縣級綜合檔案館在檔案接收進館工作中存在的問題與對策

寧區亮

隨著我國經濟體制改革全面深入的推進，機構改革、國有企業重組、破產，形成大量需要及時接收進館的檔案。這些檔案，與群眾生活息息相關，具有非常重要的歷史價值和利用價值，是國家的寶貴財富。檔案工作在基層特別是在縣一級尤其重要，如果縣級綜合檔案館接收工作做得不夠好、不夠及時，就會對化解矛盾糾紛、權屬爭議，保持政策的連續性帶來不利影響，政府工作就會被動，群眾權益就無法保障。從而給國家和社會帶來不可估量的損失。因此，縣級綜合檔案館必須搞好檔案的接收工作，才能真正體現檔案工作的功能與作用。

一、存在的主要問題

（一）需接收進館的檔案時間跨度長。經過摸底，全縣還有15個街道、鄉鎮30年的檔案沒有接收進館，且有一個鄉鎮一直沒有接收進館。

（二）檔案數量少，內容單一，種類不全。雖然多數街鎮檔案接收的時間跨度長，但檔案數量卻不多。最近一次整理接收6個撤并鄉鎮的檔案，個別鄉鎮的檔案整理件數竟然連續多年不到兩位數。檔案內容以街道鄉鎮機關收發的文件居多，而價值高、利用多與民生相關的人事、勞動、教育、衛生、民政、財政等檔案卻很少。檔案種類不全，多數鄉鎮以文書檔案為主，而照片、聲像、實物等形式的檔案卻沒有或很少。

（三）檔案整理不規范或未加整理，檔案整理質量達不到進館要求，業務指導工作相對滯后。主要表現在：檔案材料收集不齊全，檔案組卷不合理，案卷標題不規范。部分撤并鄉鎮、破產改制企業檔案材料未加整理，由于撤并鄉鎮、破產改制企業無留守人員，代管單位無能力對大量長期管理混亂的檔案進行整理和移交，且個別單位對檔案整理移交工作持不配合態度，使檔案移交工作難以開展。部分縣直單位、街道鄉鎮對檔案工作重視不夠，檔案機構缺失，職責不明，檔案人員不穩定，兼職過多。許多檔案員未經過業務培訓，檔案業務知識欠缺，從而導致檔案收集不完整、整理不規范，給檔案的接收進館工作帶來了很大困難。

（四）檔案館事業經費不足，束縛了檔案事業的發展。存在檔案裝備老化、數字化工作開展困難等問題。檔案事業經費未能實現與國民經濟和社會事業同步發展，基礎設施建設投入不足的問題沒有根本解決。檔案館室基礎設施陳舊落后，功能不健全，不能滿足需要，社會服務功能較弱的狀況沒有得到根本扭轉。

（五）現有檔案館庫房面積狹小，不符合檔案館建設與設計要求，難以滿足檔案按時接收進館的需要。以筆者所在市（臨沂市）各縣區檔案館為例：12個縣區檔案館中，建筑面積2200平方米的1個，建筑面積1200-2000平方米的3個，建筑面積1000-1200平方米的7個，建筑面積1000平方米以下的1個。按照《市、縣國家綜合檔案館測評辦法》（檔辦【2008】30號）的要求：館藏檔案數量10萬卷以下的，縣級檔案館建筑面積指標為1200-2600平方米;館藏檔案數量10-20萬卷的，縣級綜合檔案館建筑面積指標為2600-4600平方米。實際情況是各縣區館藏檔案數量均超過10萬卷，按標準基本處于過飽和狀態，按時接收進館，難度較大。

二、對策

（一）隨著機構改革的推進，檔案管理工作將越來越規范。這次機構改革，把檔案的行政管理職能劃歸縣委辦公室，必將加強檔案指導和管理工作的力度，理順行政關系。在更高層面與更廣范圍內加強檔案管理工作，確保檔案整理齊全完整規范，有利于以后檔案的接收進館。

