淺談新時代下如何創新國有企業辦公室工作

摘 要：辦公室工作，歷來是展示一個企業形象的窗口，是直接為領導服務的綜合辦事機構，是溝通上下左右、聯系四面八方的橋梁和紐帶。在當前，中國改革開放進入新時代的背景下，改革步伐不斷加快，市場競爭不斷強化。在這種局面下，國有企業辦公室工作何如能打破陳規陋習創新工作思路，提升整體辦事績效？如何切合實際、與時俱進、改變形象，發揮其職能作用，為企業做出更大的貢獻？是一個不容忽視的問題。

關鍵詞：新時代;辦公室;職能;改革與創新

在習近平總書記十八大、十九大等重要會議場合中，不止一次提起要簡化文風、會風，精簡辦公、審批流程，將辦公流程前置化、簡約化，這就為辦公室工作的發展方向指出了一條新的工作思路，即：信息收集、調研整合的比重加大，根據具體工作，為領導人員提供具體的參考決策方案等等，都是辦公室工作改革的新的突破口。那么說到變革，就要針對問題找出癥結，并根據實際去解決，那么辦公室工作創新需要解決什么問題，增強什么素質，都是需要我們去考慮的問題。

國有企業辦公室的設置和職能作用的發揮，無論企業大小或名稱怎么確定，都沿襲著國企固有觀念安排，沒有真正體現和發揮行政辦公室應有的功能和作用。有的雖然定名為“廠辦”、“公司辦”、“總經辦”、“總裁辦”、“綜合管理部”、“行政部”、“后勤部”、“總務室”等等，但在企業管理工作中發揮的作用卻各不相同，或多或少存在以下不良狀況和問題。

一是職能亂。不少國有企業行政辦公室的工作職能，一直保持著服務、參謀、助手、協調的職能，就像所謂的“萬金油”一樣，什么都干;除了領導臨時安排的事務以外，多數是擬擬文稿、接送客人、安排會議、負責衛生、收發文件、管理小車和食堂等。雖然這些職責或工作十分必要，但它們不能完全凸現行政辦公室在企業管理工作中的職能或作用。不僅如此，在國有企業精簡機構或人員過程中，不少企業還隨意把一些專業性工作，比如人員招聘、薪酬設置、考勤管理、社保工作、經濟責任考核、安全保衛、審計工作、土建維修、庫房管理甚至財務工作等統統“塞進”行政辦公室，使其管理職能十分混亂，甚而造成新的機構臃腫、人浮于事、忙閑不均、效率低下。

二是地位低。企業行政辦公室機構的設置，往往是“說起來重要”、“看起來次要”、“閑起來不需要”的一個部門。盡管一些企業在辦公室人員選用過程中，選擇一些文化高、人品好、能干事的所謂人才，但在調資升級、獎金發放或個人待遇、年終評定中卻成了“末等公民”，甚至在少數管理人員和領導的眼中成了“只會抄抄寫寫、打打雜”的多余角色，其部門和人員在企業管理中的地位可想而知。

三是權利小。企業行政辦公室本應是企業決策層領導的“喉舌”，應該賦予一定的權力。但在企業實際工作中，除了會議通知、車輛安排或后勤事務中擁有一定的“辦事權利”以外，很少有參與企業重大問題討論決策的權力，很少有規范企業管理行為的權利，很少有策劃、監督、實施、處置某項工作的權利，很少有人事任免、薪酬加減、獎懲兌現的權利。因此，不能有效地發揮其部門職能和人員的作用，不能保證企業內部的“政令暢通”，從而造成行政辦公室辦事效率低、貫徹執行不力的現象。

四是效能低。結合上述幾個原因，在國有企業辦公室工作中普遍存在著一個效能低下的問題，也導致辦公室人員有“缺少專業支撐”、“隨時被人替代”的失落感和危機感，因此“辦事小心謹慎”，“做人唯唯諾諾”，“怕說錯話做錯事”，“多一事不如少一事”，“只管自己平和安，哪管他人是與非”的心態和現象成了習慣，不僅使其應有的管理職能削弱，而且影響了效率和效能，不利于企業的管理和企業各項工作的執行。

