高校“互聯網+檔案” 發展策略

摘要：“互聯網+檔案”的發展是歷史的必然。本文主要是從“互聯網+”的特性方面分析了高校檔案發展中存在的問題，并提出了應對策略。旨在推動檔案信息化建設，促進高校“互聯網+檔案”的發展。

關鍵詞：檔案；互聯網+；特性；對策

中圖分類號：G270文獻標識碼：A文章編號：1008-4428（2019）03-0018-02

在十二屆全國人大三次會議上，李克強總理提出了“互聯網+”戰略，這是首次公開把“互聯網+”提到國家戰略發展議程上。經過了這幾年的發展，“互聯網+”成了創業創新的基石，滲透到各個行業。高校作為人才培養基地，也積極參與到“互聯網+”戰略發展中。作為高校歷史和發展的承載者——檔案，在這次戰略發展中，也積極契合時代需求，努力實現與互聯網的融合。

一、 “互聯網+”的定義

“互聯網+”就是“互聯網+N”，N代表各行各業，即互聯網與各行各業的融合發展。這并不是簡單的相加，而是要通過現代信息通信技術和互聯網平臺，促進互聯網與各行各業的深度融合，優化社會資源配置，形成一種新的經濟發展形態。它具有跨界融合、創新驅動、重塑結構、尊重人類、開放生態和連接一切的特性。

二、 高校“互聯網+檔案”實施過程中存在的問題

高校“互聯網+檔案”就是利用互聯網與傳統檔案行業相融合，以現代化信息技術為依托，以檔案數字化為前提，以檔案信息化為中心，構建個性化、人性化和數據化的檔案服務互聯平臺。

俗話說“知己知彼，百戰不殆”，為了更好地推進改革，我們要關注高校“互聯網+檔案”融合過程中存在的問題，找出癥結，對癥下藥。從“互聯網+”的特性方面來看，主要存在以下幾個問題：

（一）高校檔案管理與互聯網融合程度不高

高校檔案與“互聯網+”的跨界融合并不是簡單地把檔案資料放到互聯網上就可以了。目前，高校主要的做法是把紙質檔案資料掃描，形成數字文檔，然后放到網絡上供使用者查閱。這種做法僅僅只是數字化的過程，離深度融合還是有差距的。“互聯網+檔案”的融合不僅僅是指思維理念上的融合，也包括行為上的融合。首先，在思想意識上，高校檔案管理員對“互聯網+”缺乏理性、系統的了解，思想觀念依然停留在傳統的觀念上，對新事物的接收運用能力較弱。簡單地認為“互聯網+檔案”的工作就是把紙質檔案掃描錄入，形成電子文件，方便存儲和查詢即是兩者的融合了，自覺提供服務的主動性較弱。在實際操作上，雖然有很多高校已經開始實現了網絡預約查檔、在線信息公開、在線服務等，但是線下資源卻無法與之匹配，資源數據化程度低，線上線下脫節。這種融合往往流于形式，無法真正做到跨界融合，促進發展的效果。

（二）高校檔案管理者的創新動力不足

創新是每一次變革的靈魂，是推動社會發展的源泉，中國未來發展要靠科學創新的驅動，高校檔案管理也離不開科技創新的驅動。首先，“互聯網+檔案”管理模式，對管理人員而言，是個新事物，需要一個循序漸進的學習過程。在這個過程中，對檔案互聯網建設系統的認知和基礎的知識儲備都是以后創新的基礎，基礎的儲備是一個較長的過程，現階段離創新還是有一段距離的。其次，檔案管理人員受傳統檔案行業的思維影響較大，要轉變觀念，樹立創新意識也不是一朝一夕可以做到的。再者，高校缺乏對檔案管理者的創新激勵機制，要么是領導不重視，要么是資金匱乏，管理人員的業績待遇不到位，導致管理者創新的積極性不高，主動性不強。

（三）傳統的檔案工作模式下，檔案利用不充分

在傳統的檔案管理工作中，記錄和存儲是檔案的主要工作，主要包括收集、管理和利用三大環節。高校的各個部門收集完材料后，移交到檔案室，檔案管理人員則開始了一系列的文件整理工作，包括收集、鑒定、整理、保留、核實、編研、利用和統計等，這些都是需要人工手動建立的紙質管理，要花費大量的時間來整理。管理者的精力大多都花在整理中，而忽視了利用，形成了一種重整理輕利用的管理模式。隨著“互聯網+檔案”戰略的推進，雖然高校在檔案的利用方面也有些突破，例如可以網絡預約查詢、在線預約等，但是還有很多問題要解決：大量的紙質文件只是完成了數字化，還沒有數據化，所以可供查閱的電子材料是有限的；有些材料因為權限的問題也是不可以被利用的；檔案利用者的范圍也較小，大部分僅限于本校的師生，社會上的其他機構使用的權限是受限的。以上的種種原因，使得檔案的利用不充分，利用率低。

