基于PDCA循環管理在優化綜合性三甲醫院門診藥房自動化系統中的作用▲

陽 昊 席加喜 張華君 陳曉宇 陳 英

(廣西壯族自治區人民醫院1 院辦，2 藥學部，南寧市 530021，電子郵箱：yh_gxhostpital@163.com)

藥房自動化在德國、美國、日本等發達國家率先研究，目前已成為藥店運營領域的一項成熟技術而普遍應用[1-2]。隨著我國醫療行業信息化的深入發展，醫院內建立的信息系統不斷完善，越來越多的先進自動化設備與成熟的醫院信息系統相結合，使醫療工作更加高效和規范[3]。門診藥房自動化系統也得到了快速發展，自動化藥房不僅有效提高了藥學服務質量，節省了患者的取藥時間，而且還可用于合理用藥的分析，促進了合理用藥的發展[4]。但由于各種原因的限制，在自動化藥房的管理和實施過程中還存在很多亟需解決的問題，因此自動化藥房管理的優化顯得格外重要。PDCA循環是一種質量管理模式，其將質量管理分為四個階段，即計劃(Plan)、執行(Do)、檢查(Check)和處理(Act)，反映了質量管理活動的規律。PDCA循環的目的是通過找出問題、解決問題、再次找出問題、再次解決的循環而逐漸減少管理活動中存在的問題，提高質量和效益。本文基于PDCA循環理論對綜合性三甲醫院門診藥房自動化系統進行優化，探索PDCA循環管理在醫院門診藥房自動化系統優化中的作用。

1 資料與方法

1.1 資料來源 收集我院未實施PDCA循環管理干預前(2015年7～12月)的門診藥房工作相關數據作為研究基線(干預前組)，并收集實施PDCA循環管理干預后(2016年1月至2017年12月)的門診藥房工作相關數據作為干預后組，其中2016年1～6月為第一階段、2016年7～12月為第二階段、2017年1～6月為第三階段、2017年7～12月為第四階段，第一階段針對優化軟件設計管理方案，第二階段針對精化流程設計管理方案，第三階段針對細化管理設計管理方案，第四階段針對詳化培訓設計管理方案。收集的數據主要包括患者取藥時間、員工工作效率、處方調配差錯率等工作及質量指標。所有數據由醫院門診藥房自動化系統優化干預小組負責收集和統計，處方數由系統提取，員工工作時長由門急診藥房組長記錄統計，每月數據由藥學部主任核對校驗。

1.2 方法

1.2.1 計劃階段：成立醫院門診藥房自動化系統優化干預小組，小組成員由藥學部副主任、臨床藥學科副主任、門急診藥房組長和課題組成員組成。小組成員針對我院2015年7～12月門診藥房工作數據進行分析總結。結合相關資料總結出門急診藥房工作存在的主要問題如下：(1)人員因素：① 人員對儀器的熟悉程度不同；② 人員對調劑的流程掌握不同；③ 人員的知識水平和知識結構不同。(2)系統因素：① 自動發藥機配藥差錯；② 自動發藥機運行差錯；③ 自動發藥機的系統差錯。(3)管理因素：① 調配流程不統一；② 工作強度、效率無考核；③ 發藥差錯無處罰。根據上述發現的問題，制定評估的項目和具體量化指標，設定實施PDCA 項目的預期目標值，并根據上述存在的問題尋找解決方法，針對性地制定優化措施和行動計劃。

1.2.2 執行階段：針對查找出的門診藥房自動化系統存在的問題，制定具有針對性的優化措施，主要包括：(1)優化軟件：由于軟件在實施的初始階段存在諸多的協調、適用問題以及系統本身存在的系統誤差問題，因此在PDCA優化的第一階段以優化軟件為主。① 聯系自動化系統廠家工程師，積極溝通，對在實際工作中自動發藥機、處方傳送系統、直發傳送系統、排隊叫號系統軟件等出現的問題，及時解決處理；② 督促工程師根據我院的實際情況對軟件與硬件進行改進；③ 針對相似藥品、易混藥品差錯出現情況，建立相似藥品庫和易混藥品庫，提高識別能力，減少補藥差錯。(2)精化流程：規范化的調配流程是保證調配效率與調配準確性的保障，而針對發現的問題及時優化流程是最快速的全員推廣模式，因此PDCA優化的第二階段以精化流程為主。① 明確規范配藥流程、發藥流程，剔除無實際意義的操作步驟，細化步驟，提高調配效率和準確性；② 針對系統出藥問題，加裝藥槽軌道，減少出藥藥品掉落；③ 發現問題及時設置并規范流程，促進全科調配統一化。(3)細化管理：在實現上述優化軟件、精化流程，解決了軟件和流程問題后，如何讓員工具有更高的工作效率和嚴格按規定執行是進一步改善的關鍵，因此PDCA優化的第三階段以細化管理為主。① 對員工工作強度進行考核，記錄每位員工的處方量及其工作數量，并以此作為部分績效的分配依據，提高員工的積極性；② 對加藥差錯、配藥差錯和發藥差錯設立明確的處罰方案，并遵照執行，提高員工的責任意識；③ 建立員工考勤細則以及考核方案。(4)詳化培訓：PDCA第四階段的優化內容主要集中在學員培訓，旨在提高員工的專業素養和行業水平。① 開展藥學專業知識專項培訓，提高員工對藥品知識、藥物相關作用、藥理學、藥代動力學相關知識的知曉率；② 開展藥學服務能力專項培訓，提高員工藥學服務意識和服務能力；③ 開展設備操作與故障排除培訓，提高員工對儀器設備的熟悉程度及處理儀器故障的能力。

