檔案資料規范管理探索

摘 要 檔案資料是機關、團體、社會組織和個人在從事社會活動中形成，具有一定參考價值的各類載體形式的記錄總和。它是主觀概念性與客觀存在性的有機結合，它與資料、“ 檔案”既有聯系，也有區別，在實踐活動中既不能把檔案當作檔案資料，也不能把檔案資料作為檔案，可以把檔案資料運用“檔案化”模式來規范管理，充分發揮檔案資料價值，實現檔案資料規范化管理的常態化與科學化。

關鍵詞 檔案資料 規范管理 探索

中圖分類號：R197.2 文獻標識碼：A

目前，針對檔案資料的認識，比較普遍的認識是把其當作文件性質的文獻資料，對我們的工作、生活和學習在一定時間范圍內具有一定依據性或者參考性。在管理實踐層面上出現了兩種情況，一種是把其當作短期檔案來處理，將其納入保管期限為1-10年期間的一般性檔案進行著規范化管理。另一種是將其當作一般性資料進行著“自然化”或者“無序化”管理。

1存在的問題

（1）檔案資料認識模糊，未獲得正確的對待。由于檔案資料沒有相關權威的認定，處于模糊認識之中，時為檔案，時為一般性資料，即需要的時候就視其為檔案一樣厚愛，用檔案的方式、方法來對其進行規范管理，不需要的時候，視其為一般性的資料，任其自由存放，讓其自生自滅。

（2）檔案資料人為缺“位”， 無法施展其“為”。根據“為”與“位”的辯證哲識：有“為”才有“位”，有“位”才能有“為”的理解，可以是先有“位”，在既定“位”上充分發揮其價值，然后才有所作“為”。檔案資料作為一種客觀存在，它本身有自己的“位”，然而，其固有的“位”并沒有被外界所認可，人為將其置放于其它的“位”，導致其應有價值無法發揮，其物質性“為”無法得到常態化體現。

（3）缺乏規范或者標準的界定。到目前為止，國家黨政管理和相關行業領域（尤其是檔案行業）都沒有關于檔案資料的界定，但對其使用非常普遍（以檔案行業使用為例），如《中華人民共和國檔案法》第55條“各級各類檔案館應當配備研究人員，開展對檔案內容的研究整理，提供檔案利用咨詢，編輯出版‘檔案資料，滿足社會各方面需要”；《檔案管理違法違紀行為處分規定》第九條第二款：“擅自從檔案中抽取、撤換、添加‘檔案材料（檔案資料）的”；《高等學校檔案管理辦法》中第八條第四款：“編制檢索工具，編研、出版‘檔案史料，開發檔案信息資源”等。通過這些利用可以看出檔案資料（檔案材料）的存在是有一定的合法性的，但就是沒有對其進行相關術語或者事物的明確界定，缺乏一種主觀認可的客觀存在性。

（4）缺乏相關的管理規范體系。根據《中華人民共和國檔案法》第55條中的檔案資料術語的使用，標明檔案資料是一種存在合法性的事物，也是一項合法性的工作，對其進行的系列工作應該具備一定的系統性與規范性，但在實際的工作實踐工作過程中，既沒有相關的法律、法規，也沒有相關的行業規范，更沒有形成相關的體系對其進行規范化的管理與制約。

2規范管理檔案資料的思路

盡管檔案資料的認識模糊，稱呼混亂，自身無法入“位”，但畢竟它是人類社會生產力發展到一定階段社會分工的產物，是人類社會文明的象征，既是一種客觀存在性物質，也是一種主觀概念抽象成果，是主觀與客觀共同作用的存在性物質。作為社會發展的推動者與承繼者，我們有義務對其進行公正、客觀、規范地管理，實現其科學發展，協同發展與生態發展。

2.1正確認識檔案資料

檔案資料即檔案材料，亦稱檔案文獻或者檔案歷史文獻等，它是人類從事社會活動的產物。主要指：機關、團體、社會組織和個人在從事社會活動過程中形成的，具有一定參考利用價值的各類載體形式的原始記錄總和。它的來源主體既包括機關、團體、社會組織與個人，也包括各項社會活動，如政治、經濟、軍事、科技、文化、教育、宗教、檔案等活動。它的主要價值是參考利用價值，并且保管期限相對較短，一般不超過5年。它的載體形式與記錄形式具有多樣化與多元化的特性。從其運動周期來看，它主要在檔案形成的前期，廣義“文件”形成的后期。