（二）主動與撤并單位聯系，變被動為主動，適當擴大撤并單位的檔案接收范圍。 主動與改革涉及的部門和單位聯系，制定檔案管理與處置工作方案，做好文件材料的收集、整理、保管、利用、清點、交接工作，按規定對不符合檔案保管條件的單位及時接收進館，對符合條件的單位敦促其向新組建機構移交檔案，嚴防檔案流失和失泄密問題發生。要把工作做在前面，不要坐等相關單位上門，竭力避免因監督、指導不到位致使檔案丟失、損毀事情的發生。撤并單位、破產企業短期保存的檔案依照《檔案法》規定不需要接收進館的，但在具體實踐中會出現經常用到的現象，所以作為縣級綜合檔案館，撤并單位和破產企業數量不是特別多的情況下，有必要擴大接收范圍。如我縣造紙廠、水泥廠、蒼松公司企業破產檔案中的簽到簿、工資發放單、會計檔案等在核實職工工齡、補繳養老保險維護職工合法權益方面發揮了關鍵性證據作用，所以這部分檔案應適當接收進館。

（三）對接收單位檔案人員進行業務培訓。對接收單位的檔案人員進行現場的業務培訓，充分學習標準，使接收單位檔案人員對接收工作形成初步的認識。現場操作指導，手把手教他們如何收集整理分類編目，統一檔案裝具和檔案用品，培訓、指導、監督貫穿整個檔案整理與接收過程之中。

（四）加大對檔案事業的財政投入。財政投入是支撐檔案事業持續健康發展的基礎，是發展檔案事業的重要物質基礎，是開展檔案工作的基礎性條件。目前縣級檔案部門大多財政投入不足，投入的經費僅夠維持檔案工作的基本運轉，檔案指導人員正常的督促指導工作難以正常維系。河北、河南、江蘇、安徽等周邊省份都已確定了檔案保護費2元/卷/年的標準，我們省的檔案保護費標準至今沒有公布，大多數縣級檔案館達不到這個標準或財政支出中就沒有檔案保護費。各個縣級綜合檔案館的財政投入，與各自爭取財政資金的能力有關，沒有統一的標準，隨意性大，不能保證縣級綜合檔案館財政投入的穩定性和可靠性。建議省檔案局與省財政廳聯合研究盡快出臺檔案館財政投入標準，以保證縣級綜合檔案館開展指導工作和接收進館工作的有效有序開展。

（五）適度加強縣級綜合檔案館庫建設。縣級綜合檔案館普遍面積偏小，不足以滿足新形勢下檔案工作和接收工作的要求，新的《檔案館建設標準》已于2008年7月1日由國家建設部和國家發改委頒布實施，按照這個標準大多數縣級綜合檔案館建筑面積需要達到2600-4600平方米。對縣級政府來說這是一個大項目，在當前的干部考核中檔案工作相對來說影響較小，投入大，看得見的效益比較低，政府沒有加大投入建設檔案館庫的動力。為了從政策層面解決檔案館庫的建設，需要從政策層面進行調整。一是把檔案館庫建設納入對縣級政府考核的范圍且占分較重，給縣級政府建設檔案館注入政策動力和壓力。二是上一級政府負責協調下一級檔案館建設。三是上級財政對縣級檔案館建設進行最大限度補貼，現在臨沂市已享受檔案館建設補貼，但補貼標準需要再提高，以減輕縣級財政壓力，以利于檔案館建設落地。這樣，幾年之內縣級綜合檔案館庫建設將會達到一個嶄新的高度，因為庫房緊張導致檔案接收難、難接受的局面將徹底改觀。

縣級綜合檔案館的檔案接收工作是其最主要的職能之一，是檔案館工作的基礎。檔案接收工作做不好，檔案館的后續工作將成為“無米之炊，無源之水”，將對所在縣區的政治、經濟、社會造成無可估量的損失，對所在地方的歷史造成缺失斷代。因此我們需要加強日常的業務指導，檔案專兼職人員的教育培訓，提高對縣級檔案部門的財政投入，搞好縣級綜合檔案館庫的建設，才能解決縣級綜合檔案館在檔案接收工作中存在的問題，保證縣級綜合檔案館接收工作的正常高效運轉。

（作者單位：山東省臨沂市蘭陵縣檢驗檢測中心）