醫(yī)療器械檔案管理工作

(潮州市人民醫(yī)院 廣東 潮州 521000)

一、引言

當前，隨著國民健康意識的不斷提高，為提高醫(yī)療和服務質(zhì)量，實現(xiàn)醫(yī)療的現(xiàn)代化，購置并管理好醫(yī)療器械和設備顯得尤為必要。型醫(yī)療器械的應用是醫(yī)院現(xiàn)代化的標志之一，其在各類醫(yī)療服務提供了重要的技術支持。醫(yī)療器械是代表醫(yī)院醫(yī)療水平的一項重要指標，同時也是現(xiàn)代醫(yī)生進行醫(yī)療診斷、治療的重要依據(jù)和數(shù)據(jù)來源。隨著相關醫(yī)療器械數(shù)量及使用頻次的不斷增加，種類、數(shù)量和范圍也在不斷增加，給醫(yī)療器械檔案管理工作帶來巨大的挑戰(zhàn)。醫(yī)療器械檔案資源是未被挖掘的、具有巨大潛力的科技、醫(yī)療資源作為重要的醫(yī)療技術資源，在人們對醫(yī)院醫(yī)療、服務質(zhì)量要求不斷提高的背景下，加強醫(yī)療器械檔案管理工作的重要性愈發(fā)凸顯。

基于此，醫(yī)院應加強、規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作，構(gòu)建科學、健全的檔案管理制度，為醫(yī)院的運作提供更加優(yōu)質(zhì)的后勤支持和保障，以滿足社會日益增長的需求。

二、醫(yī)療器械檔案管理內(nèi)容

(一)醫(yī)療器械的采購檔案

采購檔案主要應包含各科室申購、論證、醫(yī)院的審批以及后續(xù)招標過程中所產(chǎn)生的一系列檔案，比方說招標書、購買合同等，是醫(yī)療器械購進的前期工作所形成的相關檔案信息。首先由各科室提交申購單，通過專家論證形成論證報告，再由醫(yī)院相關領導討論、審批，最后進入招標的各項環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都形成文字信息進行歸檔。購買合同及其附屬條款規(guī)定了供應商和醫(yī)院具體的權(quán)利和義務，涉及到后續(xù)醫(yī)療器械的安裝、培訓、維護、檢修等，因此，相關合同、資料應進行歸檔。

(二)醫(yī)療器械基本情況

醫(yī)療器械的基本情況主要包括產(chǎn)品說明書、工作圖、線路圖等，檔案管理人員應根據(jù)醫(yī)院的實際情況對醫(yī)療器械的場地圖、水、電、暖等線路圖錄入相關的檔案之中，在后續(xù)的使用過程中，可以對相關的檔案資料進行備份處理，防止查閱過程中導致數(shù)據(jù)的損壞或丟失，并及時將查閱記錄錄入同一醫(yī)療器械檔案之中。

(三)醫(yī)療器械維修記錄

醫(yī)療器械在使用過程中，隨著使用次數(shù)、時間的增加，加上環(huán)境、認為因素等方面的影響，發(fā)生故障的情況在所難免。而隨著使用壽命的不斷縮短，零件老化等因素的影響下，醫(yī)療器械發(fā)生故障的幾率和頻次也不斷提高，因此，為保證相關醫(yī)療器械的正常運轉(zhuǎn)，醫(yī)院的設備技術人員需對發(fā)生故障的設備進行維修。維修記錄的歸檔處理，有利于查閱者了解醫(yī)療器械的“頑疾”，優(yōu)先排查，提高工作效率，同時掌握易損零件、易耗零件情況，并合理購進備用零件，提高維修效率，避免備用了零件的積壓、閑置。醫(yī)療器械維修記錄主要分為日常的維護、定期檢修、維修以及報廢等方面的分別進行記錄和歸檔。具體的維修記錄應包含以下幾個方面的內(nèi)容。

一是維護內(nèi)容，維護內(nèi)容主要包含對相關器械的檢查及低級故障、常見故障的維修。在進行維修記錄時，應將故障發(fā)生時間、部位、關鍵零件、故障原因、維修結(jié)果、維修人員和驗收人員簽字等等。

