試論檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用

李穎嫻

【摘要】隨著科學技術不斷進步，計算機得到廣泛的普及。而計算機的方便會計也給人們日常工作生活帶去了很大的便利。而同時，在基于計算機進行現代檔案管理工作中，需要從多個方面來進行作出努力，從而保證在檔案的錄入等方面不會存在著一些不必要的問題。而本文主要是針對檔案管理的基礎性工作，來分析它們在現代檔案管理中的作用。

【關鍵詞】檔案管理;基礎工作;現代檔案管理;作用

隨著社會不斷發展，社會信息越來越煩雜越來越多，這對于社會按照順序健康和諧發展起著十分不利的阻礙作用。因此，這就要求社會各個部門都要針對信息進行有選擇的甄別和篩選，將自己需要的重要新興整理成檔案進行保管，而不需要的信息可以經過徹底性毀壞之后進行處理。這就提出在社會發展的現階段中，檔案管理工作的重要性。而隨著社會科學技術不斷發展，檔案管理也開始邁向現代化。但即使在現代化的檔案管理工作中，檔案管理的基礎工作都是十分重要引人注目的。而經過筆者的整理分析，檔案管理基礎工作具有以下幾個方面的突出作用：

一、采用符合要求的檔案整理方法

要想在以后的工作中節省查詢檔案等工作的時間，這就要求我們在日常的檔案整理過程中，嚴格按照標準和要求來進行檔案的整理，也就是在相關信息的篩選、整理、錄入以及保管等多個方面的檔案管理基礎工作都要符合規定的要求和規格來進行。

（一）針對目前已經整理好的檔案進行重新整理，就需要對檔案全部信息進行大體的掌握

因為一般檔案館在長時間內只負責對檔案進行分類存放和保管，而對于檔案中的內容并不進行分析和整理。這就導致許多部門在進行檔案選擇使用時，會發現存在著許多檔案的重復以及檔案內的保存著的次要信息。因此，這就要求檔案館針對檔案先做好基礎的工作，再根據他的方向選擇如何保管。

（二）再次整理檔案中，要遵循相關規定進行整理

重新整理案卷，不可避免需要做一項工作就是將存在著一些聯系的文件組合在一起，然后根據內容來重新進行編碼。這樣不僅可以正確的針對相關信息做出甄別和篩選，同時還能對檔案進行科學的整理和管理，并為后來檔案的查詢和分析提供了便利。

（三）采用計算機進行檔案整理

隨著社會不斷發展，諸如計算機此類的高科技產品得到大范圍的普及。并且計算機的使用簡化了人們的日常工作方式，所以在整理檔案時也可以采用計算機進行只能錄入，從而減少日常工作量。然而國家在利用計算機整理檔案方面頒布的《規則》是在1986年提出的，而科學技術日新月異，這就要求每個檔案館根據自己館內的計算機技術水平以及具體的情況，再根據《規則》來制定利用計算機整理檔案的具體規劃。

（四）標明正確的分類號來保證搜索結果的正確性

檔案館通圖書館的具體工作方式大致無異，也是需要相關使用者在檔案館的計算機檢索系統中來查找自己所需要的檔案。這時，就需要檔案館的工作人員在進行檔案整理的時候，標明正確的分類號以及題目，使得兩者相互搭配，從而減少搜索結果中的錯誤率。

二、推進檔案管理現代化的步伐

在檔案管理基礎工作中，計算機數據的準備工作是一個極花費時間以及需要大量人力的工作過程。并且需要使用一整套規范化和科學化的工作程序與方法，來進一步促進檔案管理工作現代化的進程。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果：

（一）轉變傳統的檔案管理模式，把實體管理變為信息管理

傳統的檔案管理，就是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的管理過程。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，使得許多檔案信息資源被閑置甚至浪費。隨著現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、多媒體等技術的發展為檔案管理的現代化提供了良好的的客觀環境，也使傳統的檔案管理模式面臨著新的挑戰。當前，檔案管理工作的重點也應適應數字化管理的需要，從實體檔案管理轉變為對信息資源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數字化加工，利用現代化技術手段對檔案信息資源進行管理。經過信息化的檔案資源是可重復、多平臺利用的信息資源。檔案資源只有通過信息化、才能真正實現檔案資源信息的價值和使用價值，它能為經濟發展、科技進步、社會繁榮等諸多領域提供更全面、更高效、更快捷的服務;還能創造最佳的社會效益和經濟效益，使之真正成為未來信息社會國民經濟和社會發展的寶貴戰略資源。

（二）應建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實現檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統。為此，人們要做好以下幾項工作：首先，改進和規范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案熔化管理的需要;其次，依據文件處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計;再次，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。

另外，在電子檔案使用過程中，我們也應注意到兩個問題：一個是電子檔案安全性問題。因為計算機網絡化的快速發展，如何在網絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全引起我們的高度注意。二是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于存在著不符合規范和程序的工作方式，從而影響了檔案的完整性、可靠性，進而影響了檔案的真實性。

三、結語

在當代信息化迅速發展的今天，在加強檔案管理工作時，要根據檔案自身的特點，不僅要注重硬件建設，充分利用計算機技術和網絡技術，更要注重軟件建設，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質，不斷加強各個環節的溝通、管理。只有這樣，才能順應時代的發展，準確、快速地向社會提供有利的信息資源，最終做到既能節約開發資源，又能提升信息時代檔案管理的層次和工作效率。