（四）檔案管理人員的素質有待提高

“互聯網+”提倡尊重人性，“人”在這場變革中起著根本性作用，而在高校檔案管理中的“人”即是檔案管理人員。他們的素質對“互聯網+檔案”的變革起著至關重要的作用，既需要具備檔案專業知識、基本技能、管理能力、良好的政治素養和職業素養，在互聯網時代還需要具備良好的數據信息素養。目前，這種復合型的人才在檔案工作人員的隊伍中還是很少的，在管理人員素質方面還是存在很多問題的。首先，這支隊伍的組成除了有檔案專業的人員外，還有辦公室的兼職人員，其他來源的職員等，這就容易使隊伍的整體素質參差不齊，文化程度不高，專業性不強。其次，在服務意識方面，習慣于被動接受，缺乏主動分析用戶需求，為用戶提供多方位服務的積極性。再次，知識結構老化，計算機水平跟不上互聯網發展的步伐，高校領導又很少采取行之有效的互聯網培訓學習，管理人員的重視度不夠，也很少積極主動參與學習培訓。

（五）檔案在互聯網上的開放程度不高

隨著互聯網的日益發展壯大，人們可以在網絡上查詢檔案資料，但并不是所有的資料都可以在網絡上查閱的，主要是因為檔案的開放程度還不高。造成這種局面的原因是多方面的：首先，有些檔案是不可以公開的。根據《中華人民共和國檔案法》的規定，絕密檔案、保密檔案是不可以對外公開的，更何況是掛網絡共享了。其次，高校對于檔案資源使用的權限界定還是比較不成熟的，主要表現在使用者的人選范圍和使用的資料范圍的界定。目前，檔案使用者主要是高校的師生、科研人員，對社會的其他機構開放的較少，能夠公開使用的資料也大部分集中在學籍、科研、人事檔案方面，其他方面的內容涉及較少。再者，有些高校由于技術不成熟，對外的網絡檔案信息平臺建設尚未完成，故無法對外開放。最后，檔案在網絡上開放的同時，也會帶來一些不安全的因素。“互聯網+檔案”的發展是離不開網絡安全的建設的，很多高校在沒有相對安全保障的情況下，檔案對外開放的程度也是會有保留的。

（六）檔案資料收集不齊全，互通性較弱

互聯網推崇的是連接一切，共同分享，這在檔案的實際工作中還是會遇到很多障礙的。首先，檔案管理人員向各個部門收集紙質材料時，各個部門之間的相互聯系少，很少互通有無，容易導致資料的重復性或是重要資料的缺失。其次，各高校與其他院校在檔案資料這方面交流比較少，分享程度不高。各個高校之間還沒有共同的比較完善的檔案網絡平臺，分享途徑不明確。

三、 做好“互聯網+檔案”工作的策略

（一）加深互聯網與檔案的融合，提供優質服務

“互聯網+”時代的到來，為高校檔案的發展注入了新的動力，兩者的深度融合是發展的關鍵。首先，在思想上，高校檔案管理員要突破傳統思維障礙，樹立“以用戶為中心”的服務理念，主動提供服務，注重智能化、個性化服務。在行動上，高校要建立一個融合網絡系統，將“互聯網+”的科學技術與高校檔案資源編織成一個網絡系統。高校可以運用這個系統進行資料收集、信息數據分析等工作。這個系統要包括三方面的建設：第一，完善、真實的原始檔案資源建設；第二，具有檔案專業知識和互聯網知識的統籌型管理人才的培養；第三，保證系統正常的運行機制的建設。這三個方面相互聯系，相互促進，充足的檔案資源是融合的基礎，完善的運行機制是融合的保障，復合型人才是融合的關鍵，只有做好這三個方面的工作，才能更好地促進兩者的融合，拓展其深度和廣度。

