機關檔案信息化管理模式的優化探究

廖小亮

摘 要：隨著我國經濟不斷的發展，信息化時代的到來，機關檔案管理的過程中也運用到了信息化管理的模式，對于檔案的管理起到了便利的作用。本文分析了機關檔案信息化管理模式的優化問題。檔案信息化建設的開展，是適應市場經濟發展的需求，也是檔案管理者的責任。

關鍵詞：機關檔案；信息化；管理模式；優化探究

機關檔案是機關單位事物的真實記錄，在信息化時代下，信息化管理與檔案管理相融合，可以讓檔案管理水平上升到一個新的水平，實現信息化管理的新模式，這也是檔案管理人員與時俱進的必然選擇。

1 信息化檔案管理的特征

1.1 檔案信息具有及時性

信息化的檔案管理可以建立一個大的數據庫，這樣就可以解決檔案室信息資源少、服務能力不足等問題，還可以對檔案信息的資源進行一定的延伸，從而豐富檔案信息的內容，為客戶提供更加前面的信息內容，讓客戶及時的查閱到所需要的內容，這也就體現了檔案信息的及時性。

1.2 檔案信息具有高效性

在機關單位中存儲著很多的檔案信息，這些信息中包含著大量的數據。隨著年份的推移，檔案的數量也在逐漸的增加。在這樣的情況下，就有很多的信息需要處理。信息化的檔案管理不僅僅能對數據庫的數據進行豐富，還能快速高效的處理信息的檔案，能提高資料查詢的速度，讓資料管理變得更加的有秩序，提高檔案的利用率。讓檔案信息的處理更具有高效性。

1.3 檔案信息具有永久保存性

運用信息化進行管理還可以讓資料進行永久性的保存。讓資料在檔案管理中更具有完整性和多樣性。還不會受到時間和空間的限制。所以對檔案進行信息化的管理是機關檔案管理的必然選擇[1]。

2 信息化檔案管理的現狀

2.1 信息化管理的設備不夠先進

隨著我國科技不斷的發展，機關檔案已經開始信息化的管理，但是管理的過程中仍然存在很多的不足，比如說信息化的設備比較落后等。很多單位的檔案管理時都想存在著硬件設備不夠，資金不足的現象。還有的檔案室的庫房比較陳舊、面積比較小、對于防火、防盜、防水、防蟲的設施也不到位，這樣就會導致檔案的材料遭到破壞，從而影響到檔案的使用。還有的機關單位沒有單獨的檔案管理室，對于檔案的管理條件也比較簡陋，也缺乏掃描儀、復印機、切紙刀等基本的設備，這樣的現象都會影響到檔案的信息化管理。

2.2 檔案管理的手段不夠先進

很多機關單位對檔案進行管理的過程中仍然會采用傳統的方式進行管理，對于電子信息設備的運用率并不高，這也就影響了檔案信息化管理的發展。產生這種問題的原因主要是檔案管理員的管理觀念存在誤區。很多的檔案管理人員已經習慣了運用傳統的方法進行管理，當信息化管理出現時，對使用信息化管理技術的積極性并不高，對于信息化管理的認識也不夠充分，這也就影響了信息化管理的發展。另外，很多的機關單位信息化管理的設備比較匱乏，信息化管理的經費也比較有限，沒有足夠的硬件設施就很難在機關單位展開信息化的管理[2]。

2.3 檔案信息化管理的制度不夠健全

要想在機關單位做好檔案的信息化管理 ，首先要做的就是擁有一套健全的檔案管理制度。但是，目前很多的機關單位都沒有健全的管理制度，缺乏完善的管理體系。這樣就會導致工作人員不能按照規章流程進行工作。這就會導致檔案管理工作變得雜亂無章。還有的單位已經建立了相關的規章制度，但是工作人員并不會按照制度進行，對于制度執行的不夠嚴格導致檔案管理工作不夠規范。對于檔案的歸檔日期和保管時間界定的不夠明確，這樣既不利于檔案的保存，也不利于檔案的利用。這樣的問題會嚴重的影響機關檔案信息化的管理工作，從而影響到檔案工作的制度化和規范化還有法制化。

