探討單位檔案管理工作中的問題與解決措施

摘 要：農業科研單位重點研究農業科學相關的問題，是我國重要的事業單位之一，其檔案管理工作內容涉及農業科技研究活動中形成的各種文字、圖表、音像等科技材料，要引入知識管理的理念，加強對農業科研單位檔案管理工作中的問題的分析，并思考和探索與農業科研單位相契合的檔案管理科學化、規范化措施，更好地提升農業科研單位的檔案管理水平。

關鍵詞：農業科研；單位；檔案管理；問題；措施

農業科研單位作為我國重要的事業單位之一，涵蓋了農業管理經驗、科研技術開發推廣軌跡、農作物生長規律研究成果、優良品種試驗研究等農業科學方面的知識，它們都是極其重要的、不可替代的、具有保存價值的科技檔案內容，為了更好地實現科技興農服務，必須高度重視農業科研單位的檔案管理工作，要全面分析單位檔案管理工作中存在的問題和不足，探索與其相適宜的檔案管理措施和方法，提升農業科研單位檔案管理的知識化、科學化水平。

1 農業科研單位檔案管理工作的重要性認識

在農業科研單位的檔案管理工作之中，知識是重要的資源，要充分認識到農業科研單位檔案工作的知識性特征，意識到其促進科研實力發展的重要意義和作用。具體表現為以下方面的內容：

1.1 憑證作用

農業科研單位檔案是在單位科研活動中形成的真實的、原始的資料，具有真實性、客觀性，因而也顯示出農業科研單位檔案資料的可信性、權威性和珍貴性，體現出科研工作項目深入推進的重要憑證，是不可或缺的重要基石。

1.2 參考借鑒作用

農業科研單位的檔案材料記錄了科研工作的足跡和成果，是極其重要的載體，科研工作者可以在參與和借鑒前任者的研究成果的前提下，進行知識的傳承和創新，通過參考和借鑒前任者的研究方式、研究結論，可以融入與時代相契合的科研思維和理念，不斷生成新的農業科研知識和成果，充分反映和折射出單位科研活動的現狀和水平，并對開展新興科技的研究具有不可小覷的作用。

1.3 考核評估依據

農業科研單位的檔案材料內涵豐富的研究理論和成果，反映科研單位的自身實力，也是對農業科研單位進行考核評估的重要依據。當農業科研單位的檔案管理工作充分體現出知識性、科學性和現代化的特點時，則可以更好地促進和保障單位科研工作的發展和提升。

1.4 知識產權保護作用

檔案具有真實、客觀和公正性，因而也體現出一定的法律效力，由于它是農業科研單位工作中形成的知識性材料和載體，因而也突顯對其的知識產權保護的重要性，要重視對科研檔案的管理工作，充分意識到“皮之不存，毛將焉附”的道理，使檔案管理突顯其保護知識無形資產的價值。

2 農業科研單位檔案管理工作中存在的問題剖析

2.1 檔案管理意識相對薄弱

在農業科研單位的管理活動之中，對于農業科研檔案管理的意識和觀念還相對薄弱，一些單位沒有將檔案管理納入到管理體系的整體規劃之中，也沒有將其作為單位考核的范疇之內，缺乏對檔案管理工作的重視，認為只要能夠不丟失、不泄密就可以了，加之部分檔案管理工作人員缺乏足夠的責任心和服務意識，沒有更好地利用檔案進行服務，這就使單位的檔案管理工作處于被動應付的狀態，導致檔案采集、存儲、利用等工作存在缺失，降低了檔案管理的完整性和真實性水平，致使檔案管理與農業科研相脫節的現象。

2.2 檔案采集工作存在缺失

在農業科研單位的檔案管理采集工作之中，由于單位檔案管理人員大多是處于兼職的狀態，對于科研工作知識和檔案采集知識明顯存在欠缺，顯示出單位檔案采集力度不足的問題，通常是采取“坐等服務”的姿態進行檔案資料的采集，檔案采集管理人員與科技人員之間的聯系不夠緊密，缺乏協同和配合意識，這就使檔案采集管理相對被動，難以及時采集和歸檔相關的農業科研檔案資料，存在檔案資料隨人而走的情形，給單位造成難以彌補的損失。加之單位檔案管理采集歸檔制度的建設尚未完善，導致一些重要的科研技術信息沒有采集歸檔，降低了單位檔案管理的利用效能。

2.3 缺乏統籌規劃和檔案管理指導

由于農業科研單位的檔案表現出種類多、內容繁雜的特點，加之缺乏一定的規律性，這就使農業科研單位的管理工作難度加大，加之缺乏對單位檔案管理的統籌規劃和科學的檔案管理指導，致使單位檔案的檢索和利用受到阻礙，不利于單位科研工作的發展。

2.4 檔案信息化程度不高

受到意識觀念和資金等方面的限制和影響，一些單位的檔案信息化建設明顯遲滯，部分管理人員認為檔案管理工作的科技含量不高，只需要對相關的資料進行收集、整理和保管即可，無須使用現代信息化設備，這就使單位檔案管理的信息化水平不高，對于農業科研檔案資料的信息化錄入、保存、查閱還停留于紙質管理的階段，難以保證農業科研單位重要檔案資料的數字化管理和利用。