（二）創新驅動，共同發展

創新是事物發展的動力，“互聯網+”就是一個創新。對于高校的檔案工作而言，創新就要做到以下幾點：首先，要創新服務思維，以開放的態度和方式去接納“互聯網+”，并形成自己的新思維。高校檔案管理員要本著用戶至上的原則，主動了解用戶的信息需求并提供個性化服務；其次，創新信息安全意識。高校檔案互聯網化，是對檔案資料安全的一大考驗，管理人員要強化安全意識，認真學習網絡技術，嚴防病毒攻擊，切實做好網絡環境下的檔案信息安全工作。最后，要重新構建知識結構。“互聯網+”的發展，對高校檔案管理員提出了更高的要求，他們必須具備多元化的知識結構。例如：檔案專業知識、計算機知識、網絡安全知識，互聯網管理技能等。因此，高校要增加資金投入，加強對檔案工作人員的培訓，引進復合型人才。

（三）重塑管理模式，提供檔案利用率

傳統的重整理輕利用的檔案管理模式已經不適應高校檔案的互聯化發展。高校的檔案服務不能再以傳統紙質文獻為主要內容，而是要以網絡化的檔案信息為主，館藏結構也由單一、有形的向虛實兼具的模式轉變。高校應該充分利用“互聯網+”的優勢，建立檔案信息化系統，深度分析檔案數據，包括對用戶需求信息的數據分析及用戶瀏覽檢索記錄的分析，理清關聯，提高檔案的利用率，實現數據增值，體現個性化服務，讓用戶可以不受時空限制，體驗到優質的服務。

（四）提高檔案管理員的素質

在高校的檔案管理改革中，管理人員是變革的執行者，也是創新的主要源泉，他們的素質對整個“互聯網+檔案”的發展起著關鍵的作用，提高他們的素質也是任重道遠的。首先，在精神上，要加強政治素養和職業道德建設。檔案資料的收集、保管、利用和安全都是管理者的職責，要有吃苦耐勞、愛崗敬業的精神，更要有高度的責任心，對于機密檔案要堅守保密原則，泄露機密是要負法律責任的，要加強法律意識學習，做到講政治、講道德、講法律，依法存檔用檔。其次，在職業素養方面，高校管理員要加強學習。學習的內容包括檔案專業知識的更新、服務理念的轉變、現代化管理設備的應用、分析研究能力培訓、網絡安全和法律知識的普及等，樹立活到老，學到老的終身學習理念。最后，在物質方面，高校要加大資金投入。這些資金可以為檔案管理員的繼續教育和不斷學習提供有力的物質基礎，鼓勵他們不斷提升自身素質，也可以成為他們創新的動力源泉。

（五）開放思維，共享資源

信息資源的開放和共享是保證資源配置最優化、資源利用率和附加值最大化的有效途徑，能最大程度滿足用戶對知識服務的個性化需求。高校檔案資源的開放與共享可以從以下幾個方面著手：首先，制定高校檔案網絡公開的法律法規和相關政策。通過法律的手段，明確公開資料的范圍，做到該開放的不封閉，該保密的不開放。同時也要明確檔案資料的使用者權限和使用范圍權限，對違反規定的行為也要做出相應的處罰。其次，引進專業人才，把好技術和安全關卡。“互聯網+檔案”的發展是依托網絡的，高校的檔案網絡化是離不開高科技人才的。學校要引進計算機網絡的人才，為“互聯網+檔案”的發展提供技術支持，并為網絡安全保駕護航。最后，多元開放，及時共享。高校可以通過微博、微信、App等形式，提供檔案服務，讓網絡上的人都成為檔案工作的參與者。

（六）加強交流，資源互通

高校檔案工作的順利進行，既離不開內部交流，也離不開外部溝通。在互聯網時代，溝通交流也是必不可少的。在高校建立的檔案融合信息系統中，要開通部門之間、院校之間的交流通道。在通道之間，學校的各個部門可以互相查閱資料，互通有無，避免資料重復收集和重要資料流失。院校之間可以交流檔案資源，共同分享。同時，在日常工作中，要鼓勵檔案管理員走出去，到其他院校參觀、學習，開闊眼界。

四、 結束語

互聯網時代的到來，為高校檔案的發展帶來了機遇，同時也帶來了挑戰，我們要認真分析互聯網時代的特征，結合檔案發展的現狀，找到最佳切入點，促進兩者的融合，為高校檔案事業的發展做貢獻。

參考文獻：

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[3]沙洲.“互聯網+”思維下的檔案服務創新路徑[J].山西檔案，2018（1）：19.

作者簡介：

林燕卿，女，福建泉州經貿職業技術學院，研究方向：檔案管理。