大數(shù)據(jù)背景下學(xué)校檔案管理信息化策略探究

董明岡 張煒

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，使得大數(shù)據(jù)在各行業(yè)都得到了廣泛的應(yīng)用。在大數(shù)據(jù)背景下，學(xué)校檔案管理工作也逐漸朝著信息化方向不斷轉(zhuǎn)變。文章論述了大數(shù)據(jù)背景下學(xué)校檔案管理信息化的內(nèi)涵和必要性，提出了大數(shù)據(jù)背景下學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)策略，希望能為學(xué)校檔案管理信息化路徑探索提供理論依據(jù)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)背景；學(xué)校；檔案管理；信息化

大數(shù)據(jù)是以信息技術(shù)為支撐的信息資料的總稱。大數(shù)據(jù)的發(fā)展使人們的生活發(fā)生了巨大的變化，也給學(xué)校檔案管理工作提供了便利。不過，大數(shù)據(jù)是一把雙刃劍，它也給學(xué)校檔案管理帶來了挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，學(xué)校檔案管理只有走信息化發(fā)展之路，才能滿足檔案工作需要。為此，本文特意分析了學(xué)校檔案管理信息化的內(nèi)涵和必要性，提出了學(xué)校檔案管理建設(shè)策略。

1 學(xué)校檔案管理信息化的內(nèi)涵和必要性

大數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)內(nèi)容豐富、數(shù)據(jù)形式多樣、數(shù)據(jù)涵蓋范圍廣、數(shù)據(jù)處理速度快等特點(diǎn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，使得學(xué)校檔案管理工作的內(nèi)容、環(huán)境和對(duì)象都變得非常復(fù)雜。傳統(tǒng)的效率低下的檔案管理模式，已經(jīng)無法滿足檔案管理工作的需要。如在大數(shù)據(jù)到來之前，學(xué)校檔案以紙質(zhì)檔案（文字、圖表）聲像資料為主，檔案管理對(duì)技術(shù)和效率的要求不是很高。但是在大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著信息化技術(shù)的推廣，電子檔案的內(nèi)容和種類都不斷增多，檔案檢索、查詢、存檔程序更加復(fù)雜，這些，都給檔案管理工作提出了新的要求。為了提高檔案服務(wù)水平，拓展檔案服務(wù)范圍，檔案信息化建設(shè)也成為時(shí)代發(fā)展的要求。為此，許多學(xué)校都加大了檔案信息化管理投入。而學(xué)校軟硬件設(shè)施的逐步完善，現(xiàn)代化管理模式的成立，也為檔案信息化建設(shè)提供了良好的條件。因此，學(xué)校必須要與時(shí)俱進(jìn)，抓住信息化發(fā)展機(jī)遇，走檔案信息化建設(shè)之路。

2 大數(shù)據(jù)背景下學(xué)校檔案管理信息化策略

2.1 與時(shí)俱進(jìn)，樹立檔案信息化建設(shè)意識(shí)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，是一個(gè)不可逆轉(zhuǎn)的社會(huì)趨勢(shì)。如今，大數(shù)據(jù)在工商、醫(yī)療等行業(yè)的輔助功能不斷凸顯，學(xué)校也要順應(yīng)大數(shù)據(jù)發(fā)展趨勢(shì)，樹立檔案信息化意識(shí)，擯棄傳統(tǒng)的以手工和人力來進(jìn)行檔案管理的管理模式，加強(qiáng)與周圍學(xué)校的合作，制定適合本校的檔案信息化管理方案，明確學(xué)校檔案信息化管理目標(biāo)，完善檔案信息化管理制度，包括檔案管理信息化保障制度、管理制度、績(jī)效考核制度等，確保學(xué)校檔案管理工作能有序展開。在此基礎(chǔ)上，學(xué)校要加大檔案管理信息化建設(shè)資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，購(gòu)置先進(jìn)的檔案系統(tǒng)和檔案管理設(shè)備，為檔案管理信息化打好基礎(chǔ)。與此同時(shí)，重視檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，做好檔案宣傳工作，營(yíng)造全體上下關(guān)注、支持檔案管理工作的發(fā)展氛圍。例如，在學(xué)校檔案信息化管理的過程中，構(gòu)建一體化數(shù)字檔案管理信息庫，將教學(xué)系統(tǒng)中的成績(jī)、助學(xué)金、獎(jiǎng)學(xué)金、學(xué)生政治表現(xiàn)、心理發(fā)展情況、學(xué)生宿舍檔案、教師入職檔案以及教師獎(jiǎng)懲檔案等，通過這樣的方式完善大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)，保證學(xué)生事務(wù)管理有序的開展，保證管理服務(wù)質(zhì)量和效率。

