新時期企業檔案管理信息化建設探討

陳子瑩 張倩男 劉微

摘? 要：在社會經濟不斷發展和信息技術進程快速推進的情況下，人們的生活發生了翻天覆地的變化。企業檔案工作要想順應信息時代的潮流，就必須加強其信息化建設，才能提高檔案工作的質量和水平，實現檔案工作的價值和作用。本文介紹了檔案信息化的含義以及企業檔案信息化建設的重要意義，并提出了推動企業檔案信息化建設的策略。

關鍵詞：新時期;企業檔案;信息化建設

1 企業檔案信息化的涵義

所謂企業檔案信息化主要包括兩個方面的內涵，一個是對企業產生的電子文件實施的實時管理，從電子文件的形成到歸檔利用或者銷毀，建立統一的電子文件管理系統;另一方面是指對企業原有傳統紙質檔案的數字化，是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。

2 企業檔案管理信息化建設的重要意義

2.1 企業檔案管理信息化建設有利于實現信息共享，順應時代趨勢

一些企業只管理自身產生的紙質檔案，因為紙質檔案的可靠性高、憑證性強、直觀可見，并未對紙質檔案進行信息化管理。隨著我國信息化進程的快速推進，電子文件已不可抗拒地滲透到了社會和生活的各個領域。企業電子文件數量激增，傳統的企業檔案管理模式顯然已不能適應，紙質文件的管理方式已不足以應對，致使目前我國某些企業檔案管理模式無法滿足現代企業工作的需求。

企業檔案管理中應更多引入電子檔案，一些企業的檔案均開始利用電子檔案來對其進行保存。企業實現檔案信息化，不僅提高檔案的利用性和共享性，更擴大檔案資料的適用范圍。在如今信息爆炸的時代，企業檔案管理應順應社會信息化的發展趨勢，實現企業檔案信息化，最大限度地實現檔案信息資源共享，使得檔案利用便利。

2.2 企業檔案管理信息化建設是企業進行現代化管理的重要手段和方式

企業檔案管理信息化建設，可以極大地提高企業檔案管理的科學性以及有效性，實現對于企業檔案管理的網絡、信息化，通過檔案管理信息化以及數字化，實現企業檔案服務的高效化，從而實現企業檔案管理的資源共享，提高企業檔案管理的效率，為企業檔案管理的進一步發展提供便利。

3 推動企業檔案管理信息化建設的策略

要實現檔案管理的現代化、信息化，企業檔案管理部門要注重檔案管理手段，加快檔案管理的現代化和信息化建設，需要做好以下幾方面的工作。

3.1 強化意識，轉變模式

在檔案信息化建設過程中，企業檔案管理部門領導要保持開拓精神，增強創新意識，密切關注檔案信息化過程中出現的新情況、新問題。檔案管理人員要增強科技化意識，不斷提高自身的計算機管理技能。檔案管理工作中應用計算機技術時，檔案管理人員要轉變傳統模式——“重管理、輕利用”，變“封閉型”為“開放型”，開闊視野，將現代化技術運用到檔案管理工作中來。

3.2 理清工作思路，確定企業信息化階段目標

企業要理清工作思路，把檔案信息化建設列入企業的總體規劃，確定檔案信息化工作的長期和短期目標，分階段、有計劃的實施信息化建設工作，促進企業檔案實現現代化管理。企業檔案信息化分為以下四個階段：

一是起步階段，建立目標數據庫。這個階段主要工作有：確定企業檔案隸屬信息化管理的范疇、檔案機讀目錄標準的制定、編目檢索軟件的研制和采購、目錄數據庫的建立和充實。

二是準備階段，逐步實現全文數字化。這個階段的主要工作有：納入信息化管理范疇的傳統檔案進行原文信息數字化轉換，文檔、圖片、多媒體等各種類型檔案信息歸檔標準體系的建立、綜合數據庫的建立、研究網絡環境中檔案信息的利用方法、檔案信息網絡平臺的建立。

三是發展階段，完善各類電子文件。主要工作有：進一步完善信息化檔案標準體系，對已形成和新形成的電子文件按標準整理歸檔、完善包括檔案信息安全、利用服務在內的各項規章制度、研究電子文件的長久保存的方法、確保電子文件的真實性、可用性。

四是成熟階段。實現存量檔案數字化、增量檔案電子化，檔案信息化管理工作流暢，檔案利用率和工作效率大大提高，實現信息資源共享。

3.3 加強人才建設

檔案人才隊伍建設是企業檔案信息化建設的關鍵因素之一。檔案信息化要求檔案人員不僅需要掌握檔案專業知識，同時還需要掌握計算機網絡、數據庫、計算機軟件等知識。檔案信息技術人才的培養是一個漫長的過程，需要檔案工作人員逐步將多種專業技術合理融合在檔案工作中。

人才隊伍的建設可以從內部和外部方面著手進行，可以體現在以下方面：一是在實施檔案信息化全員培訓的同時，逐步引進檔案人員相對年輕化，強化對檔案人員的技能培訓，提升整個檔案隊伍的信息化素養。二是強化對檔案人員的創新教育，充分發揮信息化建設中檔案人員的積極性、創造性。

3.4 制訂完善的信息化管理制度

第一，企業檔案管理部門可以根據檔案管理信息化的需要，對各項管理流程的管理人員的行為進行有效的規范和控制，對于信息化管理的各個步驟形成嚴格約束。第二，要建立安全管理制度。針對電子檔案信息丟失和泄漏等情況制定安全管理制度，對檔案管理系統的操作等都嚴格限制，設置權限。第三，要完善責任制。對企業檔案管理人員責任不斷落實，增強責任意識，在檔案管理中可以進行自我控制，有效提高檔案管理工作效率。

3.5 構建檔案安全保障體系

信息開放與信息安全似乎是一對難以調和的矛盾，從檔案數字化開始，檔案安全就面臨威脅，更不用說將來的信息化開放利用。要調和這對矛盾是完全可以做到的，可以實現信息開放與信息安全工作的協調發展。企業檔案部門必須采取一系列的措施保證檔案信息的保密和安全，技術與管理相結合是構建檔案信息安全保障體系的核心原則。一方面要建立健全檔案保密工作的技術標準及規范，采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施確保檔案數據庫以及檔案信息網絡傳輸的安全。另一方面，企業檔案人員必須要提高信息安全意識，嚴格執行檔案保密規章制度，避免人為因素威脅檔案安全。

隨著科技進步，信息化已經成為當今社會發展的趨勢，企業檔案管理信息化建設迫在眉睫。檔案工作者要勇于承擔重任，將檔案管理信息化建設視為不斷奮斗的方向。企業檔案管理部門應以檔案信息化為契機，改革檔案工作中傳統管理體制與運行機制，切實把檔案信息化建設落到實處。

參考文獻

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