機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理探討

王丹丹

摘 要：文書檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的重要內(nèi)容，主要從事材料保管、儲(chǔ)存與管理，文書工作人員會(huì)將資料進(jìn)行合理整合，這些富有歷史文化機(jī)制的檔案資料是機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展里程的見證，也是起運(yùn)營發(fā)展的記錄載體，可以幫助工作人員總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，為其各項(xiàng)工作計(jì)劃、發(fā)展決策的制定提供依據(jù)和支持，因此做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作意義重大。本文就以此為內(nèi)容進(jìn)行幾點(diǎn)具體分析。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；文書檔案管理；策略

機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的歷史資料記錄在事業(yè)單位文書檔案之中，它是事業(yè)單位歷史發(fā)展過程中所留下的珍貴數(shù)據(jù)，也是眾多工作者總結(jié)的寶貴工作經(jīng)驗(yàn)。文書檔案包括眾多形式，比如：圖表、視頻等等，這些資料真實(shí)反映了事業(yè)單位發(fā)展情況。做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作，不僅可以為機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理者、領(lǐng)導(dǎo)者提供決策指導(dǎo)，而且還能夠幫助單位職工總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教學(xué)，為單位發(fā)展奠定根基。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的內(nèi)部的文書檔案管理工作是最為基礎(chǔ)的工作，用于平時(shí)記錄機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部員工的個(gè)人信息、工作狀態(tài)以及機(jī)關(guān)事業(yè)單位本身的各種信息，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部最為詳實(shí)的記錄之一。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行事件決策時(shí)，往往也會(huì)參考機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的文書檔案。完善的文書檔案可以幫助機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)做出合理有效的工作計(jì)劃，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的行政效率與辦事水平。而且機(jī)關(guān)事業(yè)單位詳實(shí)的文書檔案也可以作為我國國家檔案的重要補(bǔ)充，并且為新時(shí)代下社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展變化提供有效的信息服務(wù)。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理問題

2.1 文書管理工作缺乏獨(dú)立性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書檔案管理工作一直不受重視，由于文書檔案管理屬于行政工作，工作性質(zhì)比較被動(dòng)，文書檔案管理工作人員對(duì)于工作有敷衍心態(tài)，整個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)文書檔案管理工作都不夠重視，使得文書檔案管理工作缺乏獨(dú)立性，仍然依附于辦公行政管理部門。但管理工作要具有獨(dú)立性，在以后的工作中，文書檔案管理工作就要更加凸顯其重要性。

2.2 文書檔案管理素養(yǎng)有待提高

文書檔案管理工作人員普遍年齡偏大、專業(yè)素養(yǎng)不足、流動(dòng)性強(qiáng)，對(duì)于新生的信息技術(shù)，往往不能全面掌握，信息技術(shù)操作也不準(zhǔn)確。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，檔案儲(chǔ)存管理方式的變化，檔案管理的內(nèi)容也更加的多元化，管理方式更加復(fù)雜。由于檔案管理工作的疏忽，儲(chǔ)存過程沒有保證恒溫恒濕，或者陽光直射，導(dǎo)致文書檔案因?yàn)槭栌诠芾矶斐蓳p壞現(xiàn)象或者信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)丟失現(xiàn)象。

2.3 信息化檔案管理水平有待提升

信息化背景下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理中受到基礎(chǔ)設(shè)施不完善、網(wǎng)絡(luò)安全隱患處理不及時(shí)等因素的影響，使得其會(huì)計(jì)檔案管理中的信息化管理水平有待提升。加上某些事業(yè)單位在會(huì)計(jì)檔案管理、存放等方面存在一定的問題，也會(huì)影響其會(huì)計(jì)檔案實(shí)踐過程中的管理效果。具體表現(xiàn)為：1）某些事業(yè)單位在會(huì)計(jì)檔案信息化管理中由于自身的信息意識(shí)薄弱，對(duì)功能強(qiáng)大的信息技術(shù)利用不充分，使得會(huì)計(jì)檔案信息化管理中所需的系統(tǒng)構(gòu)建不及時(shí)，進(jìn)而降低其管理工作效率；2）部分事業(yè)單位在會(huì)計(jì)檔案管理中未進(jìn)行有效的整理，且在檔案整理中存在著一定的隨意性，未給予會(huì)計(jì)檔案科學(xué)的存放管理足夠的重視，進(jìn)而引發(fā)了會(huì)計(jì)檔案管理問題。

