檔案管理信息化工作建設(shè)

寧雪松

摘要：信息化檔案管理，是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。傳統(tǒng)的檔案管理工作內(nèi)容，融入信息化元素、信息化工具以及信息化的管理辦法，能夠解決檔案管理中存在的一些問(wèn)題，例如（耗費(fèi)人力管理資源、紙質(zhì)文件難以妥善保存）等等。同時(shí)能夠發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，讓檔案管理工作變得更加高效率、更加科學(xué)，拓展檔案管理發(fā)揮的功能范圍。本文就檔案管理信息化工作建設(shè)的原因，發(fā)展中可能遇到的困難進(jìn)行了分析，就信息化檔案管理發(fā)展中的數(shù)據(jù)安全的重要性進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化技術(shù);網(wǎng)絡(luò);人員素質(zhì);創(chuàng)新模式

一、進(jìn)行檔案管理信息化工作建設(shè)的原因：

1.1信息化技術(shù)的融合能夠解決傳統(tǒng)檔案管理中存在的一些問(wèn)題：

首先，傳統(tǒng)檔案管理中，主要針對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行管理，在實(shí)際的管理操作中，紙質(zhì)文件文件需要大量的物理空間進(jìn)行保存，耗費(fèi)了大量的空間資源。而使用信息化技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案文件的電子數(shù)據(jù)保存，信息化技術(shù)擁有海量的存儲(chǔ)空間，節(jié)省了實(shí)際生活中的空間資源。其次，紙質(zhì)文件不易保存，容易出現(xiàn)氧化、損壞、丟失等問(wèn)題。而且一旦丟失，就可能造成珍貴的檔案信息丟失。使用信息化進(jìn)行數(shù)字化保存，由于電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間巨大，可以進(jìn)行大量的備份操作，保證數(shù)據(jù)的完整性。這樣即便紙質(zhì)文件丟失，也可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的恢復(fù)。最后，大量的檔案文件保存與檢索，需要大量的工作人員配合，耗費(fèi)大量的人力管理資源，而信息化技術(shù)方便了數(shù)據(jù)檢索等環(huán)節(jié)的操作，降低了人力管理資源的消耗。

1.2檔案管理信息化能夠提升檔案管理的工作效率：

檔案管理工作效率的提升，一方面體現(xiàn)在檔案信息數(shù)據(jù)的檢索方面。以往的數(shù)據(jù)檢索，需要找到檔案文件，再進(jìn)行具體數(shù)據(jù)的查詢。而使用信息化技術(shù)之后，可以利用軟件系統(tǒng)，通過(guò)關(guān)鍵字、檔案編號(hào)等具體信息，能夠在幾秒鐘內(nèi)找到相關(guān)的檔案信息。電子檔案信息數(shù)據(jù)，可以通過(guò)安裝軟件管理系統(tǒng)的方式，方便快捷的進(jìn)行管理。檔案管理工作整體效率得到大幅度的提升。

1.3檔案的信息化管理符合社會(huì)發(fā)展需求：

我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入信息化社會(huì)，行業(yè)發(fā)展日新月異，社會(huì)發(fā)展速度迅猛，使用信息化技術(shù)，才能融入到社會(huì)發(fā)展中來(lái)，跟上社會(huì)發(fā)展的腳步。我國(guó)也提出了數(shù)字化信息檔案管理的相關(guān)理念，推薦使用掃描，OCR等信息化數(shù)字管理技術(shù)。使用信息化進(jìn)行檔案工作管理符合社會(huì)發(fā)展的需求。

