知識管理背景下的高校辦公室管理創新研究

摘 要：在這個知識經濟迅速發展的時代背景下，知識的存在時刻影響著社會的發展和改革走向，高校作為培養人才的搖籃，為經濟社會發展時刻在輸送力量。隨著高等學校教育改革的推進，高等學校辦公室的管理任務也隨之加重。知識管理的特征主要有信息化、以人為本、重視技術。在知識背景下的高校辦公室管理可以增強高校辦公室的信息建設，不斷完善人員管理系統。文章主要從高校辦公室的管理中總結經驗，提出適合在知識管理背景下的高校辦公室管理制度建設，為我國高校的教育改革提供借鑒。

關鍵詞：知識管理；高校辦公室；管理創新

當今社會，隨著社會的分工不斷細化，人類的生產活動開始離不開知識的力量。因為知識的作用科技才得到發展，人類社會開始朝著智能化的方向進行發展。知識作為一種巨大的資源時刻影響著社會發展的方向。從管理學的角度來看，管理者一定要具備一定的知識基礎，并且進行系統的科學的管理體系，有效的配置各種資源，知識管理開始應用于實踐活動中。從社會的大環境來看，知識管理是社會發展的需要，強調以人為主體，通過知識與技術相結合，將管理中的各種信息進行管理。在教育改革的背景之下，高校辦公室的改革也面臨著機遇與挑戰。高校辦公室作為高校的綜合管理機構，其工作內容繁瑣，涉及范圍較廣。同時由于高校的擴招，這也對當前高校辦公室的管理帶來挑戰。為努力實現“雙一流”的建設目標，為社會提供更多的人才，在此背景之下，如何對高校辦公室的管理進行創新，以便推動高校的教學發展，是當前需要探索的重要話題。

一、知識管理及知識管理背景下高校辦公室管理創新的含義

知識管理簡單的講，就是將集體的知識力量與管理階層的創新力和應變力相結合，最終實現知識管理的目標。對于高校辦公室來講，知識管理背景下的管理創新可以理解為在精準定位的前提下，從大局考慮，對高校管理理念、方式和過程的不斷更新和改革，利用科學管理的手段，實現高校辦公室的管理創新。高等院校辦公室的管理可以分為內部管理和外部管理兩個方面，內部管理主要是指將辦公室成員的智慧、知識、經驗系統的結合建立新的管理機制，幫助辦公室的管理得到更好的提高；外部管理則是指利用外界的知識和技術的支持，不斷地完善管理體系，為辦公室的日常工作創新提供保障。因此，在知識管理背景下的高校辦公室管理創新對于高校的教育改革也具有重要意義。

二、知識管理與高校辦公室管理創新相結合的意義分析

（一）極具必要性

當今社會的管理走向是知識管理，知識管理是對知識力量的不斷挖掘和重視。當今社會普遍應用著知識管理，高等學校作為人才的培養基地，知識的傳播地，受到知識管理的影響是必然的。高校的辦公室作為學校的綜合管理部門，負責將外界的信息與本校信息、上級信息與各專業信息的上傳下達。這些信息的處理情況直接影響著一個學校的管理水平。在社會上知識管理得到了普遍的運用，在知識管理背景下的高校辦公室管理創新是高校發展的需要，也是時代發展的需要。運用知識進行管理可以調動辦公室人員的工作積極性、主動性和創造性，從而真正發揮辦公室管理的作用。在高校擴招的背景之下，高等教育出現了許多問題，比如由于一些專業分配的不均衡，設置的不合理，盲目擴招等，從而導致一些學生在畢業后出現就業困難的問題。這樣情況的出現也就是高等學校內部管理造成的資源分配不均。因此，在這種背景之下如何提高管理人員的管理能力，成為高校當前重要的問題。在高校的發展過程中，要將知識管理吸收進來，以知識管理的力量不斷地提高高校的管理水平。

（二）極具可行性

知識管理的核心就是以人為本，強調人在管理活動中的主觀能動性。由于人是知識的載體，因此在高校辦公室的管理中，也要根據實際情況，以人為本，將資源進行合理管轄，從根本上提高辦公室的辦事效率，將辦公室的管理工作不斷進行創新和改革。由于不論是高校辦公室的管理還是知識的管理，強調人的重要性，所以在知識管理背景下的高校辦公室的管理也就能夠在前提條件一致的情況下進行推行。由于運用知識管理最早是在企業的管理中，在企業管理的過程中，知識管理模式得到了有效的運用并取得了成功，所以，在高校辦公室管理運用知識管理時可以汲取企業管理中的成功經驗，以便促進高校辦公室管理有效轉型。

