淺析企事業單位檔案管理信息化建設

韓英娟

摘 要 互聯網信息技術在企事業單位檔案管理工作中使用范圍的不斷擴大以及使用頻率的持續增加都在一定程度上提高了企事業單位檔案管理工作的便捷化、信息化與高效化。本文通過介紹當前階段我國企事業單位檔案管理工作開展過程中出現的各種問題，在完善企事業單位檔案管理系統的基礎上，為加快企事業單位檔案管理信息化建設速度提出了一些新思路與新方法。

關鍵詞 企事業單位 檔案管理 信息化建設 措施

在互聯網信息時代，包括企事業單位信息管理工作在內的各行各業都開始向著信息化的方向發展。隨著企事業單位工作人員數量的增多以及人們檔案管理意識的增強，企事業單位人員檔案數量以及檔案類型都急劇增加，實現了企事業單位檔案管理工作量以及工作難度系數的同時增加，而傳統企事業單位檔案管理模式以及管理系統已經逐步成為阻礙企事業檔案管理工作服務能力提升的主要因素，因此，必須采取相應的措施來助推企事業單位檔案管理信息化發展進程，為充分發揮企事業單位檔案管理工作的服務功能奠定基礎。

一、企事業單位檔案管理信息化建設的必要性

（一）加快了企事業單位紙質檔案向電子檔案轉化的速度

傳統企事業單位檔案以紙質檔案為主，對地震、潮濕等各種自然災害以及火災、丟失等人為損壞的抵抗能力較弱，經常出現企事業檔案破損嚴重甚至丟失的情況，另外，隨著企事業單位工作人員數量的激增，檔案管理部門對存放紙質檔案空間的大小、防水防火防潮濕能力等的要求也不斷提高。[1]與紙質檔案相比較而言，電子檔案更加安全，不以損毀的特點也讓電子檔案保存的時間更長，對外部環境的要求也較低，極大地減少了企事業單位對紙張的需求量。因此，企事業單位檔案管理信息化建設在提高企事業檔案安全系數的同時，也最大限度地降低了企事業單位檔案管理工作量以及檔案管理總成本。

（二）提高了企事業單位電子檔案管理的動態化與全程化

信息化建設有效提高了企業單位檔案管理系統與生產管理系統對接的成功率，避免了因檔案管理系統與其他系統信息化水平不一致而造成數據丟失等情況的發生，比如，部分企業工程設計資料的自動收集整理和一鍵式轉移，提高了工程設計資料的系統性、完整性與實時性，實現了企事業單位紙質檔案與電子檔案內容的一致性。

（三）提高了企事業單位檔案的綜合利用率

企事業單位檔案管理信息化建設促使檔案使用方式從實體檔案查閱到線上閱讀紙質檔案的轉變，檔案管理工作人員可以利用專門的軟件來查詢不同人員的檔案內容，節省了檔案管理工作人員從大量檔案中找到檔案查詢人員具體檔案的時間與精力。電子檔案徹底打破了時間與空間對檔案管理工作和檔案查詢工作的束縛性，實現了檔案管理工作的動態化、全天化以及跨區域化，為人們通過檔案查找來獲取更多有價值信息奠定了基礎。

二、現階段企事業單位檔案管理工作過程中出現的問題

（一）企事業單位檔案管理系統的功能有待進一步完善

許多企事業單位的檔案管理系統的自動查詢方式過于單一化，自動檢索功能比較弱，很難甚至不能根據檔案所有人的興趣愛好來進行檔案查找，許多企事業單位的檔案管理系統以人名檢索等主要的檢索方式，這在無形之中降低了企事業單位檔案管理系統的智能化與自動化，增加了企事業單位檔案管理工作人員快速準確而又全面深入的了解檔案用戶的基本需求以及最喜歡的檔案查詢方式，降低了檔案用戶對檔案管理系統的使用滿意度。

（二）企事業單位檔案管理工作人員對信息化建設的理解出現偏差

部分企事業單位檔案管理工作人員認為檔案管理信息化建設就是將紙質檔案全部轉化為電子檔案，無形之中刪減了檔案管理信息化建設的內容，降低了檔案管理工作人員主觀能動性對檔案管理信息化建設的促進作用。許多企事業單位檔案管理人員缺少基本的檔案管理經驗與技巧，加之，一些檔案管理工作人員的創新意識與責任意識也比較薄弱，甚至對檔案管理工作過程中發現的各種問題選擇忽視的處理方式，這些不僅降低了檔案管理信息化建設的速度，甚至還會成為企事業單位檔案管理信息化建設的阻礙因素。

三、加快企事業單位檔案管理信息化建設速度的建議

（一）加強企事業單位檔案管理人員隊伍建設力度

企事業單位管理人員以及檔案管理工作人員都應轉變對檔案管理信息化建設的錯誤觀念，準確把握檔案管理信息化建設的核心內容，正確認識檔案管理信息化建設對提高企事業單位檔案管理工作效果以及提高企事業單位人員調動公平性的重要意義，適當的增加檔案管理信息化建設的資金投入與技術投入，盡力消除可能會阻礙檔案管理信息化建設的潛在因素。

（二）提高企事業單位檔案管理系統的現代化與信息化

企事業單位應認識到當前檔案管理系統存在的漏洞，加強企事業單位數字化檔案建設力度，促使檔案管理系統的性能更強大，功能更全面。企事業單位應主動加強企業管理現狀、發展趨勢與檔案管理系統的關聯性，實現企事業單位檔案信息資源的整合與豐富。

（三）加快企事業單位檔案數據庫的建設

企事業單位應將原有的檔案資料進行數字化轉化，并由專門人員錄入到檔案數據庫中，對于信息不完整的檔案進行核實與完善，并根據企業人員變動來及時填充檔案數據庫。

四、結語

企事業單位檔案管理信息化建設實現了檔案的集中管理與科學管理，提高了檔案管理工作效率以及檔案資源的有效利用率，為企事業人員變動提供更多真實完整的參考信息，因此，企事業單位應通過創新檔案管理系統以及提高檔案管理人員工作能力等途徑來提高檔案管理信息化水平。

（作者單位為膠州市農業機械服務中心）

參考文獻

[1] 張立軍，周曉.集團企業分布式檔案管理信息平臺建設實踐[J].中國檔案，2009（07）：50-52.