1.4信息化檔案管理能夠拓展檔案管理的功能：

信息化檔案管理可以使用網(wǎng)絡(luò)功能，不僅僅實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的靜態(tài)儲(chǔ)存，也能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)通信與共享。同時(shí)信息化檔案管理實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)操作，讓檔案信息的檢索實(shí)時(shí)完成。同時(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)多個(gè)部門(mén)的配合協(xié)作。例如，不同政府工作部門(mén)，保存的是自身工作職能的檔案信息，但在為群眾服務(wù)的時(shí)候，有時(shí)候需要多部門(mén)聯(lián)動(dòng)。而群眾自己去不同的工作部門(mén)調(diào)取相關(guān)檔案信息證明，需要花費(fèi)大量的時(shí)間。通過(guò)信息化技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)多部門(mén)聯(lián)動(dòng)，信息共享，完成檔案信息的動(dòng)態(tài)應(yīng)用。類似的功能還有很多。

二、檔案信息化工作建設(shè)工作中可能遇到的問(wèn)題：

2.1 技術(shù)接受遇到問(wèn)題：

檔案的信息化工作建設(shè)中，需要應(yīng)用到信息化應(yīng)用知識(shí)，一些老員工，不愿意學(xué)習(xí)新知識(shí)或者信息化技術(shù)學(xué)習(xí)能力低，消極怠工，這會(huì)延遲信息化工作建設(shè)的實(shí)施進(jìn)度。

2.2檔案管理人員的整體素質(zhì)制約：

信息化檔案管理需要檔案管理工作人員的配合，檔案管理工作人員的工作責(zé)任心、檔案管理工作水平與能力、檔案管理相關(guān)知識(shí)儲(chǔ)備，都直接或者間接的影響著檔案管理信息化工作發(fā)展的進(jìn)程。

2.3打造信息化檔案管理需要資金投入：

實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，需要打造硬件網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及配置軟件管理系統(tǒng)，這就需要投入大量的資金，資金投入數(shù)量以及實(shí)際的審批速度，也制約著信息化檔案管理的工作發(fā)展進(jìn)程。

2.4缺乏信息化檔案管理的規(guī)范管理方法：

新的檔案管理模式，需要新的規(guī)范管理方案，而這些除了需要規(guī)劃設(shè)計(jì)以及分析研究，還需要在實(shí)際的工作中進(jìn)行摸索，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，逐步完善信息化檔案管理的管理辦法和方案。

三、信息化檔案管理中要關(guān)注安全問(wèn)題

隨著檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，信息化之后檔案資料的安全問(wèn)題就變得尤為突出，在企業(yè)局域網(wǎng)環(huán)境下，傳輸、存儲(chǔ)和提供利用電子檔案信息，可能造成檔案信息的泄露、失真等不安全情況，影響檔案信息資料的真實(shí)性與有效性。因此，要采取一定的措施確保檔案信息安全。第一，建立相關(guān)制度。首先應(yīng)制定確保檔案在數(shù)字化過(guò)程中信息安全的制度，檔案數(shù)字化所用的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)要與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離，嚴(yán)禁數(shù)字化加工人員帶有存儲(chǔ)功能的設(shè)備進(jìn)入加工區(qū)等制度;其次應(yīng)制定檔案信息與網(wǎng)絡(luò)連接和使用過(guò)程中安裝防病毒軟件、外接優(yōu)盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等相關(guān)規(guī)章制度，以確保檔案信息安全。第二，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限。根據(jù)不同崗位和級(jí)別，分別設(shè)置一般訪問(wèn)者、特殊訪問(wèn)者和管理者權(quán)限，只有當(dāng)訪問(wèn)者的身份通過(guò)檔案訪問(wèn)權(quán)限驗(yàn)證后，才可進(jìn)入檔案查詢系統(tǒng)利用相對(duì)應(yīng)的已開(kāi)放的電子檔案，這樣可以有效預(yù)防不相關(guān)人員隨意查閱電子檔案，提高了電子檔案信息的安全性。第三，采取異地備份。首先是可以避免因當(dāng)?shù)刈匀粸?zāi)害、社會(huì)災(zāi)害等造成的威脅檔案信息安全的風(fēng)險(xiǎn);其次是可以避免因操作不當(dāng)、病毒侵害等造成的電子檔案信息的丟失和損壞風(fēng)險(xiǎn)，從而最終確保電子檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和可用性。

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