醫療設備全生命周期檔案的管理

潘光添

深圳大學總醫院醫學工程部 （廣東深圳 518055）

做好醫療設備檔案管理工作，是醫院規劃、發展及臨床醫學工程學科建設、發展的需要，也是科室成本核算與設備科績效管理的重要基礎，更是適應新醫改時代審計管理工作的要求。當前醫療設備檔案管理工作的難點包括未設立醫療設備檔案管理制度、未配置專業的醫療設備檔案管理工作人員、未設置獨立的醫療設備檔案室等。現結合管理實踐，剖析、探討相應的解決方法，為提升管理質量與效益、保障醫療安全提供科學依據。

1 醫療設備檔案管理工作的重要性

（1）新住院樓的規劃建設、新診療科室的設置、新診療項目的開展、新診療設備的引進，都需要進行專業的設備規劃配置和評估論證分析。醫療設備檔案可為醫院的規劃、發展提供專業的技術保障和數據支持。（2）對醫療設備檔案進行科學管理和利用，有利于醫院臨床醫學工程學科的建設、發展逐步規范化、專業化、科學化。（3）在醫院全成本核算管理中，醫療設備的效益是科室績效考核的重要組成部分。準確、可靠的醫療設備檔案數據（設備原值、使用成本、效益分析等）是做好科室成本核算的基礎。此外，醫療設備檔案還是設備科績效考核（維修維護、計量檢定、質量控制等工作量）的重要依據[1]。（4）設備科負責醫院的醫療設備規劃配置和采購，權微責重，是醫院管理決策者和臨床科室間的溝通橋梁。即使不參與直接采購，設備科也應參與設備的性能和技術參數論證、評估。審計管理規定要求，醫院設備科負責人應進行2～3年的輪崗。設備檔案資料是設備科負責人輪崗交接、考核審計的重要資料。

2 醫療設備檔案管理工作的現狀及難點

2.1 未設立醫療設備檔案管理制度

醫療設備檔案資料內容較多，其管理涉及設備科、設備保管科室、設備使用科室、檔案室等部門，周期長，參與人員雜。因缺乏完善的規章制度、明確的分工、規范的操作流程、有效的監管，醫療設備檔案管理難以達到現代化綜合醫院管理的要求。

2.2 未配置專業的醫療設備檔案管理工作人員

因醫院沒有專業的醫療設備檔案管理工作人員，由設備科工程師兼職檔案管理，一人多職，需要組織協調多個部門，事務煩瑣，難以做到專業、高效。

2.3 未設置獨立的醫療設備檔案室

隨著醫院的建設與發展，每年新增購設備量較大，設備檔案工作量增長較快，醫院卻沒有設置獨立的醫療設備檔案室。

3 做好醫療設備檔案管理工作的實踐探討

醫療設備檔案管理是一項耗時、持續與煩瑣的工作，與醫院醫療質量、管理水平、經營效益等密切相關[2]。為保證醫療設備保值增值，應加強醫療設備檔案管理，充分發揮設備檔案在醫院管理中的作用。我們通過工作實踐探索出一套科學、規范的醫療設備檔案管理方法，建立制度和流程并長期落實，以提升設備檔案管理效益，為醫院醫療設備購置、設備維權、設備使用管理等提供參考資料和決策依據，提高醫療服務質量，保障醫療安全。

3.1 建立醫療設備檔案管理制度，并對設備檔案進行動態管理

凡單機價值2 000元以上的醫療設備必須編號登記、建立設備卡片，單機價值萬元以上的醫療設備必須建立完整的單獨檔案（清單目錄見表1），并對其檔案進行動態管理。檔案管理人員負責設備檔案的收集、整理、統計及建檔工作[3]。每年應對單機價值2 000元以上的醫療設備進行盤點，建立完整的年度盤點表，認真核對，做到賬物相符。歸檔文件要完整及時，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊，以方便查找。

3.2 定崗定編醫療設備檔案人員

設專人負責管理醫療設備檔案，并對人員進行定崗定編。要求管理人員認真負責、嚴謹細心，妥善保管、科學管理醫療設備檔案。

3.3 配置檔案存放專用庫房及所需硬件、軟件

（1）檔案存放專用庫房要求防火，防潮，防霉，防蟲蛀，防盜，防光，防高溫。庫房內配備適用于紙張的二氧化碳滅火器，庫房外張貼“禁止吸煙”標志；庫房內配備除

表1 單機價值萬元以上的設備檔案清單目錄設備檔案資料清單

檔案整理人簽名： 整理時間：

檔案核對人簽名： __________________________ 核對時間：______

檔案保管人簽名： __________________________ 歸檔時間：_______濕器、溫濕度表；裱糊檔案一律采用防蛀化學漿糊，檔案箱內安放防蛀防霉片，每月噴1次“凈霸”殺蟲劑；安裝防盜欄；庫房內安裝白熾燈3只，并安裝遮光窗簾；庫房內安裝冷暖空調，達到檔案管理一級標準。（2）硬件包括專用文件柜、電腦、打印機、復印件、掃描儀、數碼相機、電話等。（3）軟件包括醫療設備檔案管理軟件、醫療設備檔案電子臺賬和檢索目錄。

3.4 建立部門共享制度，提高管理效率

利用專業設備檔案管理軟件，針對常用的申請表格和流程（設備申購表、設備申購可行性論證表、設備購買合同審批表、設備驗收表、設備維修表、設備報廢申請表等），建立辦公自動化(office automation，OA)管理模板，優化檔案管理流程，提高管理效率，逐步實現檔案管理的規范化、信息化、科學化[4]。

3.5 充分利用醫療設備檔案，發揮其在醫院診療、科研、管理中的作用

醫療設備檔案真實記錄和反映設備的規劃配置論證、招標采購、維修維護、計量檢定、效益分析、報廢處理等全生命周期信息。應充分利用醫療設備檔案（表2），提升醫療管理質量水平，保障醫療安全[5]。

表2 醫療設備檔案的應用

3.6 創新管理模式、不斷拓展醫療設備檔案的應用領域

完善醫療設備檔案的價值旨在服務于臨床，為醫院各項工作提供信息服務，以提升醫院的綜合診療技術水平，為醫院管理決策部門了解最新動態及新技術的開展提供有重要價值的醫療信息。醫療設備檔案的應用領域包括醫療質量管理、醫院等級評審、潔凈手術室的檢測驗收、檢驗科基因擴增[聚合酶鏈式反應（polymerase chain reaction，PCR）]實驗室復審、辦理放射診療許可證、申辦大型醫療設備配置許可證、辦理救護車上牌等[6]。

綜上所述，結合醫院發展規劃、臨床醫學工程學科建設及審計管理工作要求，應高度重視醫療設備檔案管理工作，建立規范的醫療設備檔案動態管理制度，配置專門的管理人員、場所、設備，以充分發揮醫療設備檔案的價值。并不斷創新管理方式、積極拓展應用領域，大力促進醫院管理工作的發展，提升醫院醫療服務質量。