3 信息化檔案管理的優化模式

3.1 加大對信息化管理的資金投入

在很多機關的檔案信息化管理過程中，資金的投入力度都不夠，信息化管理的硬件設施都不足，很多機關都缺少打印機、計算機等信息化管理應具有的設備。所以應該加大對檔案信息化管理的資金投入。首先，應該建立單獨的檔案室，按照規定的規格和大小進行建設，檔案室應該滿足實際的需求。其次，還應該配備相應的硬件設施，比如說計算機、檔案軟件、檔案柜和掃描等設備。還要為檔案室設置紅外防盜報警系統、視頻監控系統、智能管理系統等，從而創造出一個現代化的檔案室，實現節約能源、節約空間和提高效率的目標。

3.2 運用先進的手段對檔案進行管理

隨著我國科技不斷的發展，信息化時代的到來，事業單位進行檔案管理時也應該運用信息化的管理，并根據時代的進步不斷的更新信息化的理念。順應時代的潮流，不斷的改變檔案管理的模式，逐漸實現檔案管理的現代化。首先，工作人員應該樹立信息化、數學化管理的意識，這樣才能促進信息化管理的發展。其次，機關單位應該將信息化管理建設納入到單位的管理計劃中來，通過與單位的辦公系統和無線網的連接，對數據進行整合和利用，為檔案的信息化管理創建出平臺。最后，機關單位的領導應該對檔案信息化管理進行重視，工作人員也應該定期向領導匯報檔案信息化管理的工作進程，從而促進機關單位檔案信息化管理的順利展開[3]。

3.3 建立完善的檔案管理機制、健全檔案管理制度

要想促進檔案信息化的管理，首先應該建立完善的檔案管理制度。機關單位可以在每個科室都配置一個檔案管理人員，配合檔案檔案室材料的收集。形成以檔案室為中心，以其他科室為輔助的檔案管理工作結構。從而保證檔案收集的完整性。另外還要根據國家的檔案法對檔案管理規定進行完善，機關單位應該根據本單位的實際情況依照《檔案法》完善檔案管理的制度和工作人員的職責，包括檔案的歸檔、檔案的保管、檔案的利用制度和檔案的保密工作等，都要進行規范。機關建立的制度要以可行性強和簡單明了為目標，還要根據機關單位的實際情況規定檔案信息化管理的相關規定，用于指導檔案信息化管理的建設。最后，每個崗位的工作人員都應該明確自身的職責，出現失誤時，第一時間找出是誰的責任。相關制度一旦確立，工作人員就要嚴格的遵守，這樣才能促進機關檔案信息化管理的發展。

3.4 對檔案信息進行及時的備份

促進機關單位檔案信息化管理還應該對檔案的信息進行及時的備份，從而加大檔案信息的安全管理。信息化的管理可以對檔案進行大量的儲存和對信息進行高速的處理。但是與此同時，信息化管理也會影響到檔案的安全問題。這也是互聯網信息化的一個弊端之一。所以，工作人員對檔案進行信息化管理時，應該做好檔案的保密工作，以免信息的泄漏。根據我國法律的規定，還應該對沒開放的數據進行保密工作，檔案工作的設備嚴禁運用磁盤等設備進行下載。在對信息庫進行嚴防的同時，還應該健全數據庫的質量，做好數據的備份，定期對數據庫進行檢查，在脫機的模式下進行檢查，還可以將數據上傳到云端，但是要設置相應的防火墻，保護好機關檔案的安全。通過對檔案信息的及時備份，可以防止數據庫中信息的丟失，保護好數據的安全。

4 結束語

綜上所述，在信息時代的背景下，信息化檔案管理模式已經逐漸的取代了傳統的檔案管理模式，并為檔案管理人員帶來很多的便利。加強檔案信息化管理工作，積極探索檔案管理的新模式，可以保證檔案管理更加的科學化與高效化。

參考文獻

[1]趙文玉.優化機關檔案信息化管理模式的相關探索[J].辦公室業務，2017（1）：34-34.

[2]高金娥.新時期機關檔案信息化管理的創新探究[J].辦公室業務，2018（1）：54-54.

[3]唐微.淺談機關檔案信息化建設的實踐與創新[J].蘭臺世界，2017（s1）：62-62.