基于質(zhì)量風(fēng)險管控的航天聲像檔案數(shù)字化管理

/北京航天長征飛行器研究所

聲像檔案正在經(jīng)歷數(shù)字化、信息化與網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展變革，這些媒體資產(chǎn)對服務(wù)航天科研工作起到了十分重要的配套保障與市場開拓作用。數(shù)字化過程中，聲像檔案管理的合理性與安全性直接決定了能否高效、完全地對媒體資產(chǎn)進(jìn)行開發(fā)和使用，以保證存儲、管理與使用的安全。聲像檔案管理員在沒有可執(zhí)行的行為規(guī)范之前，通常按照習(xí)慣的工作思路完成檔案數(shù)字化工作，造成因細(xì)節(jié)導(dǎo)致的檔案資源流失或開發(fā)不當(dāng)，如音視頻文件編碼、格式不一，檔案在利用時需要格式轉(zhuǎn)換；檔案文件命名不清，導(dǎo)致搜索時定位寬泛，查找不便；資料存儲不當(dāng)，導(dǎo)致檔案丟失等。

這些問題看似不大，卻直接影響了工作效率與檔案的再次開發(fā)。為避免此類問題的發(fā)生，應(yīng)當(dāng)對數(shù)字化工作進(jìn)行質(zhì)量控制與風(fēng)險點辨識，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、格式，編制相應(yīng)的行為規(guī)范，對風(fēng)險點加以管控，并對檔案人員進(jìn)行意識和操作培訓(xùn)，最終形成標(biāo)準(zhǔn)化的操作與管理，使用時才會更為便利，其價值也能更加充分地發(fā)揮出來。

一、聲像檔案數(shù)字化工作取得的成績

目前，北京航天長征飛行器研究所的聲像資料主要分為錄像資料、照片資料和其他實物檔案3類，研究所已進(jìn)行了多年的聲像檔案數(shù)字化工作，建設(shè)初見成效。

1.減少物理空間

近700盤BETACAM帶經(jīng)數(shù)字化處理后，從放置兩部密集架變?yōu)橐粋€24T的磁盤陣列，素材存放所占物理空間大大減少。

2.方便資料調(diào)取

聲像檔案以文件形式存儲在硬盤上，并標(biāo)注了關(guān)鍵（字）詞，對關(guān)鍵（字）詞進(jìn)行搜索能夠查找出與之相符或相關(guān)的聲像檔案，比手工檢索、倒帶回放精準(zhǔn)、快速得多，調(diào)取十分方便。

3.盤活檔案資源

鑒于當(dāng)下多媒體素材已經(jīng)完全進(jìn)入數(shù)碼時代，模擬信號與膠片素材通過數(shù)字化被盤活，避免資料淪為“死檔”，成為擺設(shè)。

4.解放勞動力

借助媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)，搭建聲像檔案服務(wù)體系，做到電子化瀏覽與借閱，使得利用者可以便捷地使用聲像資料，大大減輕了聲像檔案人員的管理壓力。

二、實施與應(yīng)用

通過數(shù)字化過程發(fā)現(xiàn)，不同的檔案管理者按照不同的工作習(xí)慣對數(shù)字化工作和媒體資產(chǎn)系統(tǒng)進(jìn)行操作，易形成不同的檔案文件和管理方式。這種情況下急需對聲像檔案數(shù)字化過程進(jìn)行質(zhì)量與風(fēng)險控制，對數(shù)字化過程進(jìn)行統(tǒng)一的行為規(guī)范，用一致的標(biāo)準(zhǔn)來約束、控制可能出現(xiàn)的風(fēng)險，避免形成因人而異的數(shù)字化檔案。同時，還要保證聲像檔案的存儲、管理與使用安全。

1.聲像檔案數(shù)字化手段

采集特殊載體上的聲像資料。通過模擬信號線連接轉(zhuǎn)錄機(jī)和采集器，將錄像帶上的圖像采集進(jìn)非線性編輯機(jī)；利用掃描儀掃描照片和膠片（即底片）；將圖像原本記錄在電腦里完成采集；通過數(shù)碼相機(jī)對實物進(jìn)行翻拍。

