基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的企業(yè)內(nèi)部控制研究

(中南林業(yè)科技大學(xué)商學(xué)院 湖南 長(zhǎng)沙 410004)

一、引言

隨著全球一體化進(jìn)程加快，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)逐漸激烈，企業(yè)的發(fā)展越來(lái)越呈現(xiàn)規(guī)模化和多元化的特點(diǎn)，一部分大型集團(tuán)、企業(yè)相繼在全國(guó)各地甚至海外建立分支機(jī)構(gòu)，由于業(yè)務(wù)范圍的逐漸擴(kuò)大，如何加強(qiáng)集團(tuán)公司對(duì)各分公司、子公司的財(cái)務(wù)監(jiān)控能力成為一大難題，由此，財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式營(yíng)運(yùn)而生。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式是指基于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)及財(cái)務(wù)管理相結(jié)合的背景，對(duì)集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)進(jìn)行集中化處理的管理模式，此模式可有效減少財(cái)務(wù)管理成本，提高分公司、子公司工作效率，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的可能性，增強(qiáng)集團(tuán)公司對(duì)各分公司、子公司財(cái)務(wù)監(jiān)控和決策的效力。但由于財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式改變了以往的傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理體系，使財(cái)務(wù)管理方式產(chǎn)生了巨大變化，對(duì)于內(nèi)部控制在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和關(guān)鍵控制點(diǎn)等方面產(chǎn)生了重大變化。對(duì)此，在財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下企業(yè)必須要加強(qiáng)和完善內(nèi)部控制體系，確保新模式在集團(tuán)企業(yè)中應(yīng)用更具實(shí)用性、安全性和穩(wěn)定性。本文基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下企業(yè)內(nèi)部控制的特點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，探討了如何在財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的企業(yè)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。

二、財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下企業(yè)內(nèi)部控制的特點(diǎn)

(1)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)最大化。在財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的企業(yè)內(nèi)部控制利用財(cái)務(wù)信息加強(qiáng)了對(duì)各分公司、子公司的內(nèi)部控制，將公司資金、人才等資源整合，針對(duì)不同分子公司的資源優(yōu)勢(shì)進(jìn)行合理配置，充分發(fā)揮資源的利用最大化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)又好又快的發(fā)展。同時(shí)，在財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下，集團(tuán)公司管理層可利用信息系統(tǒng)實(shí)時(shí)關(guān)注各分子公司的財(cái)務(wù)信息情況，幫助管理者作出優(yōu)化資源配置的決策，從而有效把控和規(guī)避集團(tuán)公司經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

(2)利用信息化的控制技術(shù)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下，企業(yè)主要通過(guò)信息化手段來(lái)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制監(jiān)督，通過(guò)科技信息手段，對(duì)信息的實(shí)時(shí)傳輸進(jìn)行保護(hù)，實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)分開(kāi)、權(quán)責(zé)清晰，避免因人為因素而導(dǎo)致的信息泄漏等內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的內(nèi)部控制范圍更加廣泛，不僅需要對(duì)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)舞弊等重大風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)督控制，還要加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)、設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)的控制。

三、財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)分析

(1)人員變動(dòng)和操作風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式可提高財(cái)務(wù)人員的工作效率，因而導(dǎo)致企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)人員將大幅度減少，面對(duì)人員變動(dòng)減少所帶來(lái)的員工不適應(yīng)和落差等負(fù)面影響是無(wú)法避免的內(nèi)部環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)。新的財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)模式下，財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)共享理念認(rèn)識(shí)不足、缺乏經(jīng)驗(yàn)等，容易影響公司的運(yùn)營(yíng)效率，造成溝通不暢、工作效率低下等風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式形成了標(biāo)準(zhǔn)化的新流程，與傳統(tǒng)流程間存在差異，操作風(fēng)險(xiǎn)潛伏其中。如新業(yè)務(wù)流程流程繁瑣、財(cái)務(wù)人員操作不便、新舊流程設(shè)計(jì)銜接不順暢、新流程應(yīng)對(duì)企業(yè)變化應(yīng)變力不足等風(fēng)險(xiǎn)。

(2)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)。在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估過(guò)程中有基于知識(shí)的分析方法、基于模型的分析方法、定性分析和定量分析等方法，在財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式中主要采用定性或定量分析法針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)展開(kāi)分析，工作量較大，研究范圍很廣，導(dǎo)致分析的持續(xù)時(shí)間很長(zhǎng)，費(fèi)用偏高，且分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率有一定的不準(zhǔn)確性。

(3)會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下，企業(yè)實(shí)行財(cái)務(wù)辦公集中制度，各分子公司必須要把原始票據(jù)通過(guò)郵寄的形式寄送財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心歸檔成案。在郵寄過(guò)程中，有一定風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)票據(jù)丟失、損毀等情況，造成會(huì)計(jì)資料不全的情況。

