大數據背景下電力企業檔案管理創新研究

(國網福建省電力有限公司物資分公司 福建 福州 350000)

一、引言

隨著大數據時代的到來，互聯網技術的發展迅猛，我國各行各業都發生著巨大變化，這也給檔案管理工作提供了很好的技術手段。當前，電力企業的檔案管理中存在著管理質量不高、處理效率不高、信息化程度不高等問題，同時在大數據環境下，檔案材料數量增多、形式更加多樣、類型更加復雜，各種數據千頭萬緒，而且隨著時代發展，電力企業對檔案管理質量的要求越來越高。如此，如何進行高效的管理，給檔案管理工作帶來的非常大的挑戰。大數據技術，就是對海量數據檢索、處理、分析的技術，這尤其低檔案收集、檔案分類、檔案整理等工作提供了解決方案。

二、電力企業檔案管理存在的問題

1.檔案管理質量不高

檔案管理是一項在行政管理和人力資源管理活動中非常重要的工作，其包括人事檔案、文件檔案、財務檔案以及在具體業務工作中的不斷形成的工作檔案，形式多樣、類型復雜。檔案材料管理的目的方便使用，檔案是拿來“用”的，不是用來“存”的，“存”是手段，“用”是目的。所以，進行檔案管理的出發點和落腳點應該是更好的使用檔案。目前，電力企業的檔案管理工作質量還不高，很多數據材料歸檔方式不合理，造成查找使用不便，無法滿足正常使用。

2.檔案管理服務意識不強

檔案數據規模巨大，是電力企業重要的資源，應服務于電力企業各個部門、每位員工。傳統的檔案管理工作傾向于被動地提供需求，而不是主動地基于用戶需求去提供個性化服務。大數據背景下，數據形式多樣、粒度更精細，檔案管理人員更需要從用戶需求視角去收集、整合數據。若只是從數據管理者的角度，數據信息容易分散，形成信息孤島。檔案管理是服務于業務的基礎性工作，其任務是提供高質量數據、信息服務，因此，要強化服務意識。

3.檔案管理信息化程度低

目前很多企業都有檔案管理的系統平臺，但是一些企業信息化程度仍較低，還是以部門為主。各部門或者各級單位之間沒有實現及時有效的數據集成和共享，這種模塊化的信息模式容易造成信息孤島，分散式的管理使得信息資源的優勢得不到發揮。大數據時代的到來，很多數據都是非結構化或者半結構化的，這些數據的管理需要高信息化、智能化和自動化的管理系統。

三、利用大數據技術創新電力企業檔案管理模式

1.優化業務流程、提高數據質量

基于大數據這一背景，對傳統中不必要、效率低的業務流程進行再造，重構科學合理的檔案業務流程。厘清數據是如何在各個部門流轉的，以便更好地進行檔案接收、管理以及利用。此外，利用Linux、hive、python等大數據技術，對于一些非結構化或半結構化的原始資料進行數字化，變成檔案資料，存入介質中。原始數據的高質量才能保證生成準確的信息資源，為用戶所需。

2.強化服務理念

改變傳統的供給導向，有什么檔案就只能用什么，要轉向需求導向。根據不同的用戶需求去集成數據信息，為用戶創造價值。利用數據挖掘、集成、檢索等技術完善檔案管理系統，提高用戶檢索能力、準確度。而且，隨著業務形式多樣化，數據體量大，用戶需求除了檢索，還有更專業化和個性化的需求。因此，檔案管理人員要全面把握用戶的信息需求，根據用戶的反饋改進服務。

3.提高檔案管理信息化程度

企業檔案管理信息化建設是一項長期工程，提高管理工作的信息化程度也是大數據時代的現實需求，可以提高檔案管理工作效率，使得信息資源被企業高效利用，發揮價值，形成企業核心競爭力。信息化建設要注重強化數據集中，加強各部門各級的數據關聯，建立一個統一的業務數據平臺，實現數據的實時共享與開放。提高信息化程度，不僅要實現智能化、自動化，還要盡可能向智慧化發展。利用大數據技術建設智慧檔案館，形成一個虛擬的數據資源池，通過云平臺來進行管理調度。

四、結論

利用大數據技術進行信息化、智能化建設是電力企業檔案管理的必然發展趨勢。檔案信息是企業一項戰略性資源，在大數據背景下如何深度挖掘信息資源，高效利用資源，高質量服務各業務部門是檔案管理的工作重點。檔案管理人員要持續不斷學習新知識、新技術，對檔案信息進行全鏈條式管理，以提升檔案對企業核心資源的支撐作用。