整理已采集的聲像資料。通過非線性編輯軟件，將采集后的視頻資料重新剪輯，留下清晰可用的資料，提高檔案可用度，節(jié)約資料占用空間，用圖片處理工具軟件對圖片進(jìn)行處理與修復(fù)。

生成統(tǒng)一格式的數(shù)字資料。錄像資料可以通過非編系統(tǒng)直接生成統(tǒng)一格式的視頻文件，也可以通過視頻轉(zhuǎn)換軟件統(tǒng)一格式；圖片資料通過圖像處理軟件輸出，通用格式的視頻和圖片能夠在各類軟件與媒體資產(chǎn)系統(tǒng)中使用。

數(shù)字化聲像資料再管理。提取檔案信息，梳理檔案內(nèi)容，統(tǒng)一檔案名稱編寫方法，一般為“時間+事件”。按字段描述檔案信息，并標(biāo)記好關(guān)鍵（字）詞，還可以將視頻按“段落—場景—鏡頭”3層描述法為檔案進(jìn)一步編目，以達(dá)到搜索極速定位的效果，利于檔案檢索。

2.風(fēng)險點辨識

載體轉(zhuǎn)化與格式轉(zhuǎn)換導(dǎo)致檔案信息衰減。資料存儲在磁帶上，磁帶每進(jìn)行一次轉(zhuǎn)錄，信號在傳輸、讀取和寫入過程中會衰減；采集卡沒有進(jìn)行全信號采集，采集圖像時沒有提高分辨率等，都會導(dǎo)致畫質(zhì)降低，畫面細(xì)節(jié)缺失。

一般來說，畫質(zhì)越高，視頻的比特率和圖像分辨率也會越高，占用的磁盤空間越大，對存儲的設(shè)備、播放硬件要求就越高。為了平衡畫面信息與存儲空間、硬件的關(guān)系，數(shù)字化過程中對視頻進(jìn)行格式轉(zhuǎn)化和文件壓縮會造成畫面信息衰減。

檔案再編輯導(dǎo)致檔案內(nèi)容缺失。聲像檔案再編輯時，會因為對資料了解不夠、內(nèi)容關(guān)注不強(qiáng)導(dǎo)致信息錯剪、畫面調(diào)整過度等，這將造成原始資料不可逆的損害，使檔案內(nèi)容缺失。

客觀因素改變引發(fā)檔案難以查閱。檔案的分卷（分類）規(guī)則并非一成不變，而是根據(jù)工作需要及一定的標(biāo)準(zhǔn)制定，甚至在特殊時期還要分別列出專題檔案。以研究所為例，軍品檔案按型號與項目名稱分類，管理檔案按照部門業(yè)務(wù)劃分。隨著時間的遷移，軍民型號增多或變更，單位的組織架構(gòu)調(diào)整，業(yè)務(wù)歸口部門發(fā)生變換，導(dǎo)致分類增多或內(nèi)容調(diào)整，會造成檢索時的資料遺漏或錯位。

硬盤保存并非長久之策。讀取、調(diào)用數(shù)據(jù)時，存儲檔案的硬盤運轉(zhuǎn)壓力很大，大數(shù)據(jù)量的文件存儲對硬盤提出了安全、穩(wěn)定、快速的高要求，大容量的硬盤更易損壞，文件無法讀取的概率更高。因此，將檔案存儲在硬盤上進(jìn)行管理并非一勞永逸的上上之策。

3.形成質(zhì)量與風(fēng)險點管理要求

編制管理制度，加強(qiáng)管理監(jiān)督。為了保證聲像檔案的收集范圍、整理分工、歸檔保管方法和利用流程明確規(guī)范，使管理做到有章可循、有法可依，要制定一套嚴(yán)格的制度對其進(jìn)行質(zhì)量控制，形成固定的管理流程，規(guī)范業(yè)務(wù)行為，逐步形成一套完備的數(shù)字化體系，用制度約束檔案工作流程，用體系引導(dǎo)工作更為規(guī)范，更加全面、高效。

