論秘書溝通能力的重要性

林海珍

【摘 要】教學(xué)秘書是高校教務(wù)處進(jìn)行有效工作必不可少的工作崗位之一，也學(xué)校教學(xué)管理基層的管理者和執(zhí)行者。高校教學(xué)秘書高效細(xì)致的工作，是保證教學(xué)秩序正常運(yùn)行的基礎(chǔ)，秘書溝通能力的高低是提升各高校教育工作者之間信息溝通和教學(xué)方案實(shí)施的基礎(chǔ)條件之一。因此，高校教學(xué)秘書必須要通過加強(qiáng)相關(guān)的理論學(xué)習(xí)，提高自身修養(yǎng)以及從社會實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)等方法來提高自己的溝通能力。本文對高校教學(xué)秘書的角色和能力定位進(jìn)行了簡單介紹，闡述了秘書溝通能力的重要性，并針對如何提升秘書溝通能力提出了幾項(xiàng)相關(guān)對策，希望對提升高校教育教學(xué)工作效率略盡綿薄之力。

【關(guān)鍵詞】秘書；溝通能力；重要性

【中圖分類號】G47 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A

【文章編號】2095-3089（2019）07-0287-02

教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理崗位不可或缺的，是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)教學(xué)管理工作的得力助手，在學(xué)校教務(wù)部門、老師和學(xué)生之間起到紐帶的作用。溝通能力是進(jìn)行秘書工作的必備能力之一，是保障教學(xué)工作秩序得以順利進(jìn)行的關(guān)鍵能力。

一、教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的角色和能力定位

1.角色定位。

教學(xué)秘書工作是聯(lián)系學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層和學(xué)校實(shí)際教學(xué)之間的紐帶，在工作過程中必須要對自身有一個準(zhǔn)確的角色定位，才能更好的開展秘書工作。首先，作為教學(xué)秘書，必須要明確自己作為高校領(lǐng)導(dǎo)助手參謀的角色，作為高校教學(xué)秘書不僅要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理相應(yīng)的教學(xué)科研事務(wù)，還要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀，充分發(fā)揮自己的紐帶作用，將領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)指示精神有效且及時的傳達(dá)給老師和學(xué)生。其次，教學(xué)秘書還要明確自己服務(wù)保障者的角色，教學(xué)秘書要通過對教學(xué)運(yùn)行、日常教務(wù)、學(xué)籍、教材等各項(xiàng)管理工作，實(shí)現(xiàn)為教學(xué)、科研、師生服務(wù)的目標(biāo)。最后，教學(xué)秘書還要明確自己溝通協(xié)調(diào)者的角色，在學(xué)校教務(wù)部門、院系、師生之間合理統(tǒng)籌，做好溝通協(xié)調(diào)的工作。只有教學(xué)秘書明確自身的角色定位，才能促進(jìn)高校教學(xué)和科研活動的有序開展。

2.能力定位。

做好高校教學(xué)秘書工作不但要明確自身所扮演的角色，還要對自身的必備技能有一定的了解，提升自身的綜合素質(zhì)，促進(jìn)高校教學(xué)與科研工作的有效進(jìn)行。第一，作為高校教學(xué)秘書必備的能力及良好的公共關(guān)系溝通能力，在與系組織內(nèi)部的教師、政治輔導(dǎo)員、班主任以及學(xué)生之間開展工作時能夠協(xié)調(diào)好交往對象間的各種關(guān)系，以保證院校教育教學(xué)的有效進(jìn)行。第二，就是語言溝通能力，只有良好的語言溝通能力才能在內(nèi)部公眾的溝通中選擇既能表達(dá)思想又能表達(dá)感情的語言的能力，達(dá)到提高積極性、強(qiáng)化組織內(nèi)部凝聚力的目的。第三，公關(guān)信息的調(diào)查和整理能力，利用調(diào)查研究、制訂計(jì)劃、策劃傳播、評價結(jié)果四步工作法進(jìn)行與高校教育教學(xué)工作相關(guān)的信息搜集與整理，進(jìn)而為校領(lǐng)導(dǎo)提供有效的教育教學(xué)措施，提升教學(xué)有效性。只有掌握了秘書工作所必須的能力，才能在此基礎(chǔ)上更好的開展工作。

二、秘書具備溝通能力的重要性

1.溝通能力是決定秘書的工作任務(wù)能否順利完成的關(guān)鍵。

在高校教學(xué)秘書工作展開的過程中，良好的溝通能力是建立個人與他人和諧工作關(guān)系的基礎(chǔ)上的。秘書的工作內(nèi)容決定了他們要與學(xué)校上上下下、里里外外的各種工作、學(xué)習(xí)人員打交道。因此，秘書良好的溝通能力直接影響其工作的展開以及工作完成質(zhì)量的好壞。只有具備良好的溝通能力才能在遇到問題的時候，選擇恰當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行磋商、溝通。這樣既有利于工作的完成，又能在解決問題的過程中進(jìn)行了人際關(guān)系維護(hù)。

