加強城建檔案管理中的信息化建設

【摘 要】 本文對城建檔案管理信息化作了概述，闡述了城建檔案管理信息化建設的必要性，分析了存在的問題，提出了城建檔案管理信息化建設策略。要提升信息化管理意識；深入開發信息資源應用；規范建設標準；提高對城建檔案信息的保密意識；搞好基礎設施建設；加強應用系統建設；加強人才隊伍建設。

【關鍵詞】 城建檔案管理；信息化建設；必要性；策略

一、城建檔案管理信息化概述

1、城建檔案管理信息化概述

城建檔案就是一本信息繁多的城市發展日記，它記載了城市的規劃、建設、發展以及管理的過程，它包含了這些過程中產生的文字、圖片、影像等形式的信息和資料。隨著新時代的科學技術和社會經濟有了新的發展趨勢，城建檔案管理也需要緊跟時代的步伐運用信息技術去進行運作。進行城建檔案管理的信息化建設是符合現實性要求的，也有其歷史必然性。隨著城市建設發展不斷擴大規模、城市建筑工程的數量也不斷增加，由此產生的資料和信息就會越來越多，城建檔案管理工作也會越來越繁重，只有實現城建檔案管理的信息化才能解決這個問題。

2、城建檔案管理信息化的主要內容

（1）完成城市建設檔案管理信息化的資源建設。其主要內容為將城建過程中產生的資料轉換為電子文檔，并將電子文檔進行收集和整理后統一納入信息數據庫，實現城建檔案管理的數字化。

（2）完善基礎設施的建設和城建檔案管理應用體系的建設。基礎設施的建設是指組建數字化設備以及建設城建檔案管理信息網絡；應用系統的建設是指通過使用、收集和整理城建檔案中各種信息來提高檔案的使用效率。

（3）進行城建檔案管理信息化人才隊伍的培養建設。為提高城建檔案管理信息化的專業化建設增加城建檔案管理信息化的人才儲備量。

（4）制定相關的規范和標準。為了保證城建檔案管理信息化的有序進行，需要在城建檔案的電子文檔處理過程中制定好必須遵循的規章制度，規劃好收集、建檔、歸檔等具體工作流程。

二、城建檔案管理信息化建設的必要性

1、提升城建檔案管理工作效率

城建檔案管理的信息化建設是為了給城建檔案的建立和查閱提供便利。城建檔案管理人員在工作中需要處理數量浩大的紙質版資料，繁重的工作任務壓力下很大幾率會出現差錯。如果是使用計算機掃描記錄不僅可以減輕工作量，還能降低出錯率。電子化的好處還有方便快速，有效提升工作效率并節省存儲紙質版的空間。

2、改善城建檔案管理工作

城建檔案管理的信息化可以使城建檔案管理部門的管理模式發生改變，由原來的封閉式管理轉化為開放式管理。信息化建設還能完善城建檔案管理的內容，實現城建檔案管理的一體化，科學地配置城建檔案資源，促進城市的經濟繁榮發展。

3、方便檢查查詢

在傳統的城建檔案管理中，管理人員需要審查所有的資料和信息并分類歸檔放置在指定的位置。當需要某個文件時要翻閱目錄找到當時放置的地方并翻找出來查閱。而考慮到紙質版文件保存空間的問題，文件的保存時間都是有限制的，超過了限制時間之后就沒有辦法再去使用。而文件放置時間過長不僅耗費巨大的人力、空間資源文件也會有損毀的可能性。完成城建檔案管理的信息化建設就能解決這些問題。電腦存儲不需要真實的空間資源，信息一旦上傳也不怕損毀丟失，需要查閱的時候利用電腦一鍵檢索就能得到所需信息。

4、對科研活動有支撐作用

在進行開發新技術和新項目的時候作為參考依據的是科技城建檔案。科技城建檔案是城建檔案的重要構成成分，如果能提高科技城建檔案的利用效率將會對科研活動的持續推動做出巨大貢獻。

5、支持管理和決策

實行城建檔案管理的信息化能有效確保城建檔案信息的完整性和可靠性。城建檔案管理的工作人員可以通過計算機輕松查閱相關的城建檔案資料，有效提升他們的日常工作效率。與此同時，城建檔案的信息也可以進行綜合分析，在領導決策時迅速提供相關的文獻支撐。

三、城建檔案管理信息化建設存在的問題

1、城建檔案管理信息化的意識不足

通過數字形式來處理城建檔案信息、并運用網絡對信息進行集中化管理稱為城建檔案管理的信息化。當前，城建檔案管理工作中已經開始廣泛利用多媒體技術和網絡技術，朝著城建檔案管理信息數字化的方向邁進。但是在城建檔案管理的信息化建設發展過程中我們屢屢碰壁，究其原因是城建檔案管理人員的素質低下、管理觀念落后、沒有統一的城建檔案管理標準。

