淺談固定資產投資項目的檔案伴生管理

/北京精密機電控制設備研究所

檔案是指人們在各項社會活動中形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，是促進各項事業科學發展的重要依據，檔案工作是重要的基礎性工作。而軍工固定資產投資項目是指軍工單位為了完成國防科研生產任務而進行的設備設施新增購置、改建、改造行為。軍工固定資產投資項目的檔案管理是對項目在建設管理過程中產生的各種形式的文件管理，也是項目管理的重要組成部分。項目檔案主要包括前期的申報批復文件，中期實施階段的業務及財務記錄，以及項目環保、安全、衛生、消防、審計等驗收文件，它們都是項目檔案作為驗收的依據。

“十三五”以來，中共中央辦公廳、國務院辦公廳下發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，國家檔案局下發了《全國檔案工作“十三五”發展規劃》，對檔案的規范化、精細化管理提出了更高要求，為未來檔案工作機制體系建設指明了方向，對文件歸檔、檔案整理及驗收等提出具體要求。如何加強軍工固定資產投資項目的檔案管理，做好項目全生命周期的檔案伴生管理，將是未來項目檔案管理的途徑及趨勢。

一、項目檔案管理的范圍及重要性

1.軍工投資項目檔案的范圍

軍工固定資產投資項目的檔案為項目管理所產生的檔案，根據檔案性質可以分為項目前后期的綜合檔案，具體工藝設備、工程軟件的實施檔案，以及建安工程檔案，除了這些實際業務發生的檔案之外，與之相應發生的合同、協議，甚至財務往來借款、報銷等憑證，都是重要的檔案文件。根據項目建設的周期劃分，檔案可以分為前期的申請、備案和批復文件，項目建設過程中的記錄檔案，以及項目后期的驗收及評價檔案。

其中，項目綜合前期檔案包括項目各個階段的申請文件、報告，以及國家行政機關或上級主管部門的批復文件。主要有項目建議書、可行性研究報告、初步設計報告和上行請示文件，同時也包括所有對應的國防科技工業局或中國航天科技集團有限公司批復文件。在具體項目建設過程中可能還涉及到項目各個階段的調整，因此而產生的調整報告、申請、批復等也需要同步歸檔。此外，如果項目有國有資金撥款，每年度下發的投資計劃也為項目檔案的重要組成部分，需要及時整理并歸檔。項目實施階段各次評估、檢查、評審會議的專家意見、評審結論等都是后期驗收的依據，需要悉數整理歸檔。項目后期檔案并非僅指項目建設后期的驗收文件記錄，同樣包括項目前期的環保、安全、職業衛生等滿足“同時設計、同時施工、同時投產使用”的手續文件。

項目具體工藝設備、工程軟件的檔案文件包括工藝設備、工程軟件的調研報告、選型報告、任務書等。在完成設備調研后，非標設備需要確認或評審設備的技術方案；在設備完工后，同樣需要留存設備的預驗收文件、設備終驗收報告，根據實際情況還需要留存可能有設備承制單位的研制總結報告、設備檢測大綱、調試記錄、培訓記錄、設備履歷等信息文件，非標集成的設備還需要歸檔易損件清單、外購件合格證等。涉及軟件的可以留存檔案包括軟件需求分析、軟件設計、軟件實現、軟件測試、軟件驗收等過程文件，以及源代碼光盤文件。涉及進口業務的需要包括外貿合同、銀行購匯水單、設備裝箱單、運輸單、原產地證明、質量證明、形式發票，現場安裝后的精度檢測等文件。如有辦理免稅，還需要海關出具的征免稅證明，如果工藝設備為高精尖設備，現場開箱還需要做檢驗檢疫商檢報告。涉及招投標業務的，招投標手續產生的一切文件，包括建設單位的招標文件、招標公司資質、招標委托協議、投標文件、評標報告、（非）中標通知書，以及招標公司在各個階段的公示公告文件都需要歸檔留存，如未能一次完成招標工作或進行直接采購的，還需要留存在招標主管部門辦理的備案文件。