2.5 檔案管理工作人員的素質有待提升

農業科研單位的檔案管理工作人員大多是其他崗位調整或兼職的人員，他們缺乏對檔案管理專業知識的深刻認知，檔案管理工作的專業性明顯不足，加之自身兼任其他崗位的職務，難以抽出更多的時間學習和體會檔案管理知識，導致檔案管理工作規范性、科學性、知識化不足的現象。同時，部分檔案管理人員缺乏農業科技方面的基礎性知識，缺乏對農業科研檔案材料的準確辨識、分析的能力，這就極大地影響了農業科研材料的深度開發和價值利用。

3 農業科研單位檔案管理工作的解決措施探索

3.1 全面提升單位檔案管理意識和觀念

農業科研單位領導要高度重視檔案管理工作，將其作為單位統籌規劃和設計的管理內容之一，使之與其他工作建設處于相等的地位，加大對單位檔案管理工作的投入，對檔案管理工作提供強勁有力的組織支撐。同時，還要通過宣傳學習等不同方式，貫徹和學習《檔案法》，加強單位全體工作人員的檔案意識，要形成主動交資料的意識和習慣，充分認識農業科研檔案資料的重要性價值和意義，使之成為單位的公共資產加以收集和保管，而不是個人的私產能夠隨便帶走的資料，必須確保單位檔案信息合法、真實、準確、及時和完整，避免人檔分離的現象。

3.2 建立健全單位檔案管理制度體系

為了更好地做好農業科研單位的檔案管理工作，要規范單位檔案管理制度，必須建立和完善單位的檔案管理相關制度，如：《單位檔案管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱利用制度》、《檔案銷毀制度》等，要使之成為單位檔案管理工作的制度支撐和后盾。同時，還要充分考慮單位的實際情況，對各項檔案管理規章制度進行細化，包括檔案管理工作流程、檔案管理人員設置、檔案管理標準等，尤其是涉及農業科研知識產權的檔案，要加強規范化管理，切實保護廣大農業科技研究人員的自身利益。

3.3 加強農業科研單位檔案信息化管理

農業科研檔案區別于普通的文史資料，它是推進我國農業建設的重要資料和依據，要充分利用各種現代化媒體，使農業科研單位檔案向信息化的方向轉變。

1）建構科學高效的檔案數據庫管理系統。農業科研單位檔案管理工作要立足于自身的實際，建構科學高效的檔案數據庫管理系統，包括農業科研檔案的生成時間、主要內容、保密級別、維護要求等，采用紙質檔案與數字化檔案保存并舉的方式，實現對農業科研單位檔案資料的掃描、著錄、存儲和查閱，提升農業科研檔案資料的便捷化查詢和可控式管理。

2）確定單位檔案管理信息化建設標準。農業科研單位要順應時代的發展趨勢，確定檔案管理的信息化建設標準，使數據庫類別與農業科研單位信息化管理系統相對接，減少冗余的工作流程，確保單位檔案管理的協同高效。

3）完善信息化檔案管理的安全防范體系。要確定單位檔案使用和管理的權限，并對檔案管理進行安全監控，可以通過檔案文件加密、文件防寫、網絡監控等方式，確保單位檔案管理的安全。

3.4 建構單位檔案云管理平臺，提升單位檔案管理效能

要充分利用大數據、云計算等平臺，對農業科研檔案進行高效的存貯和利用，由于現代農業科學研究涉及巨大的試驗數據量，試驗記錄也正向無紙化、電子化的方向發展，為此，要在系統調研的前提下，建構檔案云管理平臺，進行農業科研檔案的歸類、檢索、共享更好地滿足現代農業發展的需求。同時，可以在農業科研單位的檔案云管理平臺之中，展示單位農業科研的成果，探討農業科研創新技術，并就農業物聯網、供需對接、虛擬技術、創新知識庫等方面進行建構，較好地體現農業科研單位檔案云管理平臺的價值。

3.5 提升農業科研單位檔案管理工作人員的素質

要重視農業科研單位檔案管理工作人員的隊伍建設，樹立檔案管理人員的服務觀念、安全觀念、創新觀念，通過培訓和學習等不同方式，增強單位檔案管理人員的檔案鑒別能力、檔案整理能力、檔案開發利用能力，并不斷提高自己的檔案管理信息化管理水平，更好地豐富檔案管理工作人員的知識架構，以高度的責任心提高檔案管理工作的積極主動性和創造性，為農業科研單位檔案管理奠定重要的人員基礎。同時，要增強農業科研單位檔案管理人員的知識產權管理意識，要充分認識到科研檔案信息的無形資產價值，樹立知識產權保護觀念，在工作中注重知識產權相應的管理工作內容，提升農業科研檔案的利用價值。

綜上所述，在信息化發展迅猛的時代背景下，農業科研單位的檔案管理工作要轉變傳統的觀念和模式，必須充分認識到單位檔案管理的重要性意義，以知識管理、信息管理和科學管理的觀念和思想，強化單位檔案管理工作，在充分認識自身存在的問題的前提下，完善單位檔案管理制度體系，優化和創新單位檔案管理的方法和流程，加強單位檔案管理的信息化建設，加強對單位知識產權的保護。

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作者簡介

羅志花（1983-），女，福建龍巖，本科，研究方向：檔案管理。