基于FBPM的國有企業(yè)部門級(jí)柔性管理框架研究

鹿芳芳 馮亞冬

[摘? ? 要] 在柔性業(yè)務(wù)流程管理FBPM的基礎(chǔ)上，針對(duì)國有企業(yè)部門的業(yè)務(wù)分工明確、組織結(jié)構(gòu)簡單、管理架構(gòu)扁平的特點(diǎn)，提出了柔性管理框架的概念，并基于本地化實(shí)踐構(gòu)建了以提高流程效率、降低管理成本、控制組織風(fēng)險(xiǎn)為目標(biāo)，以達(dá)成部門年度業(yè)務(wù)目標(biāo)為準(zhǔn)則的柔性管理框架，為部門的高效管理提供了思路和方法。

[關(guān)鍵詞] 國有企業(yè);部門;FBPM;柔性管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 05. 038

[中圖分類號(hào)] F279.23? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]? A? ? ? [文章編號(hào)]? 1673 - 0194（2019）05- 0093- 02

0? ? ? 引? ? 言

隨著新時(shí)期國有企業(yè)改革的深化推進(jìn)，國有企業(yè)在建立更加符合我國基本經(jīng)濟(jì)制度和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)要求的現(xiàn)代企業(yè)制度、市場(chǎng)化經(jīng)營機(jī)制等方面進(jìn)行不斷的探索與變革。部門作為國有企業(yè)的組成部分，是企業(yè)業(yè)務(wù)流程管理（Business Process Management，BPM）的具體執(zhí)行單元，如何在部門層級(jí)在保證業(yè)務(wù)工作正常開展的同時(shí)，響應(yīng)企業(yè)的管理要求的快速迭代成為新的挑戰(zhàn)。

由于技術(shù)、尤其是信息技術(shù)的飛速發(fā)展，加之企業(yè)所處環(huán)境的巨大變化，傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)無法及時(shí)、準(zhǔn)確地響應(yīng)、處理這些改變對(duì)流程的需求改變，使其在新的BPM 環(huán)境和需求下顯現(xiàn)出剛性特征，從20 世紀(jì)90 年代中期開始，業(yè)界開始對(duì)柔性業(yè)務(wù)流程管理（Flexible Business Process Management，F(xiàn)BPM） 相關(guān)理論及其實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的研究，取得了一系列結(jié)論和成果。

根據(jù)美國生產(chǎn)力與質(zhì)量中心（American Productivity and Quality Center APQC）發(fā)布的流程框架，在12類頂層流程框架下繼續(xù)劃分4級(jí)業(yè)務(wù)流程共計(jì)780個(gè)，其中絕大部分流程都是在業(yè)務(wù)部門執(zhí)行，當(dāng)企業(yè)處于變革期時(shí)，不同業(yè)務(wù)線都會(huì)聚焦企業(yè)戰(zhàn)略開展不同程度的改進(jìn)，作為執(zhí)行主體的部門則會(huì)面臨著頻繁的業(yè)務(wù)流程變更，影響業(yè)務(wù)工作的正常開展。為此，本文在分析FBPM的基礎(chǔ)上，提出一種搭建適用于國有企業(yè)部門級(jí)的柔性管理框架的方法，以實(shí)現(xiàn)在達(dá)成管理改進(jìn)目標(biāo)的情況下，減少業(yè)務(wù)流程改進(jìn)對(duì)部門業(yè)務(wù)工作的影響。

1? ? ? 部門BPM的變更調(diào)整

在國有企業(yè)中，業(yè)務(wù)流程通常是由各管理部門按照國家政策、法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)業(yè)務(wù)工作特點(diǎn)制定的，具有分管部門獨(dú)立、時(shí)效性強(qiáng)、變更速度要求高、調(diào)整落實(shí)要求高等特點(diǎn)。部門作為業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行主體、以及變更調(diào)整的落實(shí)主體，經(jīng)常處于新舊業(yè)務(wù)流程的沖突、不同業(yè)務(wù)流程的沖突的狀態(tài)。