項目涉及建安工程的同樣有許多檔案文件，前期有備案及立項文件，項目選址意見書及相關材料，項目設計和水文地質勘察文件。在設計階段，則有各個專業的總圖、水、電、氣、暖、結構、工藝等施工圖，施工圖進行的強制審查記錄。涉及政府部門報批的手續主要有環保、消防、人防、安全設施、職業衛生等，以及規劃意見書、規劃許可證、施工許可證、施工計劃、質量監督備案。在項目正式開工建設之后，則有施工方、監理方以及建設單位對于項目各個階段的驗收和記錄，這些工程記錄文件對工程最后的竣工審計具有重要作用。在完成基坑、正負零、結構封頂、室內裝修、室外工程各個階段節點驗收后，最后完成設計、施工、監理、建設單位的四方驗收。建安工程的工作比工藝設備的實施更為復雜細致，報批手續具有很強的先后連續性，往往某一項工作的滯后將導致整個項目建設拖期，驗收階段也是如此，要力求做到完整、準確。在工程財務結算審計之后，還涉及項目的財務分攤工作，所有這些都是建安工程必不可少的檔案文件。

2.檔案管理的重要性

管理檔案文件是項目檔案驗收和竣工驗收的前提，更是項目建設質量的保證。項目建設的前期批復文件所包含的建設目標、建設內容、建設周期等需要貫徹整個項目建設過程，根據項目實際建設情況，可以在可行性研究、初步設計各個階段中進行適度調整，軍工技術改進投資項目各個階段的調整范圍、各主管部門的調整權限都有完善的管理辦法進行限定。這些項目的批復文件是項目建設的指導性文件，項目建設目標、工藝設備具體技術指標以及工程設計的標準都需要在建設過程中得以實現，同樣完備的政府部門備案和批復也是項目合法合規建設的前提。

建設過程中的檔案記錄文件也十分重要，這些文件是后期檢查驗收的依據，也是發生財務付款往來的憑據。如項目中工藝設備的歸檔文件是項目建設內容的基礎，通過在工藝設備實施的不同階段嚴格掌控和執行研制進度、技術指標，以此來保證設備完成的進度和質量，設備完成后隨機歸檔的文件也對設備未來使用起到規范和指導作用。涉及招投標、進出口等環節的工藝設備相關的檔案文件是設備合規購置的前提，進出口設備也有相關的憑據，在海關監管期內的設備可能還需要定期接受當地海關的稽查，如有設備的搬遷和調整也要報備海關部門。建安工程的過程檔案則更加重要，前期報審文件是最不可或缺的。而施工方根據施工圖紙進行的施工工作不一而足，許多前期預算和設計事無巨細，無法做到萬分精確，這時原來的現場記錄確認文件成為關鍵。

項目的單項驗收包括“三同時”驗收、財務決算審計、檔案驗收、竣工驗收等，每項驗收都需要編制相應的報告并召開相關部門的驗收會議，部分驗收工作還需要政府部門的審批手續，只有所有的檔案文件齊全，才是項目順利驗收的前提。

航天檔案館對基建技術改進項目的檔案驗收提出了完整、準確、系統、有效的要求，檔案的完整性要求其不能有缺項，準確性要求其達到一定的標準，系統性主要體現在檔案之間的時序關系是否合理，有效性則是從文件的規范性和對項目的指導性進行考慮。

二、項目全生命周期檔案管理體系構建

項目檔案管理需要建立項目全生命周期的檔案伴生管理觀念和體系，在項目建設各個階段，要實時跟蹤進度和進行檔案歸檔。通過檔案與項目建設全生命周期的伴生管理、檔案與設備全生命周期的伴生管理，實時獲取項目信息，為項目建設階段和建成后的維護管理提供信息基礎。

