現階段事業單位檔案管理工作存在的問題與對策

王燕林

摘 要：檔案管理是事業單位工作的重要組成部分，應當從事業單位的發展需求出發，形成完善的事業單位檔案管理工作機制，有效解決事業單位檔案管理存在的問題，形成科學化、規范化與標準化的檔案管理機制。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；問題分析

本文從事業單位檔案管理工作的需求出發，根據事業單位檔案管理工作信息化與標準化的改革方向，在事業單位分類改革背景下探討事業單位檔案管理改革方向。

1 事業單位檔案管理工作的主要問題

1）檔案管理理念更新不足。當前事業單位檔案管理工作理念還較為落后，沒能從檔案管理信息化、標準化與行政化的角度進行建設，存在著檔案管理工作與實際業務發展需要不適應的問題。首先，沒有充分的實現事業單位有關公益事業檔案的全面開放，現有業務檔案資源不能發揮出其實現應用價值，檔案資源不僅不能滿足系統內部人員查閱使用需求，而且沒能有效的實現向社會公眾蔟。其次，事業單位檔案資料與上級行政部門與平級各單位的交互性不足，不能按照上級檔案局的要求完善事業單位檔案數據信息的報送機制，在檔案報送的過程中存在著質量低和效率差的實際問題。第三，還有的事業單位檔案管理沒能有效樹立互聯網與大數據思維，檔案管理工作還主要以制紙檔案為主，沒能建立完善的檔案數據信息源，檔案資料內容有限，數據有限，類型單一，影響事業單位檔案事業長遠發展。

2）檔案的信息化水平較低。在大數據與云計算的環境下，要求事業單位日益向著信息化的方向發展檔案事業，但是現有的檔案管理方式不僅不滿足信息化檔案管理工作的需求，而且檔案管理信息化軟硬件建設不足，影響檔案工作的長遠發展。首先，事業單位檔案管理系統不統一，市級及以上事業單位中部分科研型事業單位自主開發檔案管理系統，大部分事業單位自備檔案計算機硬件設備運行檔案局配發的檔案管理系統，但是統一的檔案管理系統運行效率較低，上級檔案主管部門沒能實現對基層事業單位檔案業務的統籌管理，現有統一檔案管理系統的業務針對性相對較弱。而自主開展的檔案管理系統雖然有較強針對性，但是安全性相對不足，存在較在的系統漏洞和安全隱患。還有的區、縣級事業單位檔案資料僅停留在電子化程度，還沒能實現數據電子信息檔案的共享與有效傳遞。

3）檔案管理人員素質較低。目前基層事業單位的檔案管理人員的素質相對較低，現有的檔案管理人員不足以應對事業單位檔案管理工作的需要，存在著檔案管理理念相對落后，技術手段不足以應付信息化檔案管理工作需要，檔案管理人員老化嚴重的問題。首先，基層事業單位普遍的欠缺優質的檔案管理專業技術人員，擁有專業資質和相應學歷的檔案管理專業技術人員少之又少，存在著兼職檔案管理人員多于實職檔案管理人員的現實問題。其次，檔案管理人員的專業技術老化嚴重，由于缺乏長期針對性的業務培訓機制，現有檔案管理人員的業務素質不適應現代檔案管理工作的需要。現有檔案管理人員不能滿足檔案管理系統開發與應用維護現實需要。第三，檔案管理人員的考核管理不足，不能有效指出檔案管理人員的改進空間，檔案管理人員晉升空間不足，在職稱評定與工資晉級方面明顯落后于業務干部，因此影響檔案管理工作人員的積極性。

2 事業單位檔案管理工作的基本原則

1）從事業單位實際出發原則。當前加強事業單位檔案管理工作的改革，必須從事業單位的實際情況出發，著力圍繞著事業單位檔案事業發展需要進行改革，形成完善的事業單位檔案管理工作體系。首先，事業單位應當有效應對當前的事業單位分類改革形勢，著力按照公益類，轉企類和行政類事業單位的改革方向確定檔案管理工作的基本思路，明確具體的事業單位檔案管理方式。其次，事業單位檔案管理工作改革要從事業單位的具體業務需求出發，注重完善事業單位檔案管理工作體系，明確事業單位檔案管理業務特征，著力構建與收集業務數據體系相適應的檔案管理工作體系。第三，完善內部運行工作體系，有效降低檔案管理工作的成本，全面提高檔案管理工作效率，解決當前事業單位管理工作存在的實際問題。

