檔案管理現代化中檔案管理原理的運用之研究

陳董

摘要：檔案管理現代化在當前正面臨著很多問題，而檔案管理原理則能夠為這些問題的解決提供極大的幫助，因此，當前檔案管理工作需要將對檔案管理原理的了解與研究重視起來，并在實際工作中進行充分的運用，從而推動檔案管理現代化的進一步發展。

關鍵詞：檔案管理；現代化；原理；運用

1.檔案管理原理

不管是檔案的存放工作還是檔案的分類工作都要遵循一定的檔案管理原理，因此，相關的工作人員要有一定的責任心，能夠細心的做好檔案管理工作。在開展檔案管理工作時，要遵循檔案管理的具體原則進行工作，具體來看檔案管理原理主要有以下幾個方面。

1.1標準化

檔案管理化的標準化原理包含了基礎標準、技術標準以及管理標準這三種，這里所說的基礎標準就是指通過大眾化的指標開展工作，而技術標準就是指通過多種先進技術手段比如網絡電子信息技術等進行檔案管理。管理標準就是指在合法的前提下開展檔案管理工作。

1.2統一化

開展檔案管理工作的主要目標就是保障檔案管理的安全，所以要按照統一化的標準開展管理工作，提高檔案管理的規范性，具體來看要從以下幾個角度出發采取措施：第一，實行統一的管理規范，使檔案管理具備規范性和合理性的特點。第二，實現對員工的統一管理；第三，做好新舊交替的工作。

1.3簡潔化

由于檔案管理工作非常復雜，所以在保障基本的檔案管理工作前提下要盡可能的減少檔案管理的數量，同時還要減少檔案管理的類型，這樣一來管理人員的工作壓力降低，追求更高效、更便捷的管理模式，就要在復雜、繁瑣中尋找捷徑，減少了重復、多余的環節便可將檔案管理向著簡潔、明了、高效的趨勢發展。

2.檔案管理現代化建設中檔案管理原理的運用

2.1 檔案系統管理

系統管理是檔案管理原理的基礎，主要是指在檔案管理過程中將所有檔案管理工作內容匯聚成一個整體，并通過對內容的劃分來進一步規劃檔案管理工作，減少檔案管理過程中一些不必要的繁瑣，提高檔案管理工作質量。檔案管理原理在現代化檔案管理中的應用要求檔案管理人員打破自己原有分割式的管理模式，形成一個系統化的檔案管理思想，在整體觀念下來對檔案系統開展管理，提高檔案管理效率。

2.2 整分合原理

相關管理專家提出，在了解一件工程的操作流程和降低劃分為一個個小的要素之后需要對各個要素進行適當的排列組織管理，從而提高管理工作效率。可見，在充分了解事物發展規律的基礎上，將整體劃分為多個部分，通過協調進一步發揮出各部門要素的最大效益。現代化檔案管理，高效率的檔案管理工作需要在整體中進行合理分工操作。這一操作也被稱作是“整分合原理”。在整分合原理的作用下將檔案管理工作劃分為收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索和編研等幾個方面，不斷提升檔案管理效率。

2.3 反饋原理

現代化檔案管理的重要性在很大程度上取決于檔案本身的社會應用價值。因此，現代化檔案管理需要對信息輸出產生的經濟效益、社會效益等進行全面的反饋，通過多方面的反饋分析來分析檔案管理工作的作用。同時，通過檔案反饋管理還能夠讓相關人員進一步發現檔案管理存在的問題，從而有針對的進行有效的檔案管理。

3.檔案管理原理在檔案管理現代化中的運用策略

3.1反饋原理的運用

在檔案管理工作中，反饋原理可以簡單理解為檔案信息得到利用后的認識與創新。檔案信息的價值取決于其在社會中能夠發揮出的作用，而非是檔案管理工作的完善與否，因此即便當前的檔案管理工作尚不夠完善，但檔案信息本身的價值卻并不會因此而受到影響。因此，檔案管理現代化需要以反饋原理為基礎，將檔案提供利用環節充分重視起來，使檔案信息最大化的發揮出自身價值，并實現對其社會效益、經濟效益的全面反饋。這樣一來，檔案信息的重要性能夠被充分體現出來，而人們也能夠正確認識到檔案管理的現實意義，進而對檔案管理進行更多的了解，并提供更多的支持，這對于檔案管理現代化來說是非常關鍵的。

3.2系統管理原理的運用

系統管理通常是指相對于分割式管理模式的一種管理思想，其主要目的是一整體觀念為核心構建一個相對龐大且系統化的管理模式，從而實現對系統工程的有效管理。而在檔案管理工作中，系統管理原理則可以理解為不同工作環節、工作內容在實際工作中的有效溝通與協同合作，這對于解決當前檔案管理工作中各部門各自為政的問題能夠起到很大的幫助。

3.3整分合原理的運用

整分合原理要求管理工作必須要從系統工程的整體入手，了解發展過程，總結發展規律，同時將整體分解為不同功能的部分，之后在通過合理的組織使各個部分能夠合為一體，使系統工程的分工更加明確。各部分聯系更加緊密。而在檔案管理工作中，則需要基于這一管理思想展開對管理目標的制定，對檔案管理工作的當前實際情況以及具體流程進行了解，確立科學合理的整體目標，之后根據檔案整理、檔案保管、檔案檢索、檔案收集等各個環節將整體目標細化為各部門的具體工作目標，同時對工作責任、職能范圍進行明確。

3.4動力原理的運用

從檔案管理工作的角度來看，我們可以將動力原理簡單理解為對科學技術、硬件設施等因素的充分利用，而在當前形勢下，檔案管理工作則需要將技術創新、硬件基礎設施建設、人才培養等工作重視起來，對現有資源進行最大化的合理利用，從而將科學技術、先進設備、信息系統的作用充分發揮出來，為檔案管理現代化的實現提供強有力的基礎與動力。

3.5內外向作用原理的運用

內向作用與外向作用實際上是對檔案管理工作價值功能的一種區分，其中內向作用可以理解為其對于企業、單位或是部門內部所能夠發揮出的作用，而外向作用則是指檔案管理工作或是檔案信息的社會價值。

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