1.項目綜合檔案管理

項目綜合檔案管理的范圍主要有建議書、可行性研究、初步設計各個階段的文件檔案，其主要的綜合檔案歸檔及控制節點總結如圖1所示。

圖1 固定資產投資項目檔案管理控制圖

項目綜合檔案的管理要求完整并具系統性，前期項目管理的疏漏將會導致檔案的缺項，一些地方國防科技工業辦公室的項目招標備案、2家開標或直接采購備案錯過了規定的期限便無法彌補，最終會在項目審計階段暴露問題。重要檔案在圖1中所示的一些關鍵節點可以控制，還有可能發生的綜合檔案文件有項目提前啟動實施上報科工局的備案文件，為了辦理免稅交付海關的項目確認書、項目的各種中期檢查資料。

2.工藝設備檔案管理

工藝設備或工程軟件的投資購置是軍工固定資產投資項目建設最核心的內容。一些工程項目型號的研制、技術開發都需要通過基礎能力和設備設施的革新來實現，設備投資的檔案要力求準確有效。雖然相關部門或辦法對此有一些通用的規定，建設單位也可以根據實際情況進行適當調整。一般工藝設備的檔案文件的控制節點整理如圖2所示。

根據設備的不同性質，如軟件和硬件、非標研制和標準貨架產品，其歸檔文件會有較大差別。各節點檔案文件的控制是項目建設質量和進度的保障，復雜的非標工藝設備，項目管理人員需要在進度上關注之外，還需要把控各個階段的質量，力求做到各環節無出入，實施工作要做到任務書與選型調研一致，技術方案與任務書一致，合同協議與技術方案一致，最終驗收與合同協議一致。通過檔案文件一致性的確認，做到環環相扣。

3.建筑安裝工程檔案管理

建筑安裝工程或設施是軍工固定資產投資項目的重要內容，申報手續更加注重完整性和連貫性。筆者梳理主要的報批手續及檔案控制點，如圖3所示。

圖2 工藝設備及工程軟件投資檔案管理控制圖

圖3 建筑安裝工程項目檔案管理控制圖

建筑安裝工程的報批手續文件多與政府部門相關，如果是民用產業的投資項目，立項階段還需要通過發展改革部門的審批，其余的部門為地方規劃委、建設廳、人防辦、綠化局、消防局、質監局等。各個報建流程和資料準備存在相互的制約和交錯關系，特殊環節還包括中央和軍隊在京項目施工計劃申報，涉密工程需辦理城市建設檔案備案。在施工開始后，建設單位需要對建設施工負責，準備建設期間全部勘察、設計、施工以及其他綜合性的圖紙資料，組織項目驗收前的各項準備及驗收申請工作。

4.電子文件及檔案的管理

隨著互聯網科技發展和信息化建設投入，越來越多的檔案文件變成了數字化資料，已有的檔案文件一定程度上也將逐步被數字化檔案替代，目前航天系統內OA系統已經實現了請示和批復紅頭文件的電子化流轉及歸檔。“十三五”期間，國家各部門都將加快推進傳統載體檔案數字化，實現存儲的數字化和利用的網絡化。

電子檔案帶來的利益是顯而易見的，存儲將不再依賴于檔案室的規模，后期查閱也將變得更為簡便，如目前的工業網在實現信息化管理后，檔案的同步伴生管理將能夠真正貫徹到項目的全生命周期和設備的全生命周期。通過工業網的互聯，企業可以獲取新增資產、存量資產的信息，以及具體單獨設備的狀況信息，為后期生產維護，生產派工提供手段，有效提高項目的投資效益。

固定資產投資項目全生命周期的檔案伴生管理將是未來軍工企業項目檔案管理的趨勢，這是項目合理規范建設的必要，也是企業真正實現工業4.0、智能制造的技術途徑。未來的軍工固定資產投資項目將更多地追求效益和實現體系化，而電子化的檔案是建立信息數據庫的前提。企業和社會要不斷挖掘檔案的價值，真正把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫”，為推動經濟社會科學發展、維護國家安全和社會穩定提供保障。