2）面向信息化發展方向原則。加強事業單位檔案管理工作水平，應當面向檔案管理工作的未來發展方向，從傳統的檔案管理理念向著信息檢索技術方向發展，要切實從提高檔案管理使用智能化的方向加強檔案管理工作。首先，突出事業單位檔案管理的公益屬性，著力圍繞著事業單位檔案資源是社會寶貴財務的特點，不斷提高事業單位檔案的開放性，注重應用開放性的思維努力構建事業單位服務社會大眾的開放服務系統。其次，加強數據的實時互動傳輸，全面實現檔案管理系統與事業單位辦公自動化系統的深入聯系，全面加強數據信息的收集工作。第三，形成完善的檔案管理工作機制，注重形成全兼職配合的檔案管理工作體系，促進信息化檔案管理制度形成。

3 事業單位檔案管理工作的有效策略

1）完善事業單位檔案管理制度。為了做好事業單位的檔案管理水平，實現事業單位檔案管理工作質量的快速提升，應當加強事業單位檔案管理工作制度建設，著力提高對檔案管理重視程度。首先，運用制度化的要求，有效明確上級有關事業單位檔案管理工作任務要求，提出事業單位檔案管理工作的先進理念，在上級文件要求下制定本單位檔案管理工作方案。其次，形成完善的責任制度體系，加強事業單位檔案管理工作責任制度的建設工作，要安排專職人員進行檔案管理工作，提高領導對檔案管理工作的重視程度，有效解決檔案管理責任不落實的問題。第三，形成標準化的檔案管理流程文件與操作細責要求，提高檔案管理工作的標準化與制度化水平，解決檔案管理工作中的實際問題，達到全面提高檔案管理水平目標。

2）提升檔案管理信息化水平。信息化是檔案管理工作的趨勢，當前應當從大數據的前沿需求著眼，完善做好事業單位檔案管理事業的發展規劃，全面加強對事業單位檔案管理信息化工作水平的提升。首先，開發符合各系統檔案管理需求的行政事業單位共享的檔案運行體系，切實把基層事業單位納入到廣泛的大型檔案管理系統當中，著力有上級部門融合開發完善的檔案管理系統。其次，提高事業單位檔案智能化上網水平，進一步加強事業單位檔案資源的網絡化，注重找出事業單位檔案管理信息化的改進拓展空間。第三，全面提升事業單位檔案管理信息系統的硬件建設水平，完善階梯式的發展思路，能夠以小步快走的方式加快事業單位檔案管理硬件的建設。第四，找出檔案管理信息化的安全漏洞，全面加強信息化環境下的檔案管理安全問題，著力從安全角度加強硬件設施設備的配備工作。

3）加強檔案管理人才的建設。只有提高事業單位檔案管理人才的水平，才能解決事業單位檔案管理工作中的實際問題，全面提高檔案管理工作有效性。首先，加強專業檔案管理人才的配置工作，著力利用事業單位公開招聘與特殊人才引進的方式引進高端的檔案管理人才，并且加強事業單位檔案管理人員的待遇。其次，加強對現有專兼職檔案管理人員進行培訓，創新使用網絡化、講座、脫崗學習等培訓方式，完善檔案管理人才的發展培訓計劃，著力提高現有檔案管理人員的知識能力。第三，加強檔案理人員的業務技能考核評價，形成完善的績效考評體系，從專業角度加強對檔案管理人員的管理考評，找出檔案管理人員改進的空間和發展目標，促進檔案管理人員不斷進行自我完善，從而為實現創新性的檔案事業發展貢獻力量。

4 結論

加強事業單位檔案管理改革，必須完善事業單位檔案管理工作體系，發揮現有檔案管理人員的作用，強化檔案管理工作的信息化水平，解決檔案管理中的實際問題，在現有條件下促進事業單位檔案管理快速發展。

參考文獻

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