隨著現代國有企業的發展，特別是近十年來我國市場經濟的平穩運行，為企業的高速發展和創新帶來了黃金機遇期。企業的管理也更加先進與科學，在國內如阿里巴巴、格力、華為等等都已經成為世界知名企業，它們的管理也逐步與世界先進管理模式接軌。反觀國有企業、特別是東北的國有企業，內部管理仍然是積重難返，以至于商業界流行著“投資不過山海關”這樣的戲言。實際上，在愈發成熟的企業內部，各機構的設置，不僅需要按照優化、高效、合理的原則配置，還需要有明確的職能分工，以此強化勞動紀律，整個人員績效是一套科學的管理手段。在這樣的管控模式中，辦公室的業務權限要在過去僅僅是寫寫文稿、收收報表、傳傳文件、作作記錄、迎來送往等所謂的服務、參謀、助手、協調職能的基礎上，積極創新工作思路，改變工作方式，提升辦事績效，做到“以作為求地位”。只有這樣，行政辦公室工作才能適應新形勢下企業管理的發展和要求，才能真正有所作為。以下幾點意見不失為改進和創新行政辦公室工作的好思路和好方法。

1、啟用信息制度，及時掌握最新信息。即企業行政辦公室在結合企業生產經營實際的基礎上，建立完善的內部信息報告制度。譬如，通過每日召開的質量早會、生產碰頭會和《內部信息單》等方式，快速了解和反映企業整個供應、生產、質量、設備能源、物料消耗、倉庫儲備、產品發運及售后服務等情況，并通過辦公室統一編制出《信息簡報》或《快報》，上呈公司領導，下達內部各單位，把每天的生產經營動態和出現的異常情況或問題，及時反映并督促解決。這樣既能使行政辦公室充分發揮出助手、參謀、監督、檢查和協調的職能，又能充分展現行政辦公室在企業管理中的地位和作用。同時，盡可能豐富行業內信息的整合，形成本單位具有政策指導性的全面信息庫，為領導在企業發展方向上，及時提供具有情報價值的信息，從而促進辦公室工作的整體完善。

2、強化執行力度，嚴格保證政令下達。即由行政辦公室代表總經理（廠長）通盤考慮月度生產經營計劃，通過計劃表格方式，把生產、供應、質量、設備、安全、庫管、原料消耗，人力資源、財務管理、產品銷售等各方面的重要指標和主要工作及要處理的重要問題，納入總經理（廠長）部署的月度計劃目標，下達到內部各單位（部門），并建立相應的執行、檢查、報告、評價、考核辦法。這樣既能強化企業內部特別是公司高層指令的執行力，又能體現辦公室的權威及統籌、管理能力，使辦公室職能更加強化，體現辦公室在企業管理工作中的作用和價值。

3、開展針對調研，預先摸準發展脈絡。企業運行發展離不開調研工作，本單位的先進經驗、做法的經驗總結也需要調研作為先導。辦公室作為企業規劃發展的“參謀室”，就應當對未來發展方向，對本單位內部的波動先掌握、先了解、先總結，將模塊化的經驗形成報告，供領導層參考，以便為企業發展起到引領、參考作用。

4、重視經驗積累，機構雖小眼界放大。放大眼界，就是需要由辦公室定期編印出本單位內部經驗總結性或者行業指導性的刊物，設置如《重點工作提示》、《經濟責任考核》、《質量之窗》、《員工之聲》、《大事記》、《生產動態》、《市場信息》等類型的內部刊物，綜合反映企業生產經營、基礎管理和企業質量報告、文化建設等方面的內容和情況的內刊，既有利于提升企業綜合管理效能，又展現了辦公室貢獻和作用。

結語：辦公室工作是一項復雜的綜合性工作，既要有高能力又要有高素質，特別是在市場經濟運行條件下，怎么能夠破除舊國企的思想，應對新形勢下企業競爭壓力而生存，辦公室的職能履行，將成為未來商戰的勝負手，因此如何建設學習型國企辦公室，是需要我們沉下心思去思考的。

作者簡介：

王博，出生年月：1984年2月25日，性別：男，民族：漢族，籍貫（精確到市）：吉林省白山市，當前職務：辦公室副主任，當前職稱：助理政工師，學歷：本科，研究方向：辦公室工作.