二是醫(yī)療器械的定期檢修記錄，檢修工作由設備管理人員及產(chǎn)品售后服務人員負責，定期檢修的時間間隔應根據(jù)設備的使用、維修頻率等方面的因素來進行設定，旨在定期排查頻發(fā)故障、及時更換易損零件、發(fā)現(xiàn)潛在故障并及時作出有效的應對措施，同時每次定期檢修都應記錄和歸檔，記錄應包含檢修時間、檢修結(jié)果、相關人員簽字等等。

三是醫(yī)療器械的維修記錄，一些醫(yī)療設備均有設備廠家提供的售后服務，以確保當醫(yī)療設備出現(xiàn)較大的故障，且僅靠設備部門難以解決時，由設備廠家派遣技術人員進行維修。在進行維修記錄時，應包含故障發(fā)生的時間、原因，售后人員姓名、問題零件及其處理方式、故障解決時間、驗收人員姓名、后續(xù)情況的跟蹤等方面。這有助于完善醫(yī)療器械的檔案管理工作，同時也為后續(xù)的維修工作提供參考，提高維修效率和質(zhì)量。

四是醫(yī)療器械的報廢記錄。醫(yī)療器械的報廢記錄是指對于一些損壞程度較大，無法維修或者維修成本過高而進行報廢處置的設備的檔案管理工作。報廢流程應嚴格按照流程進行，包括提交報廢申請表、報廢鑒定報告等，防止醫(yī)院資產(chǎn)流失。

(四)醫(yī)療器械的監(jiān)測記錄

為延長醫(yī)療器械的使用壽命，保障其性能和精度，定期的監(jiān)測與維護必不可少。隨著各類先進的醫(yī)療器械的不斷引進，我國對醫(yī)療器械的管理要求也不斷提高，相關的技術監(jiān)督部門及衛(wèi)生主管部門每年定期檢查意義醫(yī)院醫(yī)療器械的情況，確保其性能和精度符合要求，從前保證每項診治的可靠性。確保每次監(jiān)測都記錄在案，并進行歸檔處理，有助于我們通過對比、分析醫(yī)療器械的各項指標，及時了解醫(yī)療器械的工作狀態(tài)，為后續(xù)的使用、維護、檢修及更換提供可靠的指導性建議，保證相關設備的性能和精度符合使用要求，充分發(fā)揮醫(yī)療設備再醫(yī)療診治中的重要作用，提高醫(yī)院的醫(yī)療水平和醫(yī)療質(zhì)量。

三、醫(yī)療企業(yè)檔案管理策略

(一)加強醫(yī)療器械檔案管理制度建設

完善的管理制度是開展醫(yī)療器械管理的基礎與保障。但是，一些醫(yī)院在醫(yī)療器械檔案管理方面，存在一定的隨意性的現(xiàn)象，制度化管理弱化，這給醫(yī)療器械的檔案信息資源的安全性帶來一定的威脅。為此，醫(yī)院應該根據(jù)器械管理的需求，構(gòu)建相應的制度。

醫(yī)院可以建立檔案查詢借閱制度。在借閱查詢方面，醫(yī)院建立了檔案查詢、借閱制度，嚴格設置了借閱權(quán)限，規(guī)定借閱、歸還時間等。同時做好檔案資料的備份，需要帶離檔案室的檔案資料一般只提供復印件。檔案管理人員及時跟進借閱資料的動向，對即將達到歸還時間的資料及時催要，必要時讓借閱人辦理新一輪的借閱手續(xù)，以延長借閱時間。同時，醫(yī)院還要建立醫(yī)療器械的歸檔制度。該制度應該對醫(yī)療器械歸檔的內(nèi)容、要求、程序等方面進行明確的規(guī)定，為醫(yī)療器械檔案信息的歸檔提供制度保障。

在建立相應的制度之后，醫(yī)院還應該及時完善醫(yī)療器械檔案管理制度，使其同醫(yī)療器械的使用與管理工作相適應。醫(yī)院應該及時總結(jié)在醫(yī)療設備企業(yè)管理中的經(jīng)驗與不足，根據(jù)管理制度的實施情況，進行相應的調(diào)整與完善，從此形成完善的醫(yī)療器械檔案管理體系。

