不動產登記檔案管理的特點與作用

孟慶玲

摘要：隨著近些年來我國物權流轉變動的日益頻繁，做好不動產登記檔案管理工作，早已成為一項利國利民的重要工程，對不動產登記工作的順利開展有著決定性的影響。所以本文基于不動產檔案管理工作的特點，對不動產登記檔案管理工作加以分析，提出最大限度發揮不動產登記檔案管理作用的幾點個人建議，以供廣大同行參考借鑒。

關鍵詞：不動產登記；檔案管理；特點；作用

前言：

不動產登記檔案管理不僅是一項十分復雜的工作，其涉及的工作范圍也十分的廣泛，工作需求量也十分的龐大。一旦不動產登記檔案管理出現誤差，遺漏、甚至四丟失問題，那么勢必會對不動產登記工作產生巨大的影響，甚至是引發產權糾紛問題。所以如何做好不動產登記管理工作，使其向著一個規范化的、標準化的方向不斷前進，發揮其最大作用，從而更好的服務于國家、服務于人民則是以下筆者闡述的重點。

1.不動產登記檔案的特點

復雜性、獨特性以及實時性可以說是不動產登記檔案最為顯著的特點所在，也是不動產檔案區別于其他檔案管理工作的重要表現。

不動產登記檔案管理工作，其涉及到的內容十分多，不僅有從房管部門、林業部門、農業部門移交過來的不動產登記檔案管理資料，還有不動產登記檔案管理部門自己制作的檔案資料，可以說這些資料為不動產登記檔案管理部門構建了一個十分龐大的檔案資料信息庫，因此無論是在日常管理上，還是在查找、使用上都具有復雜性；與其他的檔案管理工作相比，不動產登記檔案管理有著較大的不同，那就是不動產登記管理具有較高的專業性，有著自己獨特的檔案管理內容，具有獨特性。如，登記現場的各種詢問憑證（照片、錄像）、相關的水費繳納憑證、登記查詢記錄等，一般的文獻檔案管理部門都沒有這樣的檔案資料；不動產檔案登記管理工作要根據國家的不動產變化，隨時隨地的調整自身的檔案資料，否則在檔案資料的后期查詢上就會引發不必要的產權糾紛。所以不動產登記檔案具有實時性特點。

2.發揮不動產登記檔案管理作用

第一，明確不動產檔案管理部門的職責。不動產登記檔案其本身就是由國家授權機構，采取專門的程序對不動產權資料進行制作的一種檔案。因此要想更好的發揮出不動產登記檔案管理的作用，就必須要明確不動產登記檔案管理工作的重要性，并且為不動產檔案的登記和管理成立一個專門的部門，聘請專業人員來完成相關的檔案管理工作。還要對不動產登記檔案管理人員開展定期的培訓，讓檔案管理人員能夠明確自身職責的同時，不斷的提高自身的專業技能水平，進而做好不動產登記檔案管理工作。

第二，加強不動產檔案的內容管理。紙質版與電子版是不定產登記中心最為常見的兩種檔案保存形式。其中，電子版登記簿因為直接存儲在不動產登記數據庫之中，所以查看起來十分的方便，但是為了避免出現電子版檔案資料丟失的問題，應該定期對電子版檔案資料實施備份；而紙質版不動產登記簿則保存在檔案管理部門，這樣檔案管理部門就必須要協同登記實施部門一起做好不動產登記簿的管理工作。此外，對于測繪管理部門移交的不動產相關測繪資料，應該采用宗地為單位立卷的方法進行保存的，這樣既可以方便日后的查詢工作，還能夠減少檔案管理工作人員的實際工作量。

第三，做好不動產登記檔案的立卷歸檔工作。當不動產登記檔案管理部門接收到紙質檔案資料以后，必須要將紙質檔案資料留底存檔以后，另行存放起來，以便于形成一套健全的不動產登記檔案資料。對于接收到的電子版檔案則要根據不動產登記中心的相關規定，進行資料整合匯總，將其歸檔到檔案庫中。需要注意的是無論是紙質檔案，還是電子版檔案，其都歸屬于不動產登記中心所有，所有的檔案管理工作都應該由不動產登記中心的檔案管理部門予以自行，其他的任何單位與個人不得私藏檔案資料。當不動產登記檔案資料登記入庫后，還要將相關資料一起送至負責人處進行檢查與核實，之后再交由檔案室。檔案室的工作人員則必須要對送來的檔案資料再次進行核查，確保所有的檔案資料沒有錯誤以后，方可進行簽字、接收，進行立卷歸檔。

第四，完善不用產登記檔案的保密工作。不動產登記檔案管理部門應該結合檔案資料的保管需求，保持檔案室內始終處于適合的溫度、濕度。并且為不動產檔案管理室準備必要的安全防護措施，如滅火器、防潮設備等，即便是檔案室內發生了突發狀況，也能夠及時使用設備，避免問題的擴大，要確保檔案室內檔案的安全。最為重要的是必須要為不動產登記檔案資料進行異地備份，即便是檔案室發生了突發性事故，檔案資料遭受到了不可逆轉的損壞，因為又異地備份的存在，也能夠最大限度的確保不動產登記檔案資料的完好性。同時，還要為不動產登記檔案管理部門制定與之相匹配的懲罰制度，這樣才能保證不動產登記檔案管理工作的順暢進行。如果工作人員出現不嚴格按照規定進行檔案的整理和保存的；私自篡改檔案內容的；損壞檔案資料等行為，都是要遭受到相關處罰的。此外，還要極可能的保證不動產登記檔案管理工作人員的穩定性，降低人員變動問題，確保檔案管理崗位之上時刻都有人在，以此避免出現檔案資料的丟失。

結束語：

做好不動產登記檔案管理工作，是確保不動產登記工作順利開展的重要基礎。尤其是不動產登記檔案管理工作因其本身的復雜性、獨特性以及實時性，決定了其和其他的檔案管理工作相較更加重要且具有不可替代性。所以，在日常的不動產登記檔案管理工作中，更要從細節入手，明確檔案管理部門的職責，做好不動產檔案內容的管理以及保密工作，從而最大限度的發揮出不動產檔案管理工作的作用，促進不動產登記有效實施的同時，也推動我國社會經濟的穩步發展。

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