信息流管理：董秘服務董事會的關鍵

王志剛

董事會雖然對公司管理層擁有選聘和監管大權、對公司重大事項有決策權，但由于信息流的屏蔽和過濾處理，在公司治理和規范運作上實際無能為力

記述華爾街歷史上最著名的公司爭奪戰的《門口的野蠻人》一書中，美國RJR納貝斯克公司董事克雷普斯，對CEO威爾遜在未向董事會匯報的情況下投入6800萬美元研發“無煙”香煙，造成公司巨大損失憤怒地質詢，“你為什么不早點告訴我們？你信任參與這個項目的公司數百名員工，信任合作的幾十位廣告代理，信任外部供應商和科學家，但你卻不信任我們……”遺憾的是，威爾遜的繼任者約翰遜一樣對董事會提供的信息相當貧乏，雖然其對董事的額外津貼和福利相當豐厚。時間過去半個世紀，類似的故事在中國上市公司一幕幕上演。居于公司治理核心的董事會，不僅沒有得到公司管理層的信任，更是被控股股東排除在實際信息之外，在渾然不覺中一家家上市公司發生了違規違法事件。

2018年3月，匯源果汁（01886.HK）公告稱，2017年8月至2018年3月期間，匯源果汁向北京匯源（控股股東旗下公司）提供了一筆本金為42.82億元、利率10%的短期貸款。這筆與關聯方的大額貸款沒有進行相關的披露，沒有通過董事會的批準。4月，匯源果汁停牌;6月，港交所介入，對其股票復牌列出的條件包括對相關貸款進行法證調查公布調查結果，并采取合適的補救行動等;7月，匯源果汁公告稱，若未能在2020年1月底完成港交所列出的復牌條件，港交所將會展開取消公司上市地位的程序。

2018年11月，深圳證券交易所對高升控股（000971）及其實際控制人、總經理、財務總監兼董事會秘書等公開譴責：在董事會不知情的情況下，高升控股2017年10月至2018年1月與控股股東等多家關聯方共同向第三方借款27500萬元，2018年4月-7月高升控股向其實際控制人的關聯方拆出資金18200萬元;2017年11月，實際控制人的關聯方辦理4000萬元商票權利的保理業務，高升控股向保理公司出具了承兌擔保及回購承諾函。以上非經營性資金占用和關聯擔保事項未履行董事會審議程序、信息披露義務。

對上市公司而言，信息的重要性如何強調都不為過，信息的不對稱不僅決定了資本市場上投資者博弈的勝敗，也直接影響到公司治理的有效性。未經董事會批準的關聯交易和對外擔保悄然發生，董事會審議內容之外的抽屜協議才是交易的核心內容。董事會雖然對公司管理層擁有選聘和監管大權、對公司重大事項有決策權，但由于信息流的屏蔽和過濾處理，在公司治理和規范運作上實際無能為力。董事會執行對公司的管理職責，履行對公司管理層監督義務。不論是美國的法庭還是中國的監管機構，對于董事是否忠實勤勉盡職，不以董事是否掌握其應得的信息為責任追究的判斷依據。從早年鄭百文“顧問型”獨立董事要求免于處罰，到近期多位外部董事以不了解公司財務具體細節主張免責，都沒有得到監管機構和司法機關的認同。事實上的信息不對稱造成的董事會決策違規或監督失職，仍將帶來對董事個人責任的追究。

上市公司的董事會，既肩負著一般公司董事會對股東的責任，更承擔著向社會公眾履行信息披露的法定責任。我們不能指望對公司知之甚少、一無所知的董事能有效履行監管職責，能做出正確和恰當的商業決策。如何避免落入信息不對稱的陷阱，如何保證全面和到位的職責履行，董事會全體成員需要認真面對，作為董事會工作支撐體系的代表者——董事會秘書，更應該積極作為，以保證董事會獲得信息的及時、真實、準確、完整為標準，從董事會日常信息流和董事會決策信息流兩方面，建立有效的管理與服務機制，這是董秘服務董事會的一大關鍵。

董事會秘書在董事會信息服務的首要任務，并不是提交需要董事會審議的各項議案，而是要為全體董事特別是外部董事（占比過半）詳細、全面說明公司情況，并通過周報和月報等持續的企業日常信息和行業信息報送，盡可能多地組織董事調研、訪談和參加公司各方面活動，讓董事會成為公司的一級管理機構而非會議機構或審批機關，讓全體董事都盡可能像公司工作人員一樣，“獨立董事不孤獨、外部董事不外行”，這樣才能為其全面履行董事職責奠定基礎。

2018年修訂的《上市公司治理準則》第二十七條規定，“上市公司應當保障董事會依照法律法規和公司章程的規定行使職權，為董事正常履行職責提供必要的條件。”所謂必要條件并非僅指辦公場所等，而更應該是上述信息服務的充分保障，是董事知情權的充分保障。準則第二十八條規定，董事會秘書為履行職責有權參加相關會議，查閱有關文件，了解公司的財務和經營等情況，其他機構及個人不得干預董事會秘書的正常履職行為。董事會秘書就要充分利用監管規定賦予的職權，帶領董事會工作體系（董事會辦公室、審計部等）成為董事會的信息前端，為董事會工作信息流的時效、質量做出機制性的保證，努力讓董事得到其履職所需要的公司各方面信息。

在日常信息方面，一些公司治理優秀的上市公司，已建立了行之有效的日常信息溝通機制，以及周報月報等信息簡報格式。監管機構可以規定日常信息流服務的最低要求，對于一些先進的信息服務實踐則可以提倡與推廣。

董事會決策信息流的服務，與董事會、專門委員會的議事規則設計和運作直接相關。董事會秘書在服務董事會時，要堅守為董事會負責、為董事做好工作保障的理念。做好董事會決策的前置工作，包括董事會審議事項的核實與確認、管理層研討和審批程序的完成、對提案從形式到內容的把關、獨立董事的事先認可、董事會專門委員會的研究和審議，通過一系列程序的信息流轉，保證作為董事會議案文件的信息應當是真實、準確、完整的。董事會文件發出后，董事作為決策者應當有時間來理解與分析，有線索來核實與查證，有依據來判斷與決策。董事會會議過程的信息流管理有法律要求，要做好會議記錄并保存。由于通訊方式等非現場會議的存在，董事會會議過程中各位董事的意見，應當作為集體決策的信息流實現共享，從而保證董事會決策的嚴肅性和科學性。

董秘和董事會工作體系還要做好董事會決議事項的跟進信息通報，為董事會決策信息的閉環把好關。審計部門要在董事會審計委員會的領導下，通過事后審查，把上市公司的各方面實際情況反饋給董事會，保證董事會不被信息屏蔽和信息過濾，用公開和透明來保障公司治理和企業良性運行。

作者系神州高鐵董秘，“金圓桌獎”最具創新力董秘獎得主