淺議高職院校教學秘書的崗位作用與崗位能力培養

徐霞

摘 要：高職院校教學秘書是教學管理的基層實踐者、組織者、管理者、服務者，同時也是學院領導的助手與參謀，在教學管理中起著重要的作用。根據教學秘書的崗位作用，提出加強教學秘書的相應崗位能力的培養，是搞高高職院校教學管理質量、推進教學改革的重要任務。

關健詞：高職院校;教學秘書;崗位作用;崗位能力

高職院校教育教學質量水平的提高，需要我們對教學工作以及教學手段的創新，同時還需要合理的教學管理工作，教學秘書是高職院校教學管理中最基層的一線管理服務人員，在教學管理中發揮著重要的作用，他們崗位能力水平的高低直接影響著高職院校教學工作質量和人才培養質量。因此，認識教學秘書崗位作用、崗位能力結構，加強教學秘書崗位能力培養具有十分重要意義。

一、高職院校教學秘書在教學管理中的作用

（一）教學運理管理作用

高職院校教學秘書的主要工作內容是教學運行管理，包括日常教學管理、教學檔案管理、教學質量監控等方面工作，其主要職責在于協助分管教學院長做好本學院的教學工作管理及有關教學制度、教學文件及各項教學工作的貫徹執行與布置落實。保證學院各項教學工作正常有序進行。

（二）溝通的橋梁作用

教學秘書在負責向全院教師傳達學院及上級主管部門所制定的各項規章制度、文件精神及各項教學工作時需準確、及時地將信息傳遞給學院老師，并虛心聽取學院老師們對教學管理過程中的意見和建議，及時反饋學院領導，為學院領導決策提供參考信息，為教師的授課和學生的學習提供支持與幫助。教學管理工作涉及方方面面，良好的溝通與協調能力是保證教學工作正常運行的關鍵所在。

（三）教學質量監控作用

教學秘書對領導做出的教學決策，負有檢查、督促、催辦、落實的職責。這就需要教學秘書比較全面的了解教學計劃的執行情況，協助領導檢查教學質量，分析評估教學效果，并根據所反饋的情況進行分析、研究與總結。在教學管理中形成自己意見和建議，也要為教學管理工作中存在的問題提出對策與解決方案，從而促進教學質量不斷提高。

二、高職院校教學秘書在教學管理中應具備的崗位能力

教學管理事務復雜、繁瑣，是一項平凡而艱巨的工作。這對教學秘書的能力提出了更高的要求，認識教學秘書應具備的崗位能力，并在工作實踐中有意識地培養之，是教學秘書從新手到專家轉變的必經環節，對提高教學管理水平和工作效率具有重要的意義。

（一）統籌管理能力

高職院校教學秘書工作頭緒繁多，內容涉及到教師調、換課手續辦理、教學計劃管理、教務管理、學籍管理、考務管理、選課管理、畢業論文管理、畢業資格審核、教學質量監控等方面的工作。作為教學秘書，必須具有統籌規劃能力，應做到事前有計劃，計劃做到有余地，遇事考慮輕重緩急。對于常規的教學工作做到心中有數，合理安排工作程序，提高工作效率。

（二）信息綜合處理能力

在這個信息發達的時代，教學秘書應用計算機網絡進行教學管理工作已經普及。包括各類通知、教學文件的發送、教務管理、成績管理、選課管理、教學任務安排、實踐教學管理、檔案管理、畢業資格審核等，諸多教學管理工作都離不開計算機。所以，加強相關教學軟件、數據庫等知識的學習，掌握系統管理、信息管理等先進的管理方法和技能，熟練使用教務管理系統、辦公系統、實踐教學管理系統等，充分利用現代化信息技術才能更加優質、快捷為師生服務，提高教學管理質量。

（三）溝通與協調能力

教學秘書在教學管理工作中發揮著溝通的橋梁作用，教學秘書不僅要完成學院領導所布置的各項工作，而且在日常教學管理中要與職能部門、教師、學生保持緊密聯系，在這些聯系中溝通是最直接方式，只有具有良好的溝通協調能力，才能消除工作中的阻力，使是溝通更順暢、高效。另外，教學秘書在工作中也要注重工作方法，擺正自己在協調工作中的地位和角色，促進教學工作良性運轉，提高教學管理工作的效率。

（四）調研分析能力

教學秘書應積極地對教學過程進行跟蹤調查，了解教師的課堂教學情況及學生的學情，檢查督促教學環節的落實情況，及時發現問題，處理問題，以保證教學質量和教學效果的提高。要重視教學信息的收集、整理及時向學院領導提供完整、準確、有價值的信息，把對策建議和處理預案直接提供給學院領導，為學院領導決策提供依據。

（五）良好的個人修養和心理調適能力

教學秘書工作內容繁多，壓力大、責任重。一旦發生疏忽，就可能造成較大的教學事故，給教學秘書工作帶來一定的心理壓力。在執行決策過程中，遇到同事不配合、遭到誤會、受到委曲、甚至是批評，都會直接影響教學秘書的工作心情，產生負面情緒，這就需要教學秘書應具備良好的個人修養與自我調適能力，以平和的心態對待工作，在工作中始終保持“愛崗、敬業、忠實、服務”的精神。

總之，高職院校教學秘書在教學管理工作中發揮著不可替代的作用，學校領導要高度重視教學秘書隊伍的建設與管理。一方面要完善教學秘書的崗位培訓制度，通過舉辦職業化培訓、教學研討、業務技能培訓等來加強教學秘書崗位能力培養。另一方要加強思想教育，讓他們充分認識教學秘書工作的重要性，熱愛高等教育事業，培養愛崗敬業職業的精神、強化全心全意為師生服務的意識，確保教學秘書隊伍的穩定、高效，有效促進高職院校教學質量和管理水平的提高。

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