2.溝通能力是決定秘書工作找那個協(xié)同合作的關(guān)鍵。

在工作的日常人際交往中，有效的溝通是一種不可缺少的調(diào)節(jié)工具。在工作開展的過程中，秘書若能掌握良好的溝通能力就可以很好地協(xié)調(diào)人們的行為，使群體關(guān)系中、上下、左右和前后之間結(jié)合緊密，把各方面的力量匯集在一起，成為統(tǒng)一的力量。為了使群體活動與外界環(huán)境之間保持協(xié)調(diào)，使得高校的教育教學(xué)活動有序開展，就需要秘書的有效溝通這一手段來不斷取得工作中相關(guān)人員的協(xié)同合作。例如，當(dāng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)作出新的教育教學(xué)決策時，這就需要教學(xué)秘書將決策內(nèi)容進(jìn)行整理，并傳達(dá)到相關(guān)教師處，然后再根據(jù)教師所實(shí)施的實(shí)際情況收集學(xué)生的反饋，據(jù)此做出整理反映給各領(lǐng)導(dǎo)。這工作過程中，秘書一方面要通過溝通交流信息、情感、思想和觀點(diǎn)等影響、改變對方，達(dá)到行為的協(xié)調(diào)一致；另一方面，在交往活動中，只有每一位成員都圍繞共同的目標(biāo)做出努力，才會產(chǎn)生良好的活動效果，使工作得以順利進(jìn)行。

3.溝通能力是決定秘書職能能否順利發(fā)揮的關(guān)鍵。

良好的溝通能力有助于秘書在開展工作的過程中掌握組織內(nèi)外部各種情況和信息便于參謀咨詢和輔助決策。無論是參謀咨詢還是輔助決策，都要求秘書深入各協(xié)調(diào)對象的工作進(jìn)行調(diào)查研究，為領(lǐng)導(dǎo)收集信息、了解動態(tài)、提出參謀意見等。例如，當(dāng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)針對學(xué)校各教學(xué)現(xiàn)象對教學(xué)工作作出改善時，就要秘書與組織內(nèi)各部門以及組織外部人員做好溝通，從而獲取各相關(guān)信息，再把信息進(jìn)行加工整理，最后提供給領(lǐng)導(dǎo)。秘書溝通能力的高低直接影響秘書收集的信息質(zhì)量，影響領(lǐng)導(dǎo)最終的決策。

4.溝通能力是秘書進(jìn)行心理保健的關(guān)鍵因素。

作為社會成員，每個人都有歸屬和安全的需要，也是人們進(jìn)行人際交往的需要。研究表明，如果一個人長期缺乏與別人的積極交往，缺乏穩(wěn)定的良好人際關(guān)系，時間久了必然造成心理失調(diào)，危害身體健康。由此可見，人際交往對個人的心理健康有著極為重要的作用。而作為高校教學(xué)秘書，想要與學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)搞好關(guān)系，處理好自身與各相關(guān)工作人員之間的關(guān)系，又能保持自己獨(dú)立性，就要掌握一定的溝通能力。例如，在遇到非原則性問題的時候，自己的意見若與領(lǐng)導(dǎo)一致，可是當(dāng)自己的意見與領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)甚遠(yuǎn)的時候，可以保留自己的意見，與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行有效溝通，做好領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助作用。另外，在與同事的日常交往中，要積極參與一些業(yè)余群體活動的基礎(chǔ)上，培養(yǎng)同事間的默契，從根本上適應(yīng)新的工作環(huán)境，并維護(hù)自己的身心健康。

總之，秘書的溝通能力是在展開相關(guān)工作過程中的必備能力之一。秘書缺乏這種能力，就會在自身與他人之間設(shè)立一道障礙，嚴(yán)重影響與他人的關(guān)系，對工作產(chǎn)生影響。有效的溝通是體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)者與秘書工作有效性的一個重要方面，也是領(lǐng)導(dǎo)者與其他人進(jìn)行溝通的方式和渠道。所以，領(lǐng)導(dǎo)者與秘書的有效溝通已經(jīng)是領(lǐng)導(dǎo)者與秘書工作的一個重要部分，雙方都要引起重視。因此，在高校教學(xué)秘書工作有效進(jìn)行中，把握每一個實(shí)踐和鍛煉的機(jī)會，使人際交往的溝通能力從中得到提高。

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