借用媒體資源管理系統(tǒng)，確定規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)。為了最大限度地避免檔案在數(shù)字化過程中信號衰減，需要設(shè)定統(tǒng)一的行為標(biāo)準(zhǔn)，一步到位做好格式轉(zhuǎn)化。按照檔案損失最小化原則對過程中每一環(huán)節(jié)做好控制，建立一套收集整理辦法，先規(guī)定好格式、編碼方式等，再統(tǒng)一進(jìn)行檔案的分類、編目等后續(xù)工作。將標(biāo)準(zhǔn)制度化，使檔案第一步就形成統(tǒng)一的格式和制式，減少轉(zhuǎn)換，避免畫質(zhì)下降，提高管理效率。

媒體資源管理系統(tǒng)作為聲像檔案管理與服務(wù)平臺，實現(xiàn)聲像檔案接收一體化、聲像檔案歸檔網(wǎng)絡(luò)化、聲像檔案管理自動化、聲像檔案借閱便捷化。依據(jù)統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)，可以避免因管理的零散性、管理人員的非專業(yè)性等因素造成珍貴聲像檔案的遺失。

抓住一“頭”一“尾”，提升控制對象的能力。“頭”是聲像資料的采集。加強(qiáng)資料采集人員的業(yè)務(wù)能力，通過專業(yè)培訓(xùn)讓他們了解怎樣拍攝資料會更珍貴。檔案管理者也應(yīng)介入資料的采集，讓采集人員從檔案的角度了解采集完成后需要如何歸類，從而了解前期要怎么拍攝，從根本上保證聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。聲像檔案管理人員要適應(yīng)新時期聲像檔案管理的要求，不斷加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，定期培訓(xùn)，了解聲像檔案載體保管知識。

“尾”是聲像資料的存儲。存儲介質(zhì)依托的是高科技、新材料，更新?lián)Q代頻率較高，因相關(guān)技術(shù)淘汰而使得部分檔案資料丟失或不可用的現(xiàn)象屢見不鮮。因此，在注重對資料自身進(jìn)行收藏和保管的同時，也要吃透聲像檔案保管所依托的相關(guān)技術(shù)。目前，常用的是復(fù)制拷貝、仿真和收藏舊技術(shù)3種措施，特別是仿真技術(shù)，是通過仿真軟件對相關(guān)技術(shù)進(jìn)行模擬，具有適應(yīng)性強(qiáng)、占用空間小等特點，成為檔案存儲風(fēng)險控制的主要措施。

建立穩(wěn)定的管理技術(shù)措施。數(shù)碼產(chǎn)品的升級使聲像檔案具有容量增大的特點，需要聲像檔案管理系統(tǒng)具備自動降碼保存的能力，在查找和檢索時利用低碼率檔案在線預(yù)覽、編輯，能夠更準(zhǔn)確、高效、低耗地完成聲像材料的利用，提高工作質(zhì)量，保障質(zhì)量檢驗的效率。

提高檔案管理現(xiàn)代化水平，要對檔案資源進(jìn)行數(shù)字化管理和最大程度滿足檔案資源共享。建立聲像檔案管理在線數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡(luò)提供聲像檔案數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建、查詢、存儲，同時提供用戶的交互頁面，提高檔案信息服務(wù)水平。

根據(jù)研究所的組織結(jié)構(gòu)及生產(chǎn)特點，分設(shè)案卷，涵蓋各個部門或業(yè)務(wù)及全部科研生產(chǎn)型號與預(yù)研工作。對檔案進(jìn)行詳細(xì)的說明，重要的需要編目，對資料盡可能詳盡真實地描述，便于調(diào)用與查找。

