如何提升辦公室文書檔案管理水平

馬南

摘要：事業單位為了適應現代化管理的發展要求需要采取措施來提高辦公室文書檔案管理的水平。本文闡述了當前在事業單位中辦公室文書檔案管理存在的問題，并分析了提升辦公室文書檔案管理水平的具體途徑與方法。

關鍵詞：辦公室;文書檔案管理;方法途徑

前言：

辦公室文書檔案管理是事業單位管理中非常重要的環節，文書檔案包含各類發文原件、會議記錄以及財務、人事變動活動等資料信息，因此需要清晰認識到事業單位當前在文書檔案管理中的問題并積極采取正確措施加以解決，以提高辦公室文書檔案管理水平，保障事業單位得以長久、穩定發展。

一、辦公室文書檔案管理中存在的問題

（一）文書檔案管理制度有待完善

事業單位的文書檔案管理工作大多由文員負責，但文員本身就有較為繁雜的工作，這導致檔案管理工作易出現錯誤且效率低下。并且不規范的管理環境與流程導致文書檔案經常與其他資料、材料等堆放在一起，使文書檔案的安全性得不到保證。在文書檔案中會有一些涉及事業單位機密的信息，而雜亂無章的管理易發生機密文件泄露或丟失的問題。

（二）文書檔案信息化程度有待提高

隨著科學技術的發展，信息技術已經應用于生活中的各個領域，因此辦公室文書檔案管理也應該逐漸朝著信息化的方向發展[1]。但是現階段一些事業單位沒有充分的利用信息技術來進行文書管理，導致文書檔案管理效率較低，逐漸不能滿足現代化檔案管理的發展要求。

（三）對文書檔案管理的重視程度需加強

當前，一些事業單位的領導對文書檔案管理工作的重視程度不高，并且沒有對文書檔案管理的工作進行一個良好的規劃和部署，由于文書檔案管理的工作內容較多，如果沒有對檔案管理做出一個合理的規劃，那么就會影響檔案管理工作的順利開展。

（四）文書檔案管理人員的綜合素質有待提高

文書檔案管理人員的專業素質高低直接影響著事業單位檔案管理的質量。在實際的工作中一些檔案管理人員并沒有熟練的掌握文書檔案管理的相關知識與信息化辦公軟件的操作技術，導致文書檔案管理工作的效率低下。此外一些事業單位沒有意識到，想要從整體上提高文書檔案管理團隊的水平就要積極引進專業技術型人才，不能盲目招聘要重視人才建設問題。

二、提升辦公室文書檔案管理水平的具體措施

（一）完善文書檔案管理制度

首先事業單位的領導要加強對文書檔案管理工作的重視程度，結合單位自身的發展要求與實際情況完善文書檔案管理的制度，并規范文書檔案管理的工作流程，明確管理人員的工作責任。對文件檔案的建立、更改、保管期限等相關工作都有制定標準化的操作流程，使管理人員在實際的檔案管理中都有章可依。最大程度的保障檔案信息數據的真實性、實效性與安全性。

（二）利用信息化技術創新文書檔案管理方式

為了更好的實現加強和改進辦公室文書檔案管理的工作，需要在檔案管理過程中應用先進的信息化管理軟件[2]。傳統的管理模式已經無法適應事業單位對文書檔案管理的要求，因此要應用科學、合理的管理軟件實現文書檔案的信息化管理。有效的減少檔案管理過程中出現遺漏等現象，使文書檔案管理的工作效率得以大大提高。同時在選擇信息化管理軟件時事業單位要進行做好對比分析的工作，在選擇信息化的管理軟件時要結合單位自身的工作環境、工作方式、工作內容等，以確保后續管理工作得以良好的進行，以更好的發揮先進信息化管理軟件的作用，保證事業單位文書檔案管理的有效落實。

（三）強化檔案文書收集工作

收集與歸檔是文書檔案管理工作中最重要的兩個環節，因此為了提高文書檔案管理的水平必須規范檔案收集與歸檔的工作。需要管理人員做好以下三項工作：一是對文書檔案進行分類，將文書檔案按照相應的類目，并統一格式妥善保管。二是規范行文流程，對文件選用、編號、附件等格式內容均進行統一的規定，并且管理人員要嚴格按照相關規定進行管理，方便日后對文書檔案的查詢與使用。三是對目錄進行編號，利用計算機中的檔案管理軟件對文書檔案建立數字化檢索體系，促使實現辦公室文書檔案管理的信息化與自動化，并應用互聯網技術實現檔案的網上管理。

（四）加強文書檔案信息安全的防范意識

對檔案的安全管理也是事業單位文書檔案管理工作中非常重要的內容，并且檔案安全管理工作要嚴格依照國家的相關法律規定進行管理，在檔案的收集、管理、檢索、查閱等環節都要建立嚴密的檔案安全管理制度，以更好的約束相關管理人員的行為，使文書檔案的安全得到保障。同時要提高檔案管理人員的責任意識與安全意識。例如事業單位要定期舉辦文書檔案管理的相關講座或培訓，加強工作人員的專業素質水平，提高文書檔案管理的安全意識，設置文書檔案管理的監督職位，安排專門負責檔案信息安全的人員，有效保障對文書檔案的安全管理。此外要對重要的文書檔案進行加密處理，在計算機中安裝防火墻，實現內外網絡的物理隔離，防止重要的檔案信息被攻擊和破壞，檔案工作人員要熟練的掌握防攻擊的網絡安全技術，避免局部網絡安全問題對全局網絡安全造成嚴重的影響，以確保事業單位的信息安全。

（五）管理人員提高自身的綜合素養

文書檔案管理人員要建立網絡化思維、應用好現代化技術來提高自身的檔案管理水平，進而提供更加精準的檔案服務，同時幫助管理人員樹立責任意識。管理人員要從以前只會單純的收集檔案轉向學會分析和挖掘檔案信息價值的方向轉變。傳統的檔案管理方法只是簡單的復制和查閱，已經滿足不了現代化發展的要求，因此檔案管理部門要充分發揮信息技術的優勢，進而對檔案進行更加精準的管理，促進檔案管理工作的高效運行。

總結：

綜上所述，提高辦公室文書檔案的管理水平可以促進事業單位的高效運行。為了適應信息化時代的管理要求，需要事業單位完善文書檔案管理的制度、積極利用信息化手段使文書檔案管理工作朝著數字化的方向發展，同時注重提高管理人員的工作效率與綜合素質，全方位的提升文書檔案的管理水平。

參考文獻：

[1]單軍.淺談如何提升企業辦公室文書檔案管理的效率[J].中外企業家，2017（28）：82+89.

[2]王慧.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理研究[J].辦公室業務，2017（17）：97.