散雜貨碼頭費控信息系統(tǒng)的實踐

俞莉

[摘 要]鎮(zhèn)海港埠分公司針對自身散雜貨碼頭生產(chǎn)經(jīng)營特點，通過對費控信息系統(tǒng)的開發(fā)，借助信息系統(tǒng)對成本進(jìn)行全過程的管理，創(chuàng)新成本管理，深化公司、廠隊、班組為級次的費控管理體系。費控信息系統(tǒng)的應(yīng)用，提升了審批效率，降低了審批流轉(zhuǎn)成本，提升了申報審批的透明度，提升了費用的可追溯性。在鎮(zhèn)海港埠分公司等單位實踐的基礎(chǔ)上，寧波舟山港股份公司開始進(jìn)行推廣，取得了較好的成效。

[關(guān)鍵詞]散雜貨;碼頭;費控信息系統(tǒng);實踐

[中圖分類號]F275

1 研究背景

鎮(zhèn)海港埠分公司（以下簡稱“鎮(zhèn)司”）是寧波舟山港股份有限公司的分公司，是一個集煤炭、液體化工、散雜貨、集裝箱等多種貨物裝卸、貯存服務(wù)需要的綜合性現(xiàn)代化港區(qū)。近幾年，公司的財務(wù)工作已經(jīng)從單純的財務(wù)核算電算化向加強財務(wù)成本管控、資金管控、費用管控等財務(wù)管理和內(nèi)部控制的要求轉(zhuǎn)變，充分利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展成果，在現(xiàn)有的財務(wù)管理信息系統(tǒng)基礎(chǔ)上，積極開發(fā)預(yù)算管理系統(tǒng)、費用管控系統(tǒng)、財務(wù)業(yè)務(wù)一體化等專項信息系統(tǒng)，從各種維度實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)的信息集成，以強化財務(wù)的精細(xì)化管理。費用管控作為公司內(nèi)部挖潛增效的主要手段之一，通過預(yù)先設(shè)定的各種流程，加強流程各環(huán)節(jié)的審核與監(jiān)督，以實現(xiàn)控制成本、實現(xiàn)預(yù)定成本的目標(biāo)，鎮(zhèn)司在這方面做了大量的實踐，特別是通過開發(fā)費控信息系統(tǒng)，把財務(wù)審批報銷的流程納入系統(tǒng)中，進(jìn)行統(tǒng)一的管控，提高了成本控制的目標(biāo)，取得了十分明顯的成效，鎮(zhèn)司作為股份公司散雜貨碼頭費控系統(tǒng)試點單位，在運行穩(wěn)定后向其他碼頭公司進(jìn)行推廣。

2 管理現(xiàn)狀與需求

鎮(zhèn)司一直重視成本管控工作，開源與節(jié)流并重，從公司的具體實際出發(fā)，在費用管控方面已經(jīng)取得了一些成效：分析“四項”費用，明確“實現(xiàn)費用可控”目標(biāo)，每季度通過對材料、燃料、修理費、動力照明費成本進(jìn)行分析，嚴(yán)控生產(chǎn)性成本;深化三級成本管控，將成本管控、成本考核落實到基層;嘗試專項成本考核，梳理了節(jié)能全過程管理流程、制定了能源使用管理、節(jié)能技術(shù)進(jìn)步及考核獎懲等管理辦法。

從目前的整體費用控制情況看，要進(jìn)一步實現(xiàn)費控的精細(xì)化管理，促進(jìn)效益提升，應(yīng)著重關(guān)注、落實以下三個方面：

（1）統(tǒng)一思想，參與各方理解費控的目標(biāo)、范圍和作用，從思想上支持費控制度的實施，同時建立實施團(tuán)隊，推進(jìn)費控的實施。

（2）完善規(guī)章制度，主要是財務(wù)報銷的審批流程，要全面體現(xiàn)費控的思路，強化事先申報，全盤衡量費用占比，實現(xiàn)預(yù)算控制。

（3）通過建立費控系統(tǒng)，用信息化技術(shù)，把費用控制流程和思路用信息系統(tǒng)來落地，實現(xiàn)歸口管理、事前申報、規(guī)范操作、預(yù)算控制、嚴(yán)格審批，保證各項成本費用合理、合規(guī)。

三個方面的重點是費控系統(tǒng)的建設(shè)，圍繞著系統(tǒng)的建設(shè)過程，就是一個統(tǒng)一思想、理順流程、實施制度的過程，鎮(zhèn)司的做法具有很強的示范作用。3 建設(shè)費控信息系統(tǒng)的實踐與成效

（1）理順?biāo)悸罚晟埔?guī)章制度，明確各職能部門、廠隊、財務(wù)部、公司領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)和權(quán)限。公司重新修訂了《財務(wù)審批報銷管理規(guī)定》，規(guī)定明確了費用開支，按照“歸口管理、事前申報、規(guī)范操作、預(yù)算控制、嚴(yán)格審批”的要求，明確了四大原則：全面控制和重點控制相結(jié)合的原則、事前申報和事后審批相結(jié)合的原則、不相容職務(wù)分離原則、預(yù)算管理和實際需要相結(jié)合原則，對費用的報銷方式和審批權(quán)限、維修和技改項目的審批與實施、人工成本費用報銷審批等涉及生產(chǎn)性、非生產(chǎn)性可能發(fā)生的費用的方方面面都做出了明確的規(guī)定，要求所有流程通過費控系統(tǒng)實現(xiàn)，并核對費控系統(tǒng)中上傳的附件與原始單據(jù)，確保一致。