在部門業(yè)務(wù)管理中，通常是由不同的員工來負(fù)責(zé)獨(dú)立的業(yè)務(wù)，對(duì)接企業(yè)管理部門。當(dāng)企業(yè)發(fā)生業(yè)務(wù)流程變更時(shí)，會(huì)對(duì)企業(yè)級(jí)的管理制度進(jìn)行修訂或換版，部門則對(duì)企業(yè)的管理制度進(jìn)行宣貫，或修訂編制對(duì)應(yīng)的部門二級(jí)管理制度。由于業(yè)務(wù)的獨(dú)立性，往往會(huì)造成同一個(gè)實(shí)體在執(zhí)行某個(gè)操作的時(shí)候，會(huì)遇到不同業(yè)務(wù)新舊流程的信息不匹配、信息重復(fù)、流程卡死、流程斷點(diǎn)等問題，造成部門業(yè)務(wù)中斷或大量浪費(fèi)。

20世紀(jì)90年代中期，在柔性業(yè)務(wù)流程管理的研究中，業(yè)界對(duì)柔性的概念定義為靈活、動(dòng)態(tài)地處理流程的變更或者異常的能力，該變更或異常是由于業(yè)務(wù)過程受到多種內(nèi)、外因素（ 如商業(yè)環(huán)境的變化、流程執(zhí)行中發(fā)生意外）的影響所造成流程的執(zhí)行偏離定義所產(chǎn)生的。柔性策略可以概括為選擇、異常、變更三個(gè)主要的分支。

選擇策略主要體現(xiàn)在流程定義階段，即以設(shè)計(jì)過程中盡可能多的各種需求預(yù)見為流程執(zhí)行提供多種定義選擇。異常處理的策略基本統(tǒng)一為針對(duì)可預(yù)測(cè)異常和不可預(yù)測(cè)異常，當(dāng)系統(tǒng)發(fā)生可預(yù)測(cè)異常時(shí)，按預(yù)定方式自動(dòng)進(jìn)行處理，包括忽略、取消、替代、補(bǔ)償、重做等方法，而不可預(yù)測(cè)異常則需要人工干預(yù)，主要有失敗補(bǔ)償、案例推理、ECA 及基于知識(shí)的異常處理等。變更是流程執(zhí)行中與定義發(fā)生偏差時(shí)，所主動(dòng)采取的調(diào)整措施，包括定義調(diào)整和實(shí)例調(diào)整。

2? ? ? 搭建FBPM模型

針對(duì)單業(yè)務(wù)管理，通過搭建FBPM模型可以解決新舊流程的變更及流程運(yùn)行的異常處理能力。對(duì)于部門層級(jí)的BPM來講，企業(yè)外部因素對(duì)業(yè)務(wù)流程的影響已經(jīng)由企業(yè)級(jí)BPM統(tǒng)一處理，更多的是需要應(yīng)對(duì)內(nèi)部因素和變更對(duì)業(yè)務(wù)流程的影響?；诖?，將管理制度轉(zhuǎn)化為較小顆粒度的業(yè)務(wù)流程，在最小操作單元上建立FBPM模型可以有效地減少變更和內(nèi)部因素帶來的影響，實(shí)現(xiàn)部門業(yè)務(wù)流程管理的柔性。

基于單業(yè)務(wù)的FBPM模型可以分為以下8個(gè)組成部分：業(yè)務(wù)名稱、業(yè)務(wù)目標(biāo)、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人、管理規(guī)則、管理對(duì)象、管理平臺(tái)、KPI定義、子流程名稱。每個(gè)組成部分的含義與目標(biāo)如表1所示。通過該模型可以將各種不同場(chǎng)景下的業(yè)務(wù)在最小操作單元上進(jìn)行組合，極大地提高了流程異常處理的能力。

3? ? ? 設(shè)計(jì)柔性管理框架

在單業(yè)務(wù)的FBPM模型基礎(chǔ)上，通過建立柔性管理框架可以識(shí)別和減少業(yè)務(wù)間流程斷點(diǎn)帶來的影響。企業(yè)流程管理框架是基于業(yè)務(wù)目標(biāo)設(shè)計(jì)的一系列工作的組合，通過這些組合的執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)，進(jìn)而達(dá)成企業(yè)戰(zhàn)略。在設(shè)計(jì)部門層級(jí)的管理框架時(shí)，大部分部門還是繼承了企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)化，導(dǎo)致部門業(yè)務(wù)管理成本無法有效降低。