2.2正確區分“文件”、資料、檔案資料與檔案的關系

它們四者之間的共性都是客觀存在性物質，共同來源于機關、團體、社會組織和個人，并且從事社會活動，都是社會活動的產物，它們都存在著一定的利用價值，它們的載體形式都具有多樣化與多元化。它們之間的區別主要是價值發揮的功效不同。文件是社會活動產物形成第一階段，其主要價值是“管理”性價值，起上傳下達的功效。資料與檔案資料的主體價值是參考性價值，檔案的關鍵價值是憑證性價值。其中資料與檔案資料的根本區別在于資料是原始性與藝術性（圖情文獻）的集合體，檔案資料是具有 “文件”性質原始性的記錄集合。

2.3對檔案資料進行“檔案化”管理

檔案工作從其歷史產生發展到現在，已經形成了非常規范與標準的相關體系，但是檔案資料工作到目前為止既沒有相關規范，也沒有相關標準，更沒有相關工作體系，為了充分地發揮檔案資料功能，我們可以對其進行一種創新的規范管理，即“資料檔案化管理”。

所謂“資料檔案化”管理就是把檔案資料視為檔案，借用檔案管理的思想、理念、法律、法規、制度、操作標準、規范、方式、方法對其進行簡單、易操作，能安全保管和利用的一種管理模式。如部門立卷制度，定期收集歸檔集制度、統計制度、臺賬管理制度，目錄檢索與信息化管理等。

2.4防止和消除兩種極端管理思想

由于長期以來形成的對檔案資料的模糊認識和檔案資料參考價值發揮規律性特點（用時有價，不用時無價），在對其進行管理的時候容易出現兩種極端管理的思想與做法。

（1）“檔案資料就是檔案”管理思想。在某個特殊時期，檔案資料可能會發揮一定的價值與作用，尤其在進行相關的考核與考評的時候，我們可能會認為檔案資料的重要性極大，甚至比檔案的價值都重要，這個時候我們會不顧一切成本與勞動強度地去從事檔案資料工作，完全把檔案資料與檔案等同化，也是“檔案資料就是檔案”認識的外在行為體現，這種管理思想和做法會浪費我們不必要的大量人力、物力與財力，同時也會使本該受到重點收集，分類與安全管理的檔案受到忽略，出現顧此失彼。

（2）過期資料管理思想。一段時間內，檔案資料的參考價值得不到任何體現的時候，容易讓一些管理者認為這些檔案資料沒什么價值，沒必要花時間、人力、物力對其進行規范管理，只要有空地就存放或者隨便找一處存放就行，甚至更有甚者直接銷毀，這就是過期檔案資料管理思想的直接體現。這種管理思想的危害性極大，容易造成檔案的直接流失，或者后期檔案收集不齊全、不完整與不系統，給我們的管理工作造成極大的麻煩與損失，它也是我們管理混亂與管理水平層次低下的直接體現。

2.5建立適宜檔案資料發展的相關體系

雖然提倡“檔案資料檔案化”，但畢竟檔案資料不是檔案，并且也是目前沒有檔案資料獨立的管理體系的條件下提出的。為了檔案資料發展規范性，長久性與持續性，期盼國家相關職能單位制定相關的規范管理文件與制度，形成相關的管理體系，力爭實現管理有依據，操作有規程，為檔案資料價值發揮提供保障，實現檔案資料規范管理的常態化與科學化。

總之，我們要明確檔案與檔案資料有著千絲萬縷的聯系，但檔案不是檔案資料，檔案資料也不是檔案，它們都有著各自的特性，有著各自價值發揮的規律，我們不能從思想認識上模糊它們，實踐行為上忽略他們，相反，我們要根據他們各自產生、存在和價值發揮的規律方面重視共性管理，也要根據個性對他們進行區別個性化管理，以獲得管理最佳效益，實現“檔案資料工作”與“檔案工作”管理效益的科學化。

作者簡介：張繼欣（1968.09-），女，黑龍江安達人，攀鋼集團綜合服務中心檔案館，本科，館員；研究方向：檔案管理實務、企業檔案管理。

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