對已經(jīng)數(shù)字化的聲像檔案進(jìn)行備份保存、雙重管理。聲像檔案的數(shù)據(jù)量大，存儲空間的占用量也大。為了節(jié)省存儲空間，可以設(shè)置近離線聲像檔案，通過分析數(shù)據(jù)庫的利用率，以利用率的高低來分配聲像檔案儲存位置，這樣在滿足用戶利用方面需求的同時也解決了數(shù)據(jù)庫存儲有限的矛盾。

健康檢測，定期遷移。硬盤的安全是聲像資料可讀、可取、可利用的前提和基礎(chǔ)，對硬盤存儲進(jìn)行風(fēng)險控制是必要的。可以采取硬盤健康安全監(jiān)測技術(shù)，讓用戶在檢索、借閱檔案資料的同時實現(xiàn)對硬盤運轉(zhuǎn)工作情況的檢測，發(fā)現(xiàn)硬盤出現(xiàn)老化、檢測數(shù)值出現(xiàn)偏低狀況時，要及時通知專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行維修。

另外，對聲像檔案進(jìn)行備份也可降低硬盤存儲風(fēng)險。在與原檔案存儲的硬盤物理隔離的另外一個硬盤上進(jìn)行雙重拷貝，作為備份檔案，當(dāng)常用硬盤區(qū)域內(nèi)的資料出現(xiàn)丟失、損壞甚至整部硬盤發(fā)生損壞時，可以通過備份硬盤里存儲的資料進(jìn)行補充或替換，避免檔案損毀。

數(shù)字化后的聲像檔案更為依賴軟件與硬件新技術(shù)，也會隨技術(shù)的發(fā)展而不斷更新，遷移工作因此而產(chǎn)生。在進(jìn)行遷移的過程中，數(shù)字檔案的完整性、整體性都易被破壞和危害。在日常管理實踐過程中，聲像檔案館在管理數(shù)字化聲像檔案的起步階段可以借鑒發(fā)達(dá)國家或先進(jìn)同行的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確立和統(tǒng)一數(shù)字化聲像檔案的格式轉(zhuǎn)換工作，再在檔案載體的外部附上統(tǒng)一的文字性便簽；在管理歸檔工作中，可以充分利用大數(shù)據(jù)管理方法，利用大容量硬盤、網(wǎng)絡(luò)云盤等載體做好聲像檔案的備份工作。

4.數(shù)字化工作再管理

將制定好的制度與標(biāo)準(zhǔn)納入到數(shù)字化工作流程中，形成數(shù)字化工作的再管理。在實際工作中不斷驗證所形成理論的合理性與可用性，也進(jìn)一步提升對質(zhì)量和風(fēng)險控制的把握，不斷完善制度規(guī)范，最終形成標(biāo)準(zhǔn)成熟、安全可用的聲像檔案與數(shù)字檔案管理體系，為后續(xù)檔案數(shù)字化工作打下了堅實的基礎(chǔ)。

三、應(yīng)用效果

通過多年的聲像檔案數(shù)字化，按照實際形成的質(zhì)量與風(fēng)險控制標(biāo)準(zhǔn)，研究所完成了BETACAM帶、實物檔案及海量紙質(zhì)照片的采集、整理、輸出，并以媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)作為平臺進(jìn)行數(shù)字化管理，構(gòu)成一部全流程數(shù)字化檔案管理體系。在媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，設(shè)有分類目錄共6級，包含36個子項，如圖1所示。資料的詳細(xì)分類能夠解決檢索定位的問題，在檢索與使用時以最短時間、最簡便的方式精準(zhǔn)檢索到素材，為檔案再利用創(chuàng)造了強(qiáng)大的便利條件，如圖2所示。

