檔案管理人員素質(zhì)芻議

王黎明

摘 要：檔案管理是檔案事業(yè)的重要組成部分，也是檔案事業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定、健康發(fā)展的重要保證，檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低直接會(huì)影響著檔案業(yè)務(wù)工作的效率、質(zhì)量和水平，這就要求檔案管理人員具備更新、更高、更強(qiáng)的能力和素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；人員素質(zhì)

1 新形勢(shì)下檔案管理人員面臨的挑戰(zhàn)

新形勢(shì)下檔案管理工作的突出特點(diǎn)是技術(shù)更先進(jìn)、內(nèi)容更豐富、分工更專業(yè)。技術(shù)更先進(jìn)集中體現(xiàn)在檔案管理中普遍采用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，極大地提高了檔案管理的效率和效果； 內(nèi)容更豐富主要是由于知識(shí)爆炸時(shí)代衍生出更多的信息，許多重要信息都納入了檔案管理范圍之內(nèi)；分工更專業(yè)意味著檔案管理作為一門專業(yè)化管理工作， 已經(jīng)在眾多單位中得到重視和普及。然而，新形勢(shì)下的檔案管理也必然伴隨著其自身固有的缺陷和弱點(diǎn)，即保真、保密、保存、保讀取等難題。這都為檔案管理人員提高能力素質(zhì)提出了新的挑戰(zhàn)。

2 檔案管理人員的政治素質(zhì)

檔案的內(nèi)部包含政治、軍事、經(jīng)濟(jì)等各個(gè)方面，而檔案的重要性、一定時(shí)期范圍內(nèi)的保密性，都決定了檔案管理人員必須具備政治覺悟和政治敏感性，在檔案的收集、存儲(chǔ)和利用過程中，要有正確的政治方向、政治立場(chǎng)和紀(jì)律、政治敏感性、鑒別力和清醒的頭腦，分清檔案的利用范圍。有些檔案涉及到國家安全和社會(huì)穩(wěn)定，有些檔案關(guān)系到企業(yè)競(jìng)爭與發(fā)展，有些檔案影響到個(gè)人隱私與生活，因此，檔案管理人員應(yīng)該樹立較強(qiáng)的安全防范意識(shí)，防止檔案泄密事件發(fā)生。

3 檔案管理人員應(yīng)具備較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)及安全意識(shí)

以往，檔案管理具有極強(qiáng)的被動(dòng)性，將工作定位于保管為主。 然而，隨著當(dāng)前形勢(shì)和社會(huì)發(fā)展的需要，檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值、市場(chǎng)價(jià)值逐漸顯現(xiàn)出來，這就要求檔案管理人員樹立超前服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，深入社會(huì)調(diào)查研究，了解信息需求方向，充分發(fā)揮好檔案信息資源的作用，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。新形勢(shì)下優(yōu)秀的檔案管理人員應(yīng)具備高度的檔案意識(shí)，能夠在紛繁復(fù)雜的大量信息中提取有價(jià)值的信息進(jìn)行存檔利用。檔案在存儲(chǔ)和利用過程中很多具有保密性，超過這種范圍和期限、忽視檔案的保密性，在一定程度上觸犯了法律。如《中華人民共和國保守國家秘密法》（以下簡稱《保密法》）規(guī)定：“任何危害國家秘密安全的行為，都必須受到法律追究。”法律意識(shí)是指檔案管理人員應(yīng)具備一定的法律知識(shí)，包括《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）、《保密法》等整體性檔案管理法律和相關(guān)的專業(yè)檔案管理領(lǐng)域的法律法規(guī)，并做到及時(shí)關(guān)注最新的法律法規(guī)文件。

4 檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)素質(zhì)與創(chuàng)新意識(shí)

檔案管理涉及檔案的收集、立卷歸檔、分類核查等方面，每一步工作都有一定的模式和規(guī)范，需要檔案管理人員具備一定的檔案管理相關(guān)理論知識(shí)和實(shí)踐能力。只有檔案管理知識(shí)積累到一定的廣度和深度，在實(shí)際工作中才能融會(huì)貫通，不斷發(fā)現(xiàn)新情況、解決新問題，有利于檔案的科學(xué)合理形成、利用和檔案事業(yè)的發(fā)展。創(chuàng)新是工作持續(xù)改進(jìn)、不斷再上新臺(tái)階的動(dòng)力，新形勢(shì)下，以往那種因循守舊、墨守陳規(guī)的工作做法將不再適應(yīng)。因此，檔案管理人員必須樹立創(chuàng)新意識(shí)，勇于探索、勇于創(chuàng)新，不斷研究共性的、規(guī)律性的新問題，提出創(chuàng)新的決策對(duì)策和辦法。

5 檔案管理人員應(yīng)具備基礎(chǔ)的實(shí)際操作技能與相關(guān)科技技能

要成為一名合格的檔案管理人員，最基礎(chǔ)的是要具備實(shí)際操作技能，具體包括檔案文書立卷、檔案整理、編目、鑒定，檔案著錄、標(biāo)引、檔案的保護(hù)等。 此外，還需要具有統(tǒng)籌安排、仔細(xì)耐心的基本品質(zhì)。當(dāng)代科學(xué)和技術(shù)的進(jìn)步，改變了生產(chǎn)和生活方式，使檔案管理方式和內(nèi)容發(fā)生變化，檔案存儲(chǔ)的方式在原有紙質(zhì)存貯的基礎(chǔ)上增加了電子存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)等各種形式，要求檔案管理人員具備一定的應(yīng)用現(xiàn)代先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的能力，如計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、外語能力等。