建立柔性管理框架的方法則是部門層級(jí)的管理框架設(shè)計(jì)的核心應(yīng)該圍繞實(shí)物狀態(tài)變化進(jìn)行設(shè)計(jì)而不是業(yè)務(wù)分類進(jìn)行設(shè)計(jì)。其根本原因在于，在企業(yè)層級(jí)需要對(duì)外及時(shí)跟隨外部管理規(guī)則的變化，對(duì)內(nèi)傳達(dá)本地化的指導(dǎo)原則和操作要求，由于其管理復(fù)雜度及不對(duì)實(shí)物操作的屬性決定了其按業(yè)務(wù)分類進(jìn)行設(shè)計(jì)管理框架的方法是高效且有效的。而在部門層級(jí)，主要是面向?qū)嵨铮òㄈ?、設(shè)備、資產(chǎn)、原材料、產(chǎn)品）進(jìn)行操作，業(yè)務(wù)的管理要求只有在實(shí)物狀態(tài)發(fā)生變化時(shí)才會(huì)起到作用，所以對(duì)部門層級(jí)來講，采用業(yè)務(wù)分類進(jìn)行管理降低的是少量業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人的管理成本，增加的是大量部門員工在執(zhí)行時(shí)的管理成本。

實(shí)物狀態(tài)變化基于其生命周期可簡單分為三個(gè)階段：進(jìn)入、退出、維護(hù)。每種實(shí)物由于其物理屬性可準(zhǔn)確定義其在不同的生命周期階段所覆蓋的業(yè)務(wù)范圍。基于此可建立實(shí)物生命周期階段與業(yè)務(wù)范圍的二維矩陣表，用于明確實(shí)物在發(fā)生狀態(tài)變化時(shí)所需滿足的業(yè)務(wù)管理要求。使用實(shí)物業(yè)務(wù)二維矩陣表（如表2所示），即可避免業(yè)務(wù)斷點(diǎn)的出現(xiàn)，又可以在業(yè)務(wù)要求發(fā)生變化時(shí)，準(zhǔn)確識(shí)別影響的實(shí)物狀態(tài)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

4? ? ? 實(shí)現(xiàn)部門業(yè)務(wù)柔性管理

在筆者所在的某研究所工程部的部門管理中，應(yīng)用基于FBPM的柔性管理框架方法完成了部門管理框架部分模塊的改造建設(shè)，搭建了部門管理平臺(tái)，在科研生產(chǎn)和運(yùn)營管理中都取得了較好的應(yīng)用。

以新員工入職為例，每個(gè)新員工在企業(yè)人力資源部辦理入職手續(xù)后來到部門，按照原有模式需要辦理個(gè)人計(jì)算機(jī)領(lǐng)用、入網(wǎng)申請(qǐng)審批、辦公系統(tǒng)賬號(hào)審批、保密協(xié)議簽訂、簽訂師徒協(xié)議、新員工交流、新員工培訓(xùn)、實(shí)習(xí)總結(jié)、轉(zhuǎn)正答辯、任職資格申報(bào)才能成為一名正式員工。對(duì)于新員工來說要對(duì)接后勤保障、信息化、工具、保密、培訓(xùn)、任職6個(gè)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人，在保密管理、供應(yīng)管理、協(xié)同辦公業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中填報(bào)管理流程后，完成入職工作。

使用柔性管理框架改造后，新員工對(duì)接部門人力專員，在部門的管理平臺(tái)中啟動(dòng)新員工入職流程，并按照流程不同步驟提供所需的基本信息后即可完成入職工作。部門人力專員根據(jù)實(shí)物業(yè)務(wù)矩陣，負(fù)責(zé)維護(hù)部門管理平臺(tái)中新員工入職流程與研究所業(yè)務(wù)管理要求的符合性。

5? ? ? 結(jié)? ? 語

本文提出了一種基于FBPM的柔性管理框架設(shè)計(jì)方法，將國有企業(yè)部門層級(jí)的管理框架設(shè)計(jì)的核心從圍繞業(yè)務(wù)分類進(jìn)行設(shè)計(jì)轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)物狀態(tài)變化進(jìn)行設(shè)計(jì)，并進(jìn)行了實(shí)踐應(yīng)用。通過在流程層面進(jìn)行余度設(shè)計(jì)和在管理框架層面進(jìn)行對(duì)象設(shè)計(jì)，很好地滿足了部門層級(jí)的業(yè)務(wù)管理需求，在提高管理效率的同時(shí)降低了部門員工的管理成本，有效控制了組織風(fēng)險(xiǎn)。

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