(4)信息傳遞風(fēng)險(xiǎn)。與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)模式不同，財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下，作為整個(gè)企業(yè)財(cái)務(wù)信息溝通的中樞和神經(jīng)，需要在各分子公司不同的信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)之間進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集、處理、分析和整合，存在一定數(shù)據(jù)處理困難的風(fēng)險(xiǎn)，主要表現(xiàn)在于：系統(tǒng)信息負(fù)載量過(guò)大、信息處理存在瑕疵、系統(tǒng)等方面。同時(shí)，對(duì)于不同的業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)票據(jù)的種類(lèi)也有所不同，財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下一般是單向接受財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息，容易導(dǎo)致信息傳遞缺失，財(cái)務(wù)核算不準(zhǔn)確。

(5)內(nèi)部監(jiān)察風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式是一種全新的、動(dòng)態(tài)且持續(xù)的財(cái)務(wù)管理模式，在內(nèi)部監(jiān)察中難免會(huì)出現(xiàn)漏洞，如果這些漏洞沒(méi)有及時(shí)填補(bǔ)，就容易產(chǎn)生內(nèi)部監(jiān)察風(fēng)險(xiǎn)。如：當(dāng)財(cái)務(wù)核算地點(diǎn)與業(yè)務(wù)發(fā)生地點(diǎn)分離，財(cái)務(wù)人員對(duì)一線(xiàn)業(yè)務(wù)了解降低，從而使得企業(yè)監(jiān)管相應(yīng)弱化，增加財(cái)務(wù)人員對(duì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)真實(shí)性、合規(guī)性審核的難度。

四、財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的內(nèi)部控制加強(qiáng)措施

(1)提高財(cái)務(wù)人員綜合素質(zhì)。由于財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下，財(cái)務(wù)管理模式融入了大量的先進(jìn)思想觀(guān)念，對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)人員的工作能力和綜合素質(zhì)提出了較高的要求，因此，企業(yè)要更新財(cái)務(wù)人員的思想觀(guān)念，及時(shí)組織財(cái)務(wù)人員以參加培訓(xùn)、進(jìn)修等方式快速提高其技能水平，以助能更快的適應(yīng)新的財(cái)務(wù)管理模式，對(duì)于積極參與的優(yōu)秀員工給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，提高工作積極性，激發(fā)動(dòng)力。

(2)建立健全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估相關(guān)機(jī)制。企業(yè)可根據(jù)自己的業(yè)務(wù)需要，將內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)成因分為應(yīng)收應(yīng)付業(yè)務(wù)、費(fèi)用及總賬等幾大模塊，將內(nèi)部監(jiān)控貫穿整個(gè)業(yè)務(wù)流程中，設(shè)置專(zhuān)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作人員，形成完整的監(jiān)督風(fēng)險(xiǎn)系統(tǒng)。同時(shí)，完善風(fēng)險(xiǎn)分析與應(yīng)對(duì)體系，針對(duì)不同模塊的風(fēng)險(xiǎn)，建立不同的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)流程，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作人員的技能培訓(xùn)，確保在面對(duì)不同程度、不同類(lèi)型的風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，都能從容有序應(yīng)對(duì)。

(3)完善會(huì)計(jì)系統(tǒng)，建立追責(zé)機(jī)制。建設(shè)會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制，加強(qiáng)原始資料審核和信息化建設(shè)，鼓勵(lì)實(shí)行無(wú)紙化辦公的環(huán)境，對(duì)于會(huì)計(jì)資料的查閱實(shí)行嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)流程，分為內(nèi)部查閱和外部查閱兩種情況，內(nèi)部查閱需要經(jīng)過(guò)申請(qǐng)、取得授權(quán)等流程，而外部查閱還需要通過(guò)對(duì)接內(nèi)部部門(mén)申請(qǐng)才可取得授權(quán)等規(guī)范化流程，進(jìn)一步減少材料失真的情況。對(duì)于出現(xiàn)憑證丟失、會(huì)計(jì)資料不全等情況，建立追責(zé)制度，追責(zé)至單位部門(mén)負(fù)責(zé)人。

(4)加強(qiáng)信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。由于財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式需要依賴(lài)科學(xué)信息手段，就需要建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化信息系統(tǒng)，確保財(cái)務(wù)共享模式的有效開(kāi)展，依靠信息系統(tǒng)對(duì)各分子公司的財(cái)務(wù)情況進(jìn)行統(tǒng)一處理，同時(shí)優(yōu)化信息流程，在對(duì)內(nèi)部控制穩(wěn)定性不造成影響的前提下，減少一些不必要的流轉(zhuǎn)流程，確保運(yùn)行的高效率。

(5)加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督。企業(yè)可在審計(jì)委員會(huì)的指導(dǎo)下設(shè)立內(nèi)部控制相關(guān)專(zhuān)班小組，完善財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的內(nèi)部控制建設(shè)，加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督控制職能。同時(shí)，要注重內(nèi)部審計(jì)人員的隊(duì)伍建設(shè)，多吸收專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)較高的審計(jì)人才，建立財(cái)務(wù)審計(jì)相關(guān)系統(tǒng)，對(duì)于財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的各業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全方位監(jiān)督和控制，實(shí)現(xiàn)事前、事中事后都能及時(shí)發(fā)現(xiàn)在實(shí)操中所存在的問(wèn)題和漏洞，使得審計(jì)監(jiān)督職能落地生根。