6 檔案管理人員應(yīng)具備豐富的組織協(xié)調(diào)及管理能力

要成為一名優(yōu)秀的檔案管理人員， 除了具備基本操作技能外，還需要打造自己的管理能力。 檔案管理工作涉及到收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、開發(fā)利用等一系列程序，如何能夠協(xié)調(diào)處理好這些程序的銜接，必然要求具備一定的管理能力。在實(shí)際工作中檔案人員的協(xié)調(diào)能力的發(fā)揮常常與檔案的齊全完整聯(lián)系在一起。為了做好檔案工作，檔案管理人員要和有關(guān)部門、有關(guān)人員打交道。如何才能得到各方面的支持，除了靠有關(guān)的規(guī)章制度外，更主要的是靠檔案工作者自身協(xié)調(diào)能力的發(fā)揮，通過工作達(dá)到各部門檔案管理協(xié)調(diào)統(tǒng)一 。

7 檔案管理人員應(yīng)具備較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力

適應(yīng)新形勢(shì)的要求，檔案管理人員還必須具備學(xué)習(xí)的能力。 當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入終身學(xué)習(xí)的時(shí)代，不會(huì)學(xué)習(xí)將會(huì)成為新時(shí)代的“文盲”。同樣，檔案管理工作內(nèi)容、技術(shù)也在日新月異，不主動(dòng)學(xué)習(xí)、不善于學(xué)習(xí)，將最終會(huì)被淘汰。檔案工作者應(yīng)牢固樹立“學(xué)以立德，學(xué)以增才，學(xué)以致用"的理念，不斷提高政策理論水平，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，不斷開闊眼界胸襟，努力成為服務(wù)科學(xué)發(fā)展的行家里手，努力成為復(fù)合型、全能型人才，提高自身的學(xué)習(xí)能力。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷地發(fā)展，各類文檔數(shù)量越來越多，也為檔案管理工作提出了新的要求。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)的工作，要求檔案工作者既要有高度的責(zé)任感，又要具有扎實(shí)的檔案管理專業(yè)水平，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。

8 檔案管理人員應(yīng)具備高度的職業(yè)責(zé)任感和認(rèn)同感

檔案管理兼具管理性和服務(wù)性，是一項(xiàng)長期、繁復(fù)且相對(duì)枯燥的工作，檔案內(nèi)容的保密性、價(jià)值要求檔案管理人員細(xì)致做好每一步工作，這建立在檔案管理人員對(duì)自身工作具有高度的職業(yè)責(zé)任感和職業(yè)認(rèn)同感，才能更加科學(xué)高效的完成檔案管理工作。檔案專業(yè)工作人員應(yīng)該安心本職工作，熱愛檔案事業(yè)，有較強(qiáng)的事業(yè)心，懂得文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史等檔案專業(yè)基本知識(shí)，熟悉黨和國家有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)法規(guī)和方針政策，熟悉上級(jí)檔案行政管理部門的各種業(yè)務(wù)規(guī)定，熟悉自己所從事的業(yè)務(wù)工作；能把檔案專業(yè)法規(guī)、政策和檔案專業(yè)基本知識(shí)以及其他專業(yè)知識(shí)靈活運(yùn)用于自己的工作實(shí)際，熟練完成自己的業(yè)務(wù)工作。高素質(zhì)的檔案管理人員應(yīng)該培養(yǎng)愛崗敬業(yè)、求真務(wù)實(shí)、甘于奉獻(xiàn)的精神。 只有對(duì)檔案管理工作熱愛乃至迷戀，才能全身心地投入到工作之中，做出新的成果；只有求真務(wù)實(shí)的作風(fēng)，才能腳踏實(shí)地，一步一個(gè)腳印，闖出自己的一片天地；只有甘于奉獻(xiàn)的精神，才能充滿前進(jìn)的動(dòng)力。

隨著社會(huì)、科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對(duì)象、管理方式都發(fā)生著變化，現(xiàn)代技術(shù)也廣泛應(yīng)用到檔案管理工作中。因此，提高檔案工作人員的素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。檔案管理工作整體水平的提高關(guān)鍵在于人才素質(zhì)的提升，這既是當(dāng)前檔案管理工作的重點(diǎn)，也是實(shí)踐中的難點(diǎn)。提高檔案管理人員整體素質(zhì)需要借助于創(chuàng)造良好的競(jìng)爭氛圍，建立科學(xué)的激勵(lì)體系，健全公開、公平的考核評(píng)估機(jī)制，并加大對(duì)員工的培訓(xùn)力度，倡導(dǎo)員工自我學(xué)習(xí)。

在新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)面前，檔案人員也應(yīng)站在新的高度，用更寬廣的視野、更新的思路開拓創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，擔(dān)負(fù)起推動(dòng)現(xiàn)代化建設(shè)的歷史使命。檔案人員應(yīng)成為具有廣博知識(shí)，精通本行業(yè)務(wù)，能夠從容面對(duì)競(jìng)爭與挑戰(zhàn)的現(xiàn)代化的檔案管理干部。同時(shí)，檔案人員基本素質(zhì)的培養(yǎng)，是一項(xiàng)艱巨而緊迫的任務(wù)。為此，既需要檔案行政部門的高度重視和統(tǒng)籌規(guī)劃，更需要檔案工作人員的高度自覺和勤奮鉆研，把這兩方面結(jié)合起來，檔案人員的基本素質(zhì)才能夠有所提高。