3 機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理優(yōu)化對(duì)策

3.1 提高文書檔案管理工作的獨(dú)立性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作具有其獨(dú)特的專業(yè)性和獨(dú)立性，其工作性質(zhì)決定了它的工作方式有別于其他工作部門。許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位將文書檔案管理工作歸屬于行政服務(wù)部門，局限了文書檔案管理工作的發(fā)展空間。文書檔案管理因其具有獨(dú)立性，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要提高對(duì)文書檔案管理工作的重視，文書檔案記載了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展歷程。機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理部門要?jiǎng)?chuàng)新文書檔案管理工作制度，保證工作部門的獨(dú)立性，調(diào)整管理方式，擴(kuò)大查閱權(quán)限，為群眾放開查閱資料的權(quán)利。文書檔案管理工作人員要設(shè)置合理的彈性工作時(shí)間，并且承擔(dān)起維護(hù)檔案的監(jiān)管工作，促進(jìn)文書檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。

3.2 加強(qiáng)文書檔案管理工作人員培訓(xùn)

新時(shí)代背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作已經(jīng)成為一項(xiàng)綜合的技術(shù)型工作，隨著檔案種類與方式的增加，檔案文書檔案存儲(chǔ)方式的改變，使其在管理工作中要使用科學(xué)有效的管理方式。文書檔案儲(chǔ)藏時(shí)，要做到恒溫恒濕、避光保存，減少對(duì)文書檔案的消耗，甚至是破損。電子類文書檔案，要考慮存儲(chǔ)條件和存儲(chǔ)設(shè)備的質(zhì)量，盡量減少對(duì)電子設(shè)備的干擾。加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。引進(jìn)文書檔案管理工作人才，工作人員進(jìn)行定期考核。專業(yè)的檔案管理工作人員進(jìn)行文書檔案管理保存工作，保證文書檔案的良好儲(chǔ)存，便于文書檔案的查閱和檢查。

3.3 強(qiáng)化文書檔案管理工作信息化建設(shè)

隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案存儲(chǔ)方式的改變，信息技術(shù)在文書檔案管理工作中占據(jù)了越來越重要的作用，機(jī)關(guān)事業(yè)單位許多重要業(yè)務(wù)都要在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中進(jìn)行，產(chǎn)生了大量的電子文書檔案資料，這些資料的保存需要完備的信息化基礎(chǔ)設(shè)施。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要為文書檔案管理工作做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，引入先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)施，提高文書檔案管理工作的效率。文書檔案管理人員要積極努力學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，做好信息化革新工作。文書檔案管理工作人員要做好重要信息數(shù)據(jù)的收集和保管工作，利用相關(guān)軟件對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合整合，為相關(guān)工作人員提供重要的參考數(shù)據(jù)，及時(shí)對(duì)信息資料進(jìn)行獲取和存檔，促進(jìn)文書檔案管理工作的科學(xué)化和系統(tǒng)化，完善文書檔案信息化系統(tǒng)。做好文書檔案管理工作與其他崗位工作之間的銜接，提高文書檔案管理工作的工作效率。健全文書檔案管理工作的流程，形成完備的工作程序，避免不必要的資源浪費(fèi)，提高文書檔案管理工作水平。

3.4 強(qiáng)化數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案信息安全管理意識(shí)

隨著數(shù)字化的發(fā)展，博物館應(yīng)該強(qiáng)化數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案信息安全管理意識(shí)，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)檔案信息安全、保密技術(shù)常識(shí)，了解安全防范方法，避免因操作失誤使數(shù)據(jù)丟失或刪除，避免會(huì)計(jì)檔案信息泄露。同時(shí)，還要對(duì)會(huì)計(jì)原始憑證進(jìn)行數(shù)字化收集、處理與備份，以便讓整個(gè)會(huì)計(jì)檔案管理工作能夠形成數(shù)字化的規(guī)范管理。此外，還要重視完善硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)行規(guī)范化管理。會(huì)計(jì)檔案管理是事業(yè)單位重要基礎(chǔ)性工作，應(yīng)克服辦公經(jīng)費(fèi)、辦公用房緊張的問題，想法設(shè)法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的硬件建設(shè)，力求有專用庫房、閱檔室，并做到兩室分開，專室專用。庫房建設(shè)要防盜設(shè)施齊全，并達(dá)到有效預(yù)防要求，配備去濕機(jī)、空調(diào)器、火火器、溫度計(jì)，及時(shí)掌握并調(diào)整室內(nèi)溫濕度。

4 結(jié)束語

機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理，是促進(jìn)單位資源優(yōu)化、提高人力資源利用率的關(guān)鍵，在促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的前提下，進(jìn)一步強(qiáng)化文書檔案管理力度，可以優(yōu)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作環(huán)境，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理者制定各項(xiàng)決策提供支持，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的良好穩(wěn)定

發(fā)展。

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