三、在知識管理下高校辦公室管理創新路徑

（一）建設信息化辦公室，實現自動化的辦公模式

自動化的辦公室管理有利于提高辦公室信息處理速度，實現辦公自動化。在知識管理的背景下，在日常的辦公室工作中，積極引用信息技術媒介，以提高日常辦公的工作效率，實現線上的信息處理模式。比如，在日常的工作中，對于一些比較緊急的信息，可以通過微信、QQ的方式進行傳達，通過建立微信群、QQ群實時將信息進行傳送，實現信息接收方能夠在第一時間了解到準確的信息。另外，也可以建立高校辦公室的信息處理軟件，聘請專業的信息化人才，建立自己的信息處理數據庫，以保障不能通過公共網上進行處理的信息，可以及時進行傳遞?，F代社會是一個知識的時代，同時也是信息的時代，在日常的高校辦公室管理當中，實現知識與信息化的結合，也就是實現高校辦公室的自動化知識化的管理。受互聯網發展的影響，信息傳播的速度非?？欤瑢崿F了高校辦公室自動化管理，便于隨時更新學校內部信息，及時傳達相關政策或文件，使學校和學生能夠在第一時間了解到正確的信息，這也就實現了高校辦公室信息處理的自動化。實現了自動化的管理不僅可以節約文件處理的時間，提高工作效率，同時也能夠減少紙張的浪費，節約資源。

（二）建立有效的管理機制，實現辦公室的管理創新

對于辦公室的管理人員，在知識管理的背景下，要充分的運用激勵機制。比如：1.作為辦公室的管理者，可以根據實際情況，為辦公室的工作人員創造良好的工作環境，方便日常工作的溝通與交流，大家有足夠的空間實現工作的創新，以此作為環境獎勵機制來鼓勵工作人員更加投入的工作，為高校辦公室的管理創新提供平臺的保障。2.作為管理人員也要隨時關心工作人員的思想動向。這就要求高校辦公室的管理者要及時與工作人員進行談心談話，深入了解工作人員對于日常工作的想法，通過提建議的方式不斷收集普通工作人員對于管理工作中的建議，選取適合日常辦公室管理的建議進行實施3.建立工作任務目標，通過目標的激勵法，鼓勵員工積極工作。每一項工作都有自己的目標，每一個時期也有階段性的目標，通過確定工作目標的方法激勵員工在日常工作中工作積極性，優化辦公室的日常管理。

（三）創新高校辦公室管理觀念，提高工作人員的參與度

高校辦公室的管理與知識管理首要的就是以人為本，要想在知識管理的背景下實現高校辦公室管理的創新就是要堅持以人為本的管理理念，強調人在管理中的重要位置。辦公室的管理者要掌握這一管理技巧，充分的發揮辦公室每一名工作人員的主觀能夠性，調動其積極參與到日常的工作管理中來，所以這就要求管理者要摒棄傳統的階層管理的思想，實現人人平等的管理觀念。只有實現了人人平等，鼓勵大家積極參與，充分的發揮每一名工作人的經驗、技巧、知識和智慧才能實現辦公室的管理創新，發揮出辦公室管理的最大作用。辦公室的管理人員也要注重對于員工履職的培養，建立完善的學習機制，不斷的完善每一名工作人員的知識儲備，利用知識型的人才更好的運用當前管理的新手段，及時處理各種信息，以此來實現辦公室管理的創新。

（四）不斷優化辦公室的管理流程，實現完整管理體系的建設

由于高校辦公室的工作內容十分繁雜而瑣碎。在日常的管理中會有無頭緒、無從下手的感覺。在知識管理的背景之下，辦公室的管理內容變得更加的繁瑣、更加的復雜。為了更好的處理這些信息和工作，這就要求在管理過程中不斷優化管理的流程，將信息處理的每一個環境進行研究，真正的實現合理的流程布局?？梢酝ㄟ^制定文件、信息處理流程圖，使日常的工作在規定的程序中進行運轉，實現完整的管理體系的建設。

四、結語

知識和科技的力量在不斷地影響著社會的變革。受社會大背景的影響，高校辦公室的管理在知識管理的背景下進行創新是必然的，進而實現辦公室管理的改革和創新，建立新的高校管理模式，實現高校管理工作的更好發展。

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作者簡介：丁顯有（1972.09- ），男，漢族，河海大學企業管理學院講師，碩士研究生，主要研究方向：高校管理創新。