2、開發信息資源不夠深入

在開發城建檔案信息資源時，我們僅僅將目光停留在目錄錄入和數字化掃描方面。如果我們進行城建檔案管理的信息化建設僅僅只改變了傳統的保管形式，卻不改變信息的利用方式，那么就算城建檔案信息已經通過數字化保存在我們的電腦上又能發揮什么作用呢？城建檔案的信息化建設實際性意義就在于可以通過更為便捷的方式獲取信息、利用信息。

3、沒有統一的開發標準

開發標準的統一是城建檔案管理信息化建設推廣落實的基礎。數據間的互通和共享是建立在統一的開發標準基礎上的。如今，在網絡技術和多媒體技術都足以支撐城建檔案管理信息化的情況下，卻由于沒有制定統一的開發標準使得無法完成系統間的連通。

4、安全保密意識弱

隨著網絡技術的不斷發展，網絡使用程序也進行了簡化。我們可以通過網絡終端設備輕易地將已經存放的電子城建檔案從網絡設備中檢索取出。城建檔案信息中有一些機密的信息在一定的時間內是需要進行限制使用和保密的。如果一個網絡終端上面的電子城建檔案可以同時發給不同的網絡終端，就會對機密文件的泄露提供了漏洞，造成一定的安全威脅。為了保障信息的安全性，我們需要采取一定的保密措施。然而目前仍有部分城建檔案管理部門沒有制定完善的安全管理制度，甚至對于城建檔案秘密性的認定范圍也不夠明確。可以說，城建檔案管理部門在對城建檔案進行信息資源開發時是缺乏應有的安全保密意識的。

四、城建檔案管理信息化建設策略

1、提升信息化管理意識

我們要通過各種方式使得城建檔案管理人員重視城建檔案管理的信息化建設、增強他們的城建檔案管理信息化意識。例如首先讓他們意識到城建檔案信息的積累和歸檔保存都是他們的工作，隨著時間的推移資料會不斷增加甚至可能會呈現爆炸式增長，屆時他們的任務會無比繁重，實行信息管理的數字化可以減少許多機械性的工作，減輕他們的工作壓力。管理人員的信息化意識提高可以打破城建檔案管理中的許多限制，促進城建檔案管理的信息化建設，為社會提供更好的服務。

2、深入開發信息資源應用

完成城建檔案信息的整理、歸檔錄入之后，需要開發新的信息利用方式，例如直接在電腦上索取信息，可以簡化城建檔案信息利用程序，為群眾辦事提供更優質的服務。

3、規范建設標準

管理標準和管理機制的完善是城建檔案管理信息化建設的重要保障之一。因此，我們需要制定一系列的標準和規范來使得信息化建設的具體工作沿著數字化方向前進。建立健全城建檔案管理的規章制度對于實現城建檔案資源共享具有必要性和實用性。

4、提高城建檔案信息的保密意識

只有當管理人員具有信息保密意識，明確保密信息范圍，在日常管理工作中養成保密的習慣才能保護好城建檔案信息的安全。提高城建檔案信息的保密意識還需要相關法律法規的支撐，當泄露城建檔案中當時限制使用或保密的信息的行為被定性為違法犯罪行為，相信大家會意識到城建檔案信息保密的重要性。

5、搞好基礎設施建設

網絡系統是城建檔案資源共享和信息交換的基礎。而基礎建設就包含了城建檔案數字化設備的建設以及網絡系統的建設。數字化設備包括各種數碼相機、打印機、掃描儀等，利用這些設備可以實現城建檔案管理的一體化。

6、加強應用系統建設

應用系統建設的內容包括對城建檔案信息的收集、利用、管理、安全等。城建檔案信息的安全是城建檔案信息化建設的基礎，它涉及了存儲安全、利用安全、身份安全等內容。存儲安全：在專用的服務器上存儲城建檔案信息，并確保信息已經存儲備份上傳到網絡終端的城建檔案信息資源庫。

7、加強人才隊伍建設

實現城建檔案管理信息化建設的關鍵是具有城建檔案管理才能的人才。為了確保城建檔案管理信息化的可持續性發展，需要加強人才隊伍建設。在招聘工作人員的時候要注重他們的業務能力、工作態度以及對于新事物的適應程度。每年還要定期對管理人員進行有目的性和相關性的教育并事后考核評定。

歷史的車輪滾滾向前，社會經濟與科學技術都在飛速發展，城建檔案管理只有緊跟時代的步伐運用互聯網技術完成信息化建設，才能不被社會發展落下，才能為城市的建設提供資源支撐。城建檔案工作人員要增強自身能力，關注新科技的發展，創新城建檔案管理的信息化技術。加強信息的保密意識以確保城建檔案信息的安全。完成信息化建設的城建檔案管理，城建檔案管理的水平提高了，更有利于城市的深遠發展。

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【作者簡介】

張建波（1970.9—）男，漢族，陜西寶雞人，本科學歷，中級職稱，就職于陜西省寶雞市城市建設檔案館，研究方向：檔案管理.