1.2.3 檢查階段：按照計劃實施干預措施，由醫院門診藥房自動化系統優化干預小組定期、不定期地對干預措施的實施情況進行監督，對每項措施的完成進度以及成效進行記錄和總結，并完成成效考查和收據收集。

1.2.4 處理階段：分別對4個階段的干預措施實施情況進行總結，結合我院實際情況，將切實可行、具有明確效果的干預措施制定成科室制度和操作標準，實現干預成果的持續有效和轉化。

1.3 觀察指標 收集干預前和PDCA干預后4個階段的相關數據，比較干預前后患者取藥時間(指患者在取藥時的等候時間)、日均處方量、每張處方用時(指調劑人員調劑一張處方的耗時)、系統出藥差錯率、藥師加藥差錯率、系統調劑差錯率、總體處方調配差錯、日均補藥盒數、每月機器故障次數等指標。其中月系統出藥差錯率=每月系統出藥次數/每月總處方量×100%；月藥師加藥差錯率=每月藥師加藥錯誤盒數/每月總加藥和數×100%；月系統調劑差錯率=每月系統調劑處方差錯數/每月總處方數×100%。計算目標完成率和改進率，判定優化效果，目標完成率≥100%判為有效優化，改進率≥20%判為有效優化。目標完成率=(1+│完成值-目標值│/目標值)×100%；改進率=(完成值-原值)/原值×100%。

1.3 統計學分析 采用SPSS 22.0軟件進行統計學分析。計量資料以(x±s)表示，多組間比較采用方差分析，兩兩比較采用t檢驗，以P<0.05為差異有統計學意義。

2 結 果

2.1 PDCA優化前后患者取藥時間、日均處方量比較 與優化前相比，PDCA優化后各階段患者取藥時間、每張處方用時、每月機器故障次數均降低，日補藥盒數、日處方量均升高(均P<0.05)，見表1。

表1 PDCA優化前后患者取藥時間、日均處方量、每張處方用時、日補藥盒數、機器故障比較(x±s)

注：與優化前比較，#P<0.05。

2.2 PDCA優化前后調配差錯率比較 與優化前相比，PDCA優化后各階段系統出藥差錯率、藥師加藥差錯率、系統調劑差錯率均降低，PDCA優化第二、三、四階段的總體處方調配差錯均低于干預前(均P<0.05)。見表2。

表2 PDCA優化前后各階段調配差錯率比較(x±s，%)

注：與優化前比較，#P<0.05。

2.3 循環管理評估結果 實施PDCA循環管理干預后，患者取藥時間、每張處方用時均減少，日處方量增加，調配差錯率均降低，除日均補藥盒數外，其余指標的目標完成率均達標，所有指標改進率均達標。見表3。

表3 PDCA循環管理評估結果

3 討 論

醫院門診藥房自動化系統降低了患者取藥時間、調配差錯率，同時極大地改善了醫院藥房的環境[5-8]，給醫療機構帶來諸多益處，但是由于自動化體系是工廠流水線產品，并不能根據每家醫院的實際情況設定適宜的程序，因此門診藥房自動化系統改造后的優化顯得尤為重要，自動化系統需要根據實際工作不斷做出調整和優化[5]。由于綜合性三甲醫院患者的疾病多樣，日均處方量大，藥品種類繁多，員工數量大且受教育水平不一致，因此在實施門診自動化系統過程中會遇到更多的問題。

PDCA循環管理法是一種強有力的階梯式管理工具，被廣泛應用于各個領域的精細化科學管理中，該方法技術和理論成熟，方法清晰，優化結果可靠且具有成效和可持續性[9-13]。本文通過對我院門診藥房自動化系統分階段、分重點進行全方位PDCA優化，不斷提高自動化系統的效率和準確性，在優化軟件、精化流程、細化管理、詳化培訓方面詳細的采取多種切實有效的干預措施，從全方位、多階段觀察采取之干預措施的實際成效，結果顯示，與優化前比較，PDCA優化后患者取藥時間、每張處方用時、每月機器故障次數降低，日均補藥盒數、日均處方量升高，系統出藥差錯率、藥師加藥差錯率、系統調劑差錯率降低(均P<0.05)，除日均補藥盒數外，其余指標的目標完成率均達標，所有指標改進率均達標。提示在門診藥房自動化系統優化過程中實施持續的PDCA循環管理，不僅可以提高門診調劑的效率和準確性，還能提高員工的專業素養和藥師服務能力，為藥師樹立良好的社會形象。本研究中每個階段針對不同問題設計管理方案，采取具有針對性的措施，在優化效果上更具操作性和實用性，其中第一階段通過系統優化數據改善最為明顯，之后3個階段的專欄優化則不斷鞏固和加強優化軟件的效果。因此，優化軟件、精化流程、細化管理、詳化培訓4個干預方面各有特點，在優化過程中各有作用，起到了相輔相成的作用，可為綜合性三甲醫院門診藥房自動化系統優化提供參考。雖然本研究中日均補藥盒數最終未能達到目標值，但其改進率為34.23%，較干預前增高，分析原因主要是因為前期設定目標值過高所致。

綜上所述，PDCA循環管理可以有效縮短患者取藥時間，提高工作效率，降低調劑差錯，不斷改善和提高綜合性三甲醫院門診自動化藥房的準確性和實用性。