2.2 加大技術(shù)創(chuàng)新，確保檔案系統(tǒng)的安全

在學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是重點(diǎn)。檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重點(diǎn)是在軟硬件設(shè)施完善的基礎(chǔ)上，依托智能工具，進(jìn)行檔案資源收集，對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，借助智能化工具為檔案管理、檢索和利用提供方便。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，各種智能終端的廣泛使用，使用戶隨時(shí)獲取檔案信息成為了可能。不過，為了確保信息的安全性，學(xué)校在數(shù)據(jù)庫建設(shè)中還要對(duì)一些信息進(jìn)行識(shí)別和篩選，并不斷充實(shí)檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容。學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的最終目的是為廣大師生提供檔案服務(wù)，而檔案服務(wù)的基礎(chǔ)是有效控制和管理檔案資源。所以，學(xué)校要加大技術(shù)創(chuàng)新，加大檔案安全管理力度，以確保檔案信息安全。學(xué)校檔案信息安全管理措施有：首先，健全法律安全保護(hù)體系，要求管理人員樹立信息安全意識(shí)，按照規(guī)章制度做好檔案安全管理。其次，創(chuàng)建安全環(huán)境，建立檔案信息安全預(yù)警機(jī)制，通過購(gòu)買正版軟件、防火墻、系統(tǒng)加密、訪問權(quán)限設(shè)置等多種技術(shù)手段預(yù)防病毒入侵，確保檔案信息安全。例如，在高校檔案信息化管理中，注重云存儲(chǔ)和云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用，解決學(xué)校檔案資源信息儲(chǔ)存不足的問題，有效利用云架構(gòu)模型，加強(qiáng)學(xué)校之間檔案數(shù)據(jù)信息的相互聯(lián)系和共享，充分利用移動(dòng)智能終端技術(shù)，不斷擴(kuò)展學(xué)生檔案資源訪問渠道，提高檔案管理的信息化水平。

2.3 重視檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高服務(wù)能力

學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)，要以服務(wù)校園建設(shè)為宗旨，而服務(wù)校園建設(shè)，離不開檔案工作人員的支持與奉獻(xiàn)。過去，一些學(xué)校雖然在檔案信息化管理上早已起步，不過，由于人力資源短缺，檔案工作人員綜合素質(zhì)不高，所以學(xué)校檔案信息化系統(tǒng)和平臺(tái)都無法發(fā)揮應(yīng)有作用。鑒于此，在學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的同時(shí)，學(xué)校還要重視檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，將檔案工作人員組織起來，開展信息化培訓(xùn)教育，帶領(lǐng)他們學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案信息化管理方法，以提高檔案工作人員的技術(shù)水平和信息化素養(yǎng)，確保檔案工作人員的綜合能力能滿足檔案管理需要。學(xué)校檔案管理人員也要樹立服務(wù)理念，根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況選擇合理的檔案管理模式，并針對(duì)特殊群體推出針對(duì)性的檔案服務(wù)產(chǎn)品，以提高檔案信息資源的利用率，為教育事業(yè)發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。高校管理們應(yīng)當(dāng)采取有效的宣傳措施，提高高校檔案信息化管理的全面意識(shí)，不斷增強(qiáng)高校檔案管理信息化軟實(shí)力。在提高檔案管理人員專業(yè)技能和職業(yè)道德的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)檔案管理實(shí)踐活動(dòng)的開展。如組織學(xué)生參與志愿者活動(dòng)，通過實(shí)踐活動(dòng)的開展，培養(yǎng)學(xué)生的社會(huì)責(zé)任感，保證檔案乖工作的開展。加強(qiáng)不同部門之間的合作，保證檔案管理工作的開放性和多元化，保證大數(shù)據(jù)背景下檔案管理信息化水平。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案管理信息化是大數(shù)據(jù)背景下，學(xué)校檔案管理的必然趨勢(shì)，也是提高檔案管理效率的有效途徑。所以，學(xué)校要以大數(shù)據(jù)為背景，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定檔案管理信息化發(fā)展方案，完善檔案管理服務(wù)，發(fā)揮檔案信息化的優(yōu)勢(shì)，發(fā)掘檔案信息的有效價(jià)值，為用戶提供高水平的檔案服務(wù)。

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