論人事檔案管理在企業人力資源管理中的作用

吳彧

摘要：隨著時代的發展，經濟、技術等各種競爭關系開始出現，但是最根本的還是人才的競爭。而關于人才的最重要信息都會體現在人事檔案上，人事檔案管理是企業進行人力資源管理的重要依據，企業發現人才的重要渠道就是可以科學合理的進行人事檔案管理[1]。因此，要重視人事檔案管理在企業人力資源管理中的作用，從多個角度來挖掘企業人才。

關鍵詞：人事檔案管理;人力資源管理;作用

引言：

過去，在人力資源管理中發揮著重要作用的就是人事檔案管理，但是由于人力資源管理的不斷發展和進步，經過了多個階段最終發展到現在的戰略人力資源管理階段，人們漸漸地忽略了人事檔案管理的作用。隨著經濟的發展，人力資源信息在企業之間高速傳播，人事檔案管理又重新被人們重視，它的作用又一次地發揮出來。

一、人事檔案管理與人力資源管理的概念及關系

（一）人事檔案管理的含義

人事檔案管理就是對人事檔案進行整理、保管、統計和提供利用的活動。而人事檔案是記錄企業員工的個人以及工作情況的文字性材料，在這個材料中能夠體現出企業員工的工作經歷以及在職期間的工作表現，人事檔案管理就是企業對員工可以直接進行人事檔案的調用及管理[2]。

（二）人力資源管理的含義

人力資源管理是指基于企業的戰略規劃的前提下科學地對人力資源進行資源配置的一種管理，其目的是實現企業發展目標和員工價值的最終實現。

（三）人事檔案管理與人力資源管理的關系

人事檔案管理包含在人力資源管理之中，其作用在于促進人力資源管理活動，幫助企業初步了解和分析員工的一些具體情況，可以有效的選拔人才。而人力資源管理則為人事檔案的內容提供了重要依據，二者相輔相成，互相作用。

二、企業人事檔案管理的內容及特點

（一）企業人事檔案管理的內容

企業人事檔案管理主要包括了收集整理員工信息;登記、記錄員工在公司期間的獎懲情況，豐富員工的相關工作信息;負責保管好員工的人事檔案便于查閱員工的相關信息，同時必須要嚴格遵守公司的保密條例，保護好人事檔案不被泄露[3]。

（二）企業人事檔案管理的特點

第一，真實性。真實性就是指企業的人事檔案中的關于員工的工作、家庭等各項相關信息均為真實有效的文字材料。人事檔案管理工作最基本的特點就是真實，這一特點是人事檔案在查閱利用過程中最重要的前提條件。只有人事檔案真實有效才能確保實現人事檔案的最大價值。第二，完整性。完整性是指企業的人事檔案內容上面關于員工的工作經歷和各個時間段的工作情況等相關信息完好無缺。第三，安全性。安全性是指人事檔案文本本身以及檔案材料內容通過人事檔案管理確保其安全[4]。

三、人事檔案管理在企業人力資源管理中的作用

（一）有利于幫助企業進行人力資源規劃

人事檔案涵蓋了員工結構、水平、數量等幾個方面的信息。通過對人事檔案進行管理，可以對企業的員工進行有效合理地分類，幫助企業了解內部員工的情況，便于企業對員工的流動進行系統地分析，幫助企業進行人力資源的重新規劃，對企業的未來發展有重要的作用。還可以幫助企業進行內部員工的整體規劃，促進企業長遠穩定的發展。

（二）有利于促進企業跨地域文化管理

在人力資源管理過程中由于企業內部的員工來自五湖四海，員工之間有著不同的文化背景，造成了每個員工都會給企業帶來不同的地域文化，這就要求企業必須要了解員工的文化背景，從管理中滲透到工作中，避免出現因為員工的文化背景不同而造成的一些不必要的沖突。企業通過人事檔案管理可以準確地分析出每個員工的文化背景，提前對這些文化背景可能會產生的沖突進行預判，提前制定好解決方案，一旦發生矛盾沖突，就能夠迅速地解決問題。同時企業可以通過分析員工之間的不同的文化背景來考慮是否能夠實現文化的融合，提高企業的凝聚力。

（三）有利于提高企業內部員工招聘的整體質量

企業人力資源招聘通常分為內部招聘和外部招聘兩種情況。外部招聘是從社會中找出企業所需要的員工，這種方式雖能夠選出合適的員工同時也比較繁瑣;內部招聘是從企業內部選拔出優秀的員工，但是在企業內部招聘中可能存在一些問題：招聘員工的標準有可能不只是考慮員工的素質，還會受員工關系背景等因素影響，這嚴重地影響了企業整體員工的專業素質水平，不利于企業的內部管理。企業通過對人事檔案進行管理，可以清晰準確的了解員工情況，在招聘時能夠通過對人事檔案進行分析篩查，從而避免因為裙帶關系造成的招聘不當，便于企業在其公司內部找到更加適合的人才。

（四）有利于幫助企業更有針對性地實施培訓

企業對于每一個員工都要有充分的了解，這樣才能對員工進行有針對性的系統的培訓，以便達到很好的預期效果。因此在企業里對員工的培訓是一項非常艱巨的任務。通過對人事檔案進行管理，企業能夠了解員工的年齡、學歷以及工作經驗等情況，企業可以針對不同的員工情況進行有針對性的系統培訓，幫助員工強化自身工作素養。

（五）有利于更好地對員工進行職業生涯規劃

在企業員工的人事檔案中能夠反映出員工的工作調動情況、員工的年齡及學歷情況、員工的工資薪酬情況以及員工的特長和工作表現情況。企業的人力資源部門通過對員工這些信息的掌握，能夠幫助員工進行自我的職業生涯規劃，這有利于讓員工人盡其用，充分發揮出自己的價值。例如，一名做了三年市場銷售的員工，在工作業績上名列前茅，與同事關系相處融洽，就可以被企業列入銷售部經理級別的員工職業生涯規劃目標。

（六）有利于對員工采用有針對性的激勵手段

在企業人事檔案中能夠充分體現出員工的一些工作上的訴求，每個員工因其成長背景以及家庭背景的原因對于工作上的訴求不盡相同，因此在進行人事檔案管理時，企業可以根據檔案內容進行有針對性的激勵手段，充分調動每一個員工的工作熱情，激發員工的工作積極性。

四、結語

總之，人事檔案管理在企業人力資源管理當中起到越來越重要的作用，人事檔案管理的相關人員可以通過對人事檔案的分析和整理，為企業人力資源管理工作提供重要的管理依據。企業根據員工的人事檔案進行合理的分工及人員調配，有利于企業的長遠穩定的發展。

參考文獻：

[1]李穎.人事檔案管理在人力資源管理中的作用[J].商，2015 （45）.

[2]劉娟.人事檔案管理在企業人力資源管理中的作用[J].科技與企業，2014 （14）.

[3]周靜.人事檔案管理在企業人力資源管理中的作用[J].企業改革與管理，2017 （15）.

[4]李文龍.人事檔案管理在企業人力資源管理中的作用[J].價值工程，2013 （17）.