交接中的工作內容。如果檔案管理人員因為不同原因準備離職，在遞交離職申請后，檔案部分的管理者必須在其離職前，找到接手的管理人員，對管理上的問題與事務做詳細的交接，并且，還要留下聯系方式，如果檔案管理后期出現問題時可以及時詢問、解決，防止管理上的出現疏漏。

3.4 增加技術投入

當下，現代信息技術已經在社會廣泛應用，對于事業單位的檔案管理工作來說，也要與時俱進，加大高科技技術的投入。各事業單位要改變原有的工作方式，給檔案管理部門配備計算機、打印機、掃描儀、防磁柜等現代辦公用具，通過這些工具的使用，把紙質文件變成電子文件。同時，利用信息技術建立數據庫，把電子文件進行匯總放到數據庫中，并設置檢索功能，讓事業單位內部人員可以隨時通過網絡查閱信息，并設置反饋表，由查閱人員填寫，檔案管理人員可以通過對反饋表的分析，發現管理上的不足，從而不斷完善管理方式，提高管理效率[4]。

另外，實現檔案信息化還可以讓檔案管理人員深度分析檔案，挖掘出潛在的信息，進行更細致的分類，滿足單位內部不同人員的需求，而內部人員不再需要翻閱大量的紙質資料，只需查閱電子信息，即可得到自己所需的資料，增加便捷性，提高檔案的利用率。

4 結語

事業單位管理者必須改變自己的觀念，重視檔案管理工作，增加人力、物力和技術的投入，實現檔案信息化管理，加大對檔案管理人員的培訓力度，明確檔案交接的工作內容，提高利用率，讓管理工作有序進行，充分發揮檔案的作用和效用。