高校學籍學歷學位數字檔案的共享路徑

魏振毅

學籍學歷學位檔案是學生在校期間參與教學、實踐和科研等活動的歷史記載。近年來，在學生升學、出國留學、求職招聘、積分入戶、學籍學歷學位認證、職稱評審、干部檔案補檔、干部晉升、工齡認定和社保辦理等方面對學籍、學歷和學位檔案有巨大需求，高校學籍學歷學位檔案成為民生檔案的重要組成部分并得到了優先發展。而檔案信息數據的共享成為其在發展過程中的重點和難點。

一、學籍學歷學位檔案的重要意義

首先，便利的學籍學歷學位檔案信息查詢是方便群眾、落實好2018政府工作報告提出的最多跑一次改革的重要舉措，是響應“讓數據多跑路，讓群眾少跑腿”的重要組成部分。其次，針對目前社會上存在的假學籍學歷學位檔案情況，方便獲得的權威學籍學歷學位檔案材料是鏟除學籍學歷學位虛假檔案材料生存土壤的最有效方法，是落實社會信用體系建設規劃綱要（2014—2020年）和構建誠信社會的重要組成部分。此外，完整嚴格的學籍學歷學位檔案材料是防止一些特殊學生，通過利益交換或輸送等方式隨意轉學、更改成績等攪亂高校學籍管理秩序行為的重要舉措，是維護教育公平的一項基礎工程。

二、學籍學歷學位檔案信息存在的問題

1.數字檔案分散

根據2014年實行的《高等學校學生學籍學歷電子注冊辦法》要求，所有國家承認的境內高校學生必須通過全國高等學校學生信息咨詢與就業指導中心管理的中國高等教育學生信息網（學信網）進行電子注冊。學信網中保存著2001年起的學歷證書電子注冊檔案（后來又向前推進10年到1991年）、2007年起的學生學籍電子注冊檔案和2008年起的在校生學年電子注冊檔案。但由于各方面原因，電子注冊的信息缺失等問題還比較常見，很多學生的學籍學歷學位檔案仍然需要通過各高校進行認證，特別是2001年以前的檔案。

由于歷史原因，特別是高校擴招快速發展的幾年時間里，部分院校出于利益等方面的考慮，違規擅自招收了一些學生（包括第二學位），這些學生的學籍和學歷在部分省份得到省級教育主管部門的認可，但不屬于國家計劃招生，這些學籍學歷學位的檔案也分散在省級教育主管部門中。

此外，2017年，我國出國（境）留學人數突破60萬（60.84萬），人數達到境內高校學生的十分之一，而近年留學人員回來工作的人數越來越多，留學人員學籍學歷學位檔案成為不可忽視的部分。這些檔案材料都由教育部留學服務中心（中國留學網）進行收集和開展認證。

2.學籍學歷學位檔案類型繁雜

境內高校存在大專、本科、研究生三個層次的人才培養。教育形式有普通高等教育、成人高等教育、遠程教育、高等教育自學考試和開放教育等多種形式。成人繼續教育學歷有高等教育自學考試（自考）、網絡教育（遠程教育）、成人高考（學習形式有脫產，業余，函授）、開放大學（原廣播電視大學現代遠程開放教育）等四種形式。成人高等學歷教育：專科起點升本科（簡稱專升本）、高中起點升本科（簡稱高起本）、高中起點升高職（高專）（簡稱高職、高專）三種。在校學習形式分脫產、業余（包括半脫產、夜大學）、寒暑假集中授課、函授等。在學位方面有第一學位和第二學位之分，在修讀方式上又有主修和輔修的分別。研究生層次有專業型和學術型研究生、工程碩士等;在證書方面又有通俗的雙證和單證的區別等等。境外高校的學習形式也很多，如研究生有授課式和研究式等的區別;另外，目前還有各類的中外聯合辦學，這些都增大了學籍學歷學位檔案查詢認證的難度。此外，建國以來，高校內學科專業的合并、撤銷、新增和復辦等調整較大，也在一定程度上讓認證更加繁雜。

3.學籍學歷學位查詢認證過程仍不便利

對于境內高校的學籍學歷學位查詢，從今年7月1日起，公眾原則上通過學信網免費在線申請《教育部學籍在線驗證報告》及《教育部學歷證書電子注冊備案表》，實行網上查詢以及電子認證，申請者可以通過三種方式獲得申請的材料：在線打印申請驗證報告，下載PDF格式的驗證報告，從申請者提供的郵箱中得到html格式的驗證報告（同時郵箱附件中有PDF格式的報告）。這在一定程度上極大地便利了群眾的查檔。但仍然存在學籍學歷學位檔案信息不全（特別是2002年前）、學位檔案信息缺失（特別是只有學位證無學歷證的單證研究生學歷查詢）、部分學籍學歷學位檔案中身份證號或學生改名造成信息出入等不足，需要通過傳統方式向各高校和公安戶籍部門核實，這又造成時間和空間等諸多不便。此外，高校學生的在校成績單、畢業去向等未電子備案的檔案信息查詢還是需要通過各高校進行查詢。

