談行政管理工作中辦公室的溝通協調作用

王祥坤

摘要：隨著經濟和各行各業的快速發展，辦公室行政管理工作是在當今社會企業發展過程中不可缺少的一部分，隨著企業發展的速度越來越快，在領導和決策層對企業整體走向發揮重要的作用，辦公室管理起到梳理企業架構，防止因為發展過快而導致管理工作處于落后狀態。辦公室管理人員在企業中的地位往往因為不是效益創造者而遭到很大程度的忽視，如同安全管理之于工廠，辦公室管理人員之于企業，也在無形中起到為企業發展發揮著保駕護航的作用。行政人員對信息的傳達，對員工的關心，對任務的完成無形中起到了保持企業運轉的作用。本文就行政管理工作中辦公室的溝通協調作用的相關內容展開了一系列的淺談。

關鍵詞：行政管理；辦公室；溝通協調

引言

企業辦公室工作在企業的運行和發展中有著重要的作用，代表著一個企業的形象。為了更好地應對新經濟環境下對企業辦公室工作帶來的挑戰，企業要采取相應的措施，通過創新辦公室理念、合理分配工作、創建完整的辦公室體系、提高辦公人員的整體素質等方式，使企業辦公室工作的質量和效率切實提高，為企業的發展提供更大的動力。

1企業辦公室管理工作的重要性

不管是國有企業還是私營企業，辦公室工作都在企業的運行和發展過程中扮演著重要的角色，而且對于國有企業來說更是如此。辦公室工作的特點就是其處理的事務非常瑣碎、繁雜，表面上其只是對于這些事務進行按部就班的處理，然而實際上辦公室工作是保障企業正常運行的紐帶，關系到企業各部門之間的相互協調。辦公室工作要對于企業的各部門、各項業務活動進行準確、合理的協調和溝通，通過對企業整體的情況進行把握，為基層、機關、領導等進行全方位的服務工作，并保證企業各項工作的順利、有序進行。此外，由于人們通常會通過觀察企業辦公室的工作水平來評價整個企業的業務水平，因此辦公室工作往往還代表著一個企業的形象。

2溝通協調工作的技巧

2.1下級關系協調

從下級關系的角度考慮，主要的協調方式是深入到基層當中，真誠為員工服務。首先，應該建立信任關系。信任能加速人與人之間形成緊密關系，更好的使員工參與到當中。其次，建立真誠關系。辦公室應該真正走進員工隊伍當中，與廣大員工建立和諧的關系，構建良好的工作環境，營造健康和諧的員工關系。最后，充分發揮帶頭作用。與其指揮，不如參與到實際工作中為員工提供指導[2]。在工作中切實的榜樣作用比任何所謂的命令都更有力量。如果領導能深入到員工當中，與員工共同完成工作，能在很大的程度上提高員工的認同感，從而對其工作熱情發揮鼓舞作用。

2.2辦公室管理人員具有的能力

隨著當今社會發展的越來越快，企業的發展速度也十分迅猛，所以，辦公室的行政管理工作也受到了重視。因為辦公室行政管理工作對企業發展有著重要的作用，所以企業對辦公室管理人員也就有著嚴格的要求。良好的人際溝通能力，是辦公室工作人員最重要的素質，擁有良好的溝通能力，能夠在工作中和其他員工保持良好的狀態，以免出現員工不配合造成工作難以進展的場面發生。溝通能力也是每個人在日常生活中必不可少的能力之一，可以使每個人受益匪淺。協調能力是辦公室人員需要具備的另一個素質，上傳下達領導的決策和任務是辦公室人員工作中另一項重要的任務，領會好領導的決策，并對工作人員進行相應的協調，使得工作能夠進行，任務按時完成。一旦出現協調失誤，會令工作出現停擺，難以為繼。所以協調能力在工作當中起到至關重要的作用。關照同事，也是辦公室員工所做的工作之一，當前越來越多的獨生子女投入到社會工作的大熔爐，他們在家里收到父母呵護關懷，在工作中往往無人依靠。如果辦公室人員可以對這些剛剛步入社會，又想要在自己的崗位上走出一條道路的員工給予一定的關照，那么他們一定有動力去工作，有熱情去奉獻自己的青春。

2.3對同級的溝通協調

起草一份重要文件、組織一場重要會議、開展一項具體活動，這都需要多個部門共同來完成。企業辦公室就要統一籌劃，首先要領會上級領導的意圖，提出初步方案，然后再和同級部門進行溝通協商，充分征求各方意見，達成共識，經領導同意后，再把任務分解下去，讓各個部門明確責任，各負其責，精誠合作，組織實施，這樣才能較好的完成企業的各項任務。同時，要密切與其他項目辦公室的溝通聯系，保持良好的雙向信息傳遞，交流經驗，互相學習，取長補短，共同提高。

2.4對上級的溝通協調

要從領導站位的高度出發，多觀察多思考，向上級傳遞反饋各方面的動態，為上級決策提供具有價值的參考建議。要認真領會上級領導的工作意圖，通過溝通協調讓上級領導的指導意見能夠全面貫徹下去。同時，又要以辦公室掌握明了的事情、信息去為企業領導班子成員之間搭建一條聯系的紐帶，幫助企業領導成員傳遞信息、溝通思想、消除誤區，促進整個領導班子成員統一思想，擰成一股繩，勁往一處使，共同抓好企業的各項工作。

2.5處理好服務領導與日常事務的關系

辦公室行政管理工作是一項綜合性的、系統性的工作，因此既要處理好服務領導的工作，又要做好與自身相關的日常工作。協調好兩種工作是辦公室行政工作的重點。只有保證了工作的重點，才能發揮辦公室行政管理在日常管理工作中的作用。所以，在行政管理工作中，工作人員要始終圍繞全局工作、重點工作以及中心工作來開展。也就是說，日常工作要讓路于中心工作，及時領會領導的意圖，把握工作的動態，提高工作的計劃性，使重要工作及時落實到位，并逐步處理好各項日常事務。

2.6創建完整的辦公室體系

在企業的辦公室工作中，如果沒有一個完整的工作體系，就容易導致在工作上的不嚴謹，造成工作上的失誤，不但給企業的發展埋下一些不穩定的因素，也會給企業的形象造成一定的損害。所以企業要建立完備的辦公室工作體系、制定完善的辦公室工作制度，明確日常規定和考核，使辦公室工作人員在工作中保持認真負責的態度，明確處理事務的要求，如：會議召開的時間、內容等要求，避免對辦公室的工作效率產生影響。

結束語

在當前社會中，辦公室管理人存在如管理混亂，人員素質不高等諸多問題，但對著社會發展，辦公室行政管理在企業發展過程中的作用越來越受重視。完善企業管理架構，提高管理人員素質，從根本上發揮作用，才能使得辦公室行政管理在企業發展過程中變得至關重要。辦公室作為企業管理中的重要職能部門，有著協調、傳達、調節等作用，對辦公室工作人員有著綜合素質的要求，其涉及多個方面。總之，要使辦公室行政管理工作得到較大的提升，必須處理好服務領導與日常事務的關系，協調好行政工作與單位各級組織的關系以及不斷提升自身的綜合素質。

參考文獻

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（作者單位：中鐵二十二局集團第二工程有限公司）