淺談會務組織的工作流程與提高會議效率的途徑

宋世杰

摘 要 會議是一種溝通與協調的重要形式，它可以實現信息的多向即時傳遞，也可以有效聚集集體的智慧和力量，已日益成為人們重要的活動方式。會務管理的好壞直接影響會議召開的質量與效果。本文介紹了會務管理的基本概念，闡述了做好會務工作的基本流程與提高會議效率的途徑。

關鍵詞 會務工作 流程 會議效率 質量 途徑

中圖分類號：F812.42 文獻標識碼：A

1會務組織的基本概念

“會”就是“聚會、會合”，“議”就是“商議、議事”。會議是指為達到某種目的，有組織地把有關人員召集在一起協商和決定某些事項的正式會晤、討論或集會。一般來說，狹義的會議是指在遵守一定的國家法律和遵循一定的會議規則的前提下，圍繞一定議題，三個人以上在一起商議問題（議題），以便達到或互通情況，或交流思想，或達成協議，或做出決議等有目的有組織有領導的集會。這個概念包括有組織、有領導、有商議、有議題、有人數、有目的六個基本要素。既然有了會議，自然就有會務組織工作。會議從籌劃到善后，有一系列工作需要組織，這一系列工作就叫做會務組織工作，它包括會前的準備、會中會后各種必要的支持和服務，具有服務性、被動性、事務性、綜合性、保密性和時間性等特點。

2做好會務組織工作的基本流程

應該如何做好會務組織工作呢？在實際進行會務組織工作前，會務組織人員應首先了解會務組織工作的原則，即準備充分，組織嚴密，服務周到，節儉高效和確保安全。只有遵守了這些原則，才能保證會議達到預期的目的并增強會議效果。其次，要按照會務組織流程來對會務工作做出安排，具體來說包括會前籌備工作，會中服務工作和會后總結工作。

2.1會前籌備工作

擬定籌備工作方案。方案主要包括會議名稱、起止時間、地點、會議議題、參加會議人員范圍、人數、會議日程、名單、會議材料、籌備單位、會標、會場布置、活動安排、會議報道、經費預算等。如會議有選舉、頒獎、參觀、合影等活動，也將安排意見一并列入。

起草會議通知。會議通知一般包括會議的名稱、開會的目的和主要內容、會期、會議地點、與會人員、需要攜帶的材料和數量及材料的打印規格、聯系人和聯系電話等要素。會議通知發出后，按要求認真做好與會人員報名登記工作，及時落實與會人員名單。對請假的與會人員，按程序報有關領導批準。對有關單位的要求和問題，及時請示分管領導，按領導意見答復。

確定會議步驟。會議步驟包括會議的議程、程序、日程等。議程是會議議題的先后順序，是會議程序的基礎。程序是對會議各項活動，如各種儀式、領導講話、會議發言、參觀活動等，按照先后順序做出安排。日程是對會議的活動逐日做出的安排，是程序的具體化。會議的步驟是會議有條不紊進行的保證，一旦經過領導的批準，切不可隨意變動。

會前檢查。會議召開前一天，檢查會議文件材料的準備情況，與會人員報名、分組情況、會議室安排、會場布置及會務服務、宣傳報道等相關工作。同時，按程序要求制定會議活動須知流程，于會前通知發放。會場布置。提前按要求布置會場，擺放座簽，檢查會標、會議材料、會場服務、音響設備等。

組織簽到。會議工作人員提前到達會議現場，組織簽到，發放會議材料、拷貝課件、會場引領、會議提醒等。

2.2做好會中服務工作

在會中服務階段，需要完成簽到與引導，組織會議進行，搞好生活服務等工作。

（1）簽到與引導。簽到是指與會人員進入正式會場時向會議組織者表示入場的一種手續。常用的簽到方式有簿冊式和卡片式。在組織簽到的同時，會務組織人員要做好入場引導工作，以方便與會人員入場，同時縮短入場時間。

（2）組織會議進行。在會議進行時，工作人員要注意安排會議發言，做好會議記錄，編制會議簡報，起草、修改會議文件以及準備總結發言等。這其中主要是進行文書工作，該工作要求會務組織人員要了解會議內容，領悟會議精神。

（3）搞好生活服務。會中的生活服務除了吃、住、行要善始善終外，會場上還要保證茶水供應，要照顧好老弱病殘，要準備必要的紙張、鉛筆、墨水等，以備臨時取用。會議期間的參觀、游覽、娛樂、合影等活動也要精心組織好。外地與會人員的返程車票、機票要在散會前送到訂票人手中。對與會者提出的合理要求也應盡可能給予滿足。

3 提高會議效率和質量的途徑

3.1加強理論知識的學習

可以翻閱有關權威人士的關于會務組織工作的書籍。在國外，關于會務組織工作的專門研究早在上世紀七十年代就已經開始，美國喬治·華盛頓大學教育和人才開發學院人力資源開發專業的教授倫納德·納德勒（Leonard Nadler），著名國際顧問、美國會議專家邁克爾·多伊爾、大衛·斯特勞斯等都是該方面的研究專家。他們編寫的《成功的會議管理從策劃到評估》《會議手冊》《開會的革命》都是經典之作。在我國，會議管理研究專家、國務院新聞辦公室新聞六局副局長葛廣智是該方面研究的領軍人物，他編寫的《會議詞典》《會議效率手冊》《辦公室業務》《開會的革命》都對做好會務工作有很大的幫助。

3.2加強實踐經驗的積累

對于會務組織人員而言，關于工作的接觸會相當頻繁。在實踐中慢慢摸索工作方法，積累工作經驗也是必不可少的獲得會務組織工作能力的一個重要環節。在每次會議召開完畢后，應總結經驗，尋找差距，分析存在的問題和差距，討論改進的辦法。對于會務組織工作不能滿足于固有的工作方式，要根據社會發展與實際情況靈活變換，這樣才能不斷提高自己會務組織工作的能力。

3.3加強會務管理素質的培養

要提高會議的效率和質量，除了要求掌握基本的辦會程序、學習理論知識、積累實踐經驗，還需要不斷增強自己的職業素質和修養，比如會務組織人員的辦文辦事、組織協調、靈活應變、統籌全局的能力以及認真負責、細致周密的工作態度等。

會議作為一種社會現象，正處在不斷變革與發展之中。會務組織人員要做好會務組織工作的管理，必須認真抓好會前、會中、會后三個工作環節。此外，還要不斷學習和實踐，掌握會務組織工作的理論和技巧，提高自己的辦會能力，掌握會務工作這門科學。

參考文獻

[1] 洪映君等.嚴把“五關”切實加強會議管理[J].辦公室業務，2005（02）.