淺淡企業(yè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作

史慧娟

檔案數(shù)字化，始于20世紀(jì)80年代末，伴隨著21世紀(jì)的到來，檔案數(shù)字化也從案卷級的目錄文件全面快速發(fā)展為信息全文數(shù)字化。這使得遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)查詢與利用得以實(shí)現(xiàn)，不僅拓展了檔案信息資源的交流與共享，也節(jié)約了大量的社會資源。檔案數(shù)字化主要包括紙質(zhì)檔案掃描、微縮拷貝片的掃描、數(shù)碼相機(jī)拍攝、三維立體掃描及音頻視頻檔案的數(shù)字化采集。個(gè)人將就紙質(zhì)檔案的數(shù)字化淺談如下幾點(diǎn)體檢：

1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化前期準(zhǔn)備工作

正所謂謀定而后動，想要做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，首先要做好方案或規(guī)劃，紙質(zhì)檔案數(shù)字化方案制定的是否合理，直接影響了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的質(zhì)量。而一份好的方案中至少應(yīng)包括組織架構(gòu)、資源配置、相應(yīng)流程、明確的標(biāo)準(zhǔn)等幾部分。

組織架構(gòu)方面，紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中應(yīng)明確檔案鑒定小組成員、工作小組成員及其他業(yè)務(wù)支持人員。鑒定小組成員對哪些紙質(zhì)檔案需要數(shù)字化、數(shù)字后檔案的質(zhì)量起到評定作用，這類人員要求有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)與精準(zhǔn)的判斷能。工作小組成員且負(fù)責(zé)具體的數(shù)字化工作，這類人員要求有路線客人責(zé)任心，工作細(xì)致負(fù)責(zé)，且應(yīng)熟悉相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范能夠熟練使用相關(guān)設(shè)備與軟件。其他業(yè)務(wù)支持人員如設(shè)備采購、維護(hù)人員，易耗品供給人員等等。

資源配置方面，主要是指紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中需使用的軟、硬件，如掃描儀、復(fù)印機(jī)及各種數(shù)字化軟件。其中數(shù)字化軟件的種類繁多，各具特色，故而在選擇時(shí)要結(jié)合單位的自身特點(diǎn)慎重選取。選擇合適自身特點(diǎn)的軟件將對之后的工作起到事半功倍的效果。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化是一項(xiàng)細(xì)致而繁瑣的工作，因而事前建立流程制度是必不可少的，從紙質(zhì)檔案的鑒定、預(yù)處理、分發(fā)、掃描、檢測、驗(yàn)收、入庫、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、設(shè)備維護(hù)、安全保密管理等工作不僅要明確要求也應(yīng)分配到人且要職責(zé)清晰。建議設(shè)計(jì)合理的表單與臺賬，明確要求的同時(shí)也便于追溯。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，必須嚴(yán)格遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，以確保日后數(shù)字化的檔案資源可以互連共享。例如《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》DA/T31-2005等。

2 需數(shù)字化的紙質(zhì)檔案的鑒定工作

這項(xiàng)工作由鑒定小組完成，首先是鑒定小組成員依據(jù)館藏檔案的內(nèi)容、形成年代、來源、利用率、完整程度等要素進(jìn)行系統(tǒng)的分析，對其是否需要進(jìn)行好數(shù)字化進(jìn)行評判，然后由鑒定小組組長對其鑒定結(jié)果進(jìn)行把關(guān)。鑒定時(shí)可參照如下三個(gè)原則：

1）精煉原則。鑒定人員可在鑒定時(shí)剔除重復(fù)和無價(jià)值的文件。比如存有草稿、定稿與正本的檔案，僅好數(shù)字化正本即可；再如正本有多份的情況下，選擇字跡清晰的版本掃描。總之精煉原則主要是從節(jié)省經(jīng)費(fèi)提高效率的角度出發(fā)的。

2）系統(tǒng)性原則。鑒定人員在鑒定時(shí)也要考慮檔案的系統(tǒng)性、全面性，必須要保持檔案之間的聯(lián)系。比如公文中同一活動的請示件與相應(yīng)的批復(fù)件，不可因?yàn)榕鷱?fù)件不是本單位發(fā)文就予以數(shù)字化。再如還在現(xiàn)產(chǎn)的科技檔案，其初步設(shè)計(jì)階段、詳細(xì)設(shè)計(jì)階段、試驗(yàn)試制階段、定型階段、批生產(chǎn)階段等各階段檔案文件均應(yīng)數(shù)字化，而不能僅保留最新階段的檔案。

3）效益最大化原則。鑒定中應(yīng)結(jié)合各單位自身實(shí)際，力爭以最小的投入使有價(jià)值的檔案能最大限度地發(fā)揮作用，這就是效益最大化原則。對于一此歷史較長的單位，建議可以從利用率的角度來及保護(hù)珍貴檔案的角度考慮檔案數(shù)字化的優(yōu)先程度。

3 紙質(zhì)檔案數(shù)字化的檢查、驗(yàn)收及相關(guān)后續(xù)工作

1）掃描圖像的檢查、驗(yàn)收。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作完成后，應(yīng)由技術(shù)人員還應(yīng)對數(shù)字化后的檔案進(jìn)行檢查，主要包括掃描的圖像是否清晰完成、有無偏斜、有無顛倒、順序是否正確連貫。如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充掃描以確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。

2）數(shù)據(jù)上傳的檢查、驗(yàn)收。之后就是數(shù)據(jù)的掛接，通過機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫與已掃描的圖像文件進(jìn)行掛接，對掛接的文件也需再次校對復(fù)核，以確保數(shù)據(jù)庫內(nèi)的相關(guān)文件信息一圖像文件一一對應(yīng)。同時(shí)一定要注意數(shù)據(jù)的備份，檢查光盤、硬盤是否能正常讀取，內(nèi)容是否完整。

3）其他后續(xù)工作。對原紙質(zhì)檔案，工作人員也應(yīng)對其數(shù)量、順序、狀況進(jìn)行清點(diǎn)、核對，主要檢查紙無損壞、丟失、涂改等情況；除此之外，也不能忽視紙質(zhì)檔案數(shù)字化過成中形成的鑒定文件材料、審批文件、總結(jié)報(bào)告等，這些重要材料都應(yīng)立卷歸檔，作為紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的重要組成部分。

綜上所述，隨著計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化已成必然。檔案館人員必須面臨挑戰(zhàn)，不斷提高自身素質(zhì)、轉(zhuǎn)變思想，結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)，促進(jìn)數(shù)字化檔案建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展，更好的為公司經(jīng)營管理服務(wù)，提升檔案的價(jià)值。