(二)提高醫(yī)療器械檔案管理的信息化水平

信息化技術發(fā)展為醫(yī)療器械檔案管理提供了重要技術支持。相較于傳統(tǒng)的檔案管理方式，信息化的檔案管理有助于檔案信息資源的歸檔與應用。因此，醫(yī)院應該在醫(yī)療器械檔案管理中，積極引入信息技術，提高檔案管理的成效。醫(yī)院可以建立信息化的醫(yī)療器械管理系統(tǒng)，對醫(yī)療器械的采購檔案、基本情況、維修記錄以監(jiān)測記錄等相關檔案信息存儲到信息數(shù)據(jù)庫之中，通過信息化的手段，對醫(yī)療器械檔案資源進行存在與梳理。這便于醫(yī)院與工作人員，根據(jù)工作需求，進行檔案數(shù)據(jù)的提取與應用。

提供醫(yī)療器械檔案管理的信息化水平還需要提高檔案管理人員的信息技術的應用能力。不少醫(yī)療器械檔案管理人員的信息技術水平較低，難以為檔案信息化管理提供充分的技術支持。為此，醫(yī)院要根據(jù)醫(yī)療器械信息化管理的需要，有針對性對檔案管理人員進行培訓，讓他們掌握醫(yī)療器械檔案信息化管理的方法與技術，為醫(yī)療器械檔案管理提供人力資源保障。比方說，醫(yī)院可以邀請醫(yī)療器械檔案資源管理的專家，向檔案人員開展“互聯(lián)網(wǎng)背景下醫(yī)療器械檔案管理”等相關主題的培訓，提高檔案管理人員的檔案信息化管理的能力。

(三)利用醫(yī)療器械檔案信息資源

醫(yī)療器械檔案信息資源的整合與利用，能夠為醫(yī)療器械的優(yōu)化管理提供數(shù)據(jù)參考與依據(jù)。為此，醫(yī)療要采取有效的措施，開發(fā)相關的檔案信息資源，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化，提高醫(yī)院的檔案管理水平，推進醫(yī)院的現(xiàn)代化進程。醫(yī)院可以對醫(yī)療器械的采購檔案數(shù)據(jù)進行分析，了解近年來醫(yī)院采購醫(yī)療器械的情況，進而了解醫(yī)院采購醫(yī)療器械整體趨勢，為醫(yī)療器械購置與經(jīng)費預算提供決策依據(jù)。

另外，醫(yī)院可以通過大數(shù)據(jù)的分析技術，對近年來醫(yī)療器械的維修記錄進行統(tǒng)計分析，了解醫(yī)療器械維修管理的現(xiàn)狀，進而了解醫(yī)療器械出現(xiàn)故障的常見問題，并根據(jù)相關的問題，采取精準的管理措施，提高醫(yī)療器械的管理效率。

(四)加強大型醫(yī)療設備器械檔案管理

大型醫(yī)療器械經(jīng)濟價值較高，在醫(yī)院的診斷與治療中發(fā)揮著的關鍵性的技術性作用。為此，在加強醫(yī)院醫(yī)療器械檔案管理的過程中，應該將大型醫(yī)療器械的檔案管理作為一項重要內(nèi)容，從而為大型醫(yī)療器械的使用與管理提供依據(jù)。

因此，要為大型醫(yī)療設備器械(萬元以上)建立“專項檔案”，每項一宗，以月度為管理單位，每月定期整理上月度購進醫(yī)療設備檔案資料。檔案資料主要包括購置醫(yī)療設備科室的申請報告，設備技術參數(shù)，專家論證，資金來源和招投標書，醫(yī)療設備安裝驗收報告，購買合同和三證(產(chǎn)品合格證、注冊證、經(jīng)營許可證)，發(fā)票復印件等。

醫(yī)院要對大型醫(yī)療器械檔案材料進行及時的歸檔，以便保證檔案信息的安全。在檔案建立之后，檔案管理人員要對大型醫(yī)療器械檔案信息資源使用進行監(jiān)督與管理，提高檔案信息資源管理的安全性。同時，檔案管理人員應該在大型醫(yī)療器械維修與檢測之后，進行將相關的信息進行歸檔，豐富檔案信息資源，為大型醫(yī)療器械使用提供信息參考。