（2）開發(fā)費控信息系統(tǒng)，自2017年年初立項到7月開始的試運行再到全面實施，經(jīng)歷了以下四個階段：

①需求調(diào)研階段。公司成立由技術(shù)副總經(jīng)理為項目負(fù)責(zé)人、財務(wù)部牽頭、信息中心和工程技術(shù)部配合的項目組，對已實施成本管控制系統(tǒng)的公司進(jìn)行調(diào)研，制訂適合本公司的實施計劃。②制度修訂階段。根據(jù)系統(tǒng)需要，征求部室、廠隊意見和建議，重新修訂了《財務(wù)審批報銷管理規(guī)定》，對成本費用項目逐項進(jìn)行梳理，明確職責(zé)范圍、審批權(quán)限及流程辦法。③方案設(shè)計及開發(fā)階段。金蝶財務(wù)管理系統(tǒng)作為費控系統(tǒng)的基礎(chǔ)系統(tǒng)，與金蝶系統(tǒng)開發(fā)人員進(jìn)行溝通、確認(rèn)，按照管理規(guī)定進(jìn)行方案設(shè)計和功能開發(fā)。開發(fā)完成后進(jìn)行測試，同時對相關(guān)操作人員、審核人員、管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。④推廣實施階段。費控流程導(dǎo)入正式環(huán)境開始試運行，同時做好費控系統(tǒng)正式上線運行及后續(xù)管理工作。通過試運行發(fā)現(xiàn)存在的問題，結(jié)合相關(guān)部室、廠隊的意見和建議，修正相關(guān)制度，進(jìn)一步完善系統(tǒng)建設(shè)，提高系統(tǒng)長期運行中的整體穩(wěn)定性、可靠性及可操作性。

（3）鎮(zhèn)司費控信息系統(tǒng)主要包括基礎(chǔ)設(shè)置、費用報銷、費用核算和報表四個模塊。基礎(chǔ)設(shè)置包括設(shè)置業(yè)務(wù)類別、費用類型等;費用報銷模塊是主要模塊，通過流程設(shè)置，實現(xiàn)費用計劃、審批和報銷;費用核算模塊對費用的指標(biāo)進(jìn)行分析，并為財務(wù)系統(tǒng)提供憑證;報表模塊通過設(shè)置個性化報表，達(dá)到實時管控的目標(biāo)。

截至目前，公司共上線一級成本項目30個，二級成本項目80個，涵蓋了人工成本及變動成本等;共開設(shè)節(jié)點101個。

（4）全程信息化。費用由事后控制推進(jìn)到事中或事前控制，一是通過費用報銷申請及差旅費申請等環(huán)節(jié)提供費用實時剩余預(yù)算查詢，事前評估;二是可實時提供預(yù)算執(zhí)行表，費用管理者可及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行超支情況并積極采取措施。

（5）權(quán)限明晰化。通過工作流程配置，提升申報審批的透明化，一是規(guī)范費用報銷審批過程，明確職責(zé)劃分及審批節(jié)點;二是提升費用的可追溯性，員工到領(lǐng)導(dǎo)再到財務(wù)部門均可清晰地看到單據(jù)審批流程及審核情況，費用申報過程透明化，可實時查看單據(jù)當(dāng)前的審批狀態(tài)。

（6）報銷痕跡化。通過業(yè)務(wù)流及工作流的有效優(yōu)化及固化，同時與預(yù)算系統(tǒng)及財務(wù)系統(tǒng)之間的集成，促進(jìn)內(nèi)控建設(shè)，一是費用申報流程、嚴(yán)密的記錄控制，進(jìn)一步完善和規(guī)范公司費用審批流程;二是審計線索更加便利、高效，快速從記賬憑證追溯到原始業(yè)務(wù)活動的來龍去脈，便于監(jiān)控費用報銷的風(fēng)險點;三是已報銷的單據(jù)可以通過電腦足不出戶查看已報銷的原始發(fā)票和歷史數(shù)據(jù)，不用再到財務(wù)部門來翻找憑證。

（7）預(yù)算精細(xì)化。公司根據(jù)股份公司下發(fā)的年度預(yù)算細(xì)化分解，按項目按月度進(jìn)行細(xì)化和管理，可以讓管理者從不同的維度監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度。

（8）管理升級。節(jié)省員工每報銷一筆費用就找各自領(lǐng)導(dǎo)審批的時間，系統(tǒng)直接跳轉(zhuǎn)對應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批;各級領(lǐng)導(dǎo)待辦事項逐條在系統(tǒng)展現(xiàn)，利用網(wǎng)上集中審批（手機移動端審批正在測試推廣中），可節(jié)省更多的時間、精力投入更重要的管理工作中。

4 結(jié) 論

作為寧波舟山港股份有限公司的費控系統(tǒng)試點單位之一，在建立費控體系和開發(fā)費控信息系統(tǒng)的過程中，其流程設(shè)計既要充分考慮可控制性，又要考慮可操作性、實用性，經(jīng)過不斷改進(jìn)，取得了很好的效果。在實施過程中，公司領(lǐng)導(dǎo)的高度重視、大力支持與強力推進(jìn)，技術(shù)部門和財務(wù)部門的主體作用，各部門的積極參與和支持，都是成功不可缺少的因素，費控系統(tǒng)是一項公司整體性、全方位、全員參與的重要工作，費控系統(tǒng)帶來的提升審批效率、降低費用審批的流轉(zhuǎn)成本、提升申報審批的透明度、提升費用的可追溯性正在快速顯現(xiàn)，股份公司也根據(jù)鎮(zhèn)司等單位的試點經(jīng)驗，開始在股份公司里開始推廣。