圖1 檔案分卷示意圖

為了更好地進(jìn)行聲像檔案的數(shù)字化建設(shè)，研究所編寫了媒體資產(chǎn)管理使用平臺常用業(yè)務(wù)手冊，以促進(jìn)資料歸檔流程的標(biāo)準(zhǔn)性；制定了聲像工作管理辦法、編寫了聲像管理機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)知識手冊、形成信息化的聲像攝制流程等一系列規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程及標(biāo)準(zhǔn)，對聲像數(shù)字化過程中的質(zhì)量控制要素和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行約束，對風(fēng)險點進(jìn)行合理規(guī)避與管控，更好地解決了聲像檔案管理工作中存在的控制難點，有效減少了可控細(xì)節(jié)問題，改善并提升了聲像檔案質(zhì)量；形成了標(biāo)準(zhǔn)成熟、安全可用的聲像數(shù)字檔案管理體系，率先將聲像檔案工作帶入數(shù)字化時代，為后續(xù)各類檔案數(shù)字化的發(fā)展起到了強(qiáng)有力的帶動意義。

四、管理創(chuàng)新點

聲像檔案數(shù)字化工作是研究所檔案數(shù)字化工作的先驅(qū)，此前研究所沒有數(shù)字化經(jīng)驗可言，更無從談起數(shù)字化工作安全合理、高效便捷的管理方式。在這一探索中，借用科學(xué)的、具備航天特色的質(zhì)量管理與風(fēng)險管控方法開展工作，收獲了不少先進(jìn)的管理方法。

1.質(zhì)量控制與規(guī)范制定相融合

任何工作都離不開質(zhì)量控制，數(shù)字化工作同樣如此。通過嚴(yán)格約束那些對影響檔案質(zhì)量的細(xì)節(jié)行為，形成明確的行為規(guī)范，利用培訓(xùn)與監(jiān)督的方式進(jìn)行進(jìn)一步的質(zhì)量把控，讓數(shù)字化工作在質(zhì)量控制下順利開展，形成完善的聲像數(shù)字化檔案系統(tǒng)。

2.風(fēng)險意識與數(shù)字化相融合

檔案數(shù)字化工作依托信息技術(shù)發(fā)展而來，信息技術(shù)存在一定風(fēng)險，必須時刻保持警惕。把握好數(shù)字化環(huán)節(jié)中每一個影響檔案質(zhì)量的風(fēng)險點，通過技術(shù)手段、管理方式等合理規(guī)避、有效防范，將數(shù)字化工作風(fēng)險降到最低，保證檔案管理、存儲與使用的安全。

圖2 分卷資料詳情

3.理論方法與實際工作相融合

隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，在聲像檔案數(shù)字化摸索中形成的管理方法不一定適應(yīng)長期的檔案數(shù)字化工作和未來的數(shù)字化管理方式，需將理論方法再次應(yīng)用于實踐中，用實際驗證理論的可行性，從而不斷完善理論方法，信息技術(shù)的更迭會推進(jìn)使用平臺軟硬件的更新，帶動實際工作方法的改變，因此數(shù)字化工作的管理方法與檔案管理體系也應(yīng)與時俱進(jìn)并不斷完善。

由于檔案數(shù)字化工作與聲像檔案的數(shù)字化有很強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性，采取的技術(shù)方法和管理手段頗具相似之處，該項目為接下來的檔案數(shù)字化工作梳理出了可能存在的風(fēng)險點，列舉了數(shù)字化過程中需要把控的質(zhì)量問題，提出了對上述重點難點的解決方案，構(gòu)建了一套較為通用的數(shù)字化檔案的管理體系，具有極強(qiáng)的借鑒意義。

聲像檔案數(shù)字化管理是一項日常工作，加之隨著信息化技術(shù)的日新月異，也需要不斷地進(jìn)行質(zhì)量把控和風(fēng)險監(jiān)測，時時跟進(jìn)當(dāng)下技術(shù)手段，確保檔案存儲的安全性和使用的便利性。接下來還要繼續(xù)結(jié)合大質(zhì)量觀和風(fēng)險意識不斷開展，使管理方法與技術(shù)條件在適應(yīng)日益進(jìn)步的信息化科技情況下更加貼合航天檔案管理的方式方法，充分挖掘聲像檔案的潛在價值，以更為便捷合理地為航天科研生產(chǎn)服務(wù)。