各高校學籍學歷學位查詢的情況根據各高校實際，存在非常大的差別，部分極少數高校可以實行通過互聯網預約、提交查檔申請，在線回復查檔結果;但絕大部分高校需要查檔者到高校學籍學歷學位檔案管理部門現場查詢，跑兩次（或多次）的現象還比較普遍。

對于境外學籍學歷，今年1月22起，留學歸國人員可以通過教育部留學服務中心的“互聯網+認證服務”平臺，實行全流程在線辦理，認證周期由原來的20個工作日縮短為10 -15個工作日，極大便利了查檔。但查詢周期還較長，且需要查詢者一定的費用。

三、加大學籍學歷學位數字檔案共享對策

1.做好數據共享的頂層設計

前瞻性地做好學籍學歷學位數字檔案共享工作的頂層設計。探討確定學籍學歷學位數字檔案在共享平臺電子標識法律地位的實現途徑。探索制定學籍學歷學位檔案數據共享實施管理細則，建立起高校與公安戶籍、教育學籍等管理部門數據共享。理清《高等學校學生學籍學歷電子注冊辦法》等各級各類學籍學歷學位管理辦法和規章制度及其之間的關系，理清學籍學歷學位檔案檔案共享平臺和學信網、留學網、各高校學籍學歷學位數據庫之間的關系。充分考慮現有數據基礎和技術支撐等條件，規范學生學籍學歷元數據等標準，研究制定整體規劃和階段目標，規劃先行、分步實施。并通過有效的技術支撐，確保數據共享交換全流程的可監可控可追溯，解決數據資源擁有者不愿共享、不敢共享的問題。

2.分類推進

針對目前學籍學歷學位檔案數字資源建設的進度，分類推進，規劃好路線圖，科學有序做好數字檔案共享工作。針對現有數據的基礎，首先搭建好學籍學歷學位數字檔案共享平臺與學信網、留學網之間的數據接口。推進高校學籍學歷學位檔案校內數據資源的共享和數字化，特別是歷史的學籍學歷學位檔案數字化，再建立高校學籍學歷學位數字信息與共享平臺的數據共享。

3.采用新技術

深入探討手機終端APP、人臉識別技術、注冊信息驗證、云計算、智慧計算、線上與線下通道結合、專業網站資源共享等技術要件在學籍學歷學位數字檔案共享方案籌劃和工作推動中的應用，以及加強基于憑證中心、數字簽名和區塊鏈技術的學籍電子文件可信管理研究和版式文件的電子成績單和電子學業證書安全使用的實踐。不斷提升數字檔案共享的服務技術支撐水平和學籍學歷學位查檔利用者的查檔體驗。

四、學籍學歷學位檔案數字共享路徑

學籍學歷學位檔案數字共享路徑可分為三層，即數字檔案資源層、數字檔案知識產生層和用戶獲取數字檔案層，如圖所示。

1.數字檔案資源層

數字檔案資源層由目前擁有學籍學歷學位檔案相關信息的數據庫或部門組成，包括境內學籍學歷學位電子注冊信息的學信網和中國學位認證學位網、境外學籍學歷信息的留學網、學生學籍學歷學位檔案形成最主要部門的高校、教育主管部門和戶籍管理部門。這些數據庫和部門的檔案資源庫構成了學籍學歷學位檔案信息的基礎，數字化后的數字檔案可以通過國家數據共享交換平臺等途徑實現學籍學歷學位數字檔案的各類信息數據的共享和交換，為構建學籍學歷學位共享數據庫提供數據基礎保障。

2.數字檔案知識產生層

該層采用知識管理理論的共享原則，對從數字檔案資源層采集到的數據按照統一學籍學歷學位數字檔案共享平臺要求的元數據格式進行統一描述，進而進行數據挖掘、整合和加工，再通過專家庫系統進行數據審核，形成學籍學歷學位數字檔案共享平臺基礎數據庫，以作為查檔者數據利用的基礎。并通過人工智能算法等智慧系統，利用采集到的元數據解決數據中因改名、出生年月出入（如陰歷、陽歷差別）和個別信息錄入錯誤等原因造成的信息缺失和數據沖突等問題，得到學籍學歷學位數字檔案查詢者最需要解決的可靠數據。

3.用戶應用層

用戶應用層主要的功能在于建立學籍學歷學位檔案共享數據與查檔用戶之間的聯系。為方便查檔用戶，在應用層設計上應盡量采用新技術，簡化查檔流程，通過互聯網、移動互聯網、物聯網以及車聯網等網絡系統實現手機、電腦、平板電腦、交互式電視、多媒體互動云屏、汽車屏和可穿戴設備屏等各類終端與學籍學歷學位數字檔案查詢系統對接，滿足各種層次查檔者的需求，提高查檔效率、速度和查檔體驗，提升檔案提供部門的服務水平。

（作者單位：福州大學）