探究新形勢下人事檔案管理信息化建設

王珊

摘 要：由于我國綜合國力以及科學技術水平的提高，我國已經邁入了知識經濟以及信息化時代。在這樣一個全新的形勢下，我國各個領域為了能夠獲得快速發展，都開始與信息技術相結合，人事檔案管理也是其中一個。但是目前由于人事檔案信息資料逐漸增多以及人們對于檔案管理要求的日趨嚴格，過去采取的人事檔案管理手段已經落后于時代發展的腳步，而且信息技術在人事檔案管理中的應用也存在一些問題，需要對其進行完善。鑒于此，本文在了解人事檔案信息化建設現實意義的基礎上，探究新形勢下人事檔案管理信息化建設的策略，以期能夠保證人事檔案管理工作的有序進行。

關鍵詞：新形勢；人事檔案管理；信息化

1 新形勢下人事檔案管理信息化建設的現實意義

1.1 有利于提高工作效率，確保記載的全面性和準確性

在人事檔案發生變動時，通過信息化技術的數字處理功能，及時進行記載，快速進行信息處理，確保記載人事信息的全面性和準確性，有效的避免了手工進行記載時所出現的缺檔和斷檔的情況的發生，確保人事檔案信息的有效保存。除此之外，還更利于傳統紙質文檔的保存，在不需要查閱原始資料的情況下，盡量減少對原始紙質資料的翻閱，從而有效減低對那些不可再生的檔案資料的損害。

1.2 有利于提高人事檔案檢索能力，查閱更改都留痕跡

人事檔案數字化之后，人們可以利用信息化管理，實現快速查詢、檢索、分類、統計、匯總等多項功能。這些功能利于領導在進行人事決策及人事處理時，快速準確的對個人的檔案信息進行全面巡查。與此同時，我們還可以利用相關的人事系統軟件，基于信息系統的痕跡化功能，對查閱、借閱、零散材料移交入檔、人事檔案的轉入轉出等程序進行留痕操作，有效推進人事檔案法制化進程，從而提高人事檔案的真實性、可追溯性。

1.3 有利于人事檔案的安全性和保密性

眾所周知，人事檔案需要具有較強的保密性，而信息化技術利用密碼所實現的保密性符合人事檔案的保密要求。不同人員設置不同的訪問權限，每個訪問權限人員都有自己不同的登錄密碼，凡是修正或完善檔案信息，需要多重權限支持。安排專人對檔案數據信息進行管理并進行全方位的監督，確保數據信息的安全性。

2 新時期人事檔案管理信息化建設策略

2.1 營造人事檔案管理信息化建設的精神氛圍

在社會大眾開始重視人事檔案管理工作的今天，科技館的人事檔案管理工作面臨著改革的挑戰。積極更新人事檔案管理思想，跟上社會步伐，才能讓現代化的人事檔案管理體系得以建立。所謂人事檔案管理的信息化建設，就是利用自動化信息管理系統以及相關軟件簡化人事檔案管理工作，提高其人事檔案管理工作的動態性與快捷性。

營造良好的精神氛圍，讓每一位人事檔案管理工作者都認識到信息化建設的意義，并建立以人事檔案管理信息化建設為核心的指導思想，才能促進實際工作的落實。其一，引導人事檔案管理者建立積極的學習態度。在實際工作中不斷學習，樂于創新，能夠在工作環境與條件發生改變的情況下積極學習先進的信息技術，并在實際工作中加以利用。其二，強化檔案管理者的檔案意識。在過去的檔案管理工作中，很多管理人員沒有認識到個人工作的重要性，以“當一天和尚撞一天鐘”的理念參與工作。關注人事檔案管理工作的系統性與全面性，建立以人為本的工作理念，學會從大局出發，在管理工作中做到統籌兼顧，組織安排好工作中的各個事項，才能讓人事檔案管理者的熱情得以調動。其三，管理者要建立實際化的工作理念。人事檔案管理工作的系統性強，工作量大，從實際情況出發，鼓勵檔案管理者循序漸進地做好每一項工作，有工作中研究信息化系統的應用方法，提高應用水平，才能讓信息技術為人事檔案管理的信息化建設而服務。

2.2 加強人事檔案管理信息化建設投入

加大投入，是建立人事檔案管理信息化體系的重要前提。與傳統的人事檔案管理工作相比，信息化的人事檔案管理工作更加高級，需要的設備支持更多。完善現代化基礎設施，投入必要的資金做好配套基礎設施建設工作，為人事檔案管理工作人員提供必要的設備與軟件，才能讓科技館的人事檔案管理環境得以改變。順應大環境的發展趨勢，做好后勤保障工作，是人事檔案管理工作信息化投入的第一步。

另外，關注人才培養投入。建立一支高素質的人事檔案管理隊伍，對于人事檔案管理信息化建設有著推動作用。在單位內部的人才培養過程中，管理者應當重點培養具有較強綜合能力的檔案管理人員。在科技館的發展過程中，人事檔案對于企業人力資源力量的增強有著重要影響。積極利用人事檔案資源，能夠為科技館內部人力資源管理工作提供必要的依據。人事檔案管理工作的信息化建設，對當代人事檔案管理工作人員提出了更高的要求。他們不僅要掌握豐富的檔案管理業務知識，還要積極學習信息化軟件、計算機設備的操作方法，并在實際工作中熟練應用。因此，在推進人事檔案管理信息化建設的過程中，單位要投入資金鼓勵人力資源部門積極引進優秀的人才，做好檔案管理人員的培訓工作。以豐富其專業知識，提高其信息化能力，職業道德素養水平為目標定期培訓，為單位的人事檔案管理工作打造一支高素質的信息化隊伍。

2.3 促進人事檔案一體化與共享化管理

在全新的人事檔案管理發展形勢下，要提高人事檔案管理工作的信息化水平，就要在做好信息化建設的過程中逐漸踐行一體化管理原則。利用現代化的管理手段，將紙質檔案轉變成為電子檔案。通過有效的方式管理單位內部的人事電子檔案建立，完整且安全的人事檔案資源體系。這不僅能夠保證單位內部能夠有效調取檔案資源，保護檔案資源，還能在最短的時間內，以最便捷的方式實現人事檔案資源的共享。借助計算機設備以及互聯網技術，將人事檔案管理工作的所有業務全部轉變成為信息化操作，無論是人事檔案的建檔工作，歸檔工作檔案，綜合查詢工作，檔案借閱工作檔案，借出、盤點、處理、轉出等業務都可以通過計算機設備與網絡技術完成。

人事檔案資源屬于檔案主人，也屬于單位。在做好人事檔案管理信息化建設的過程中，要關注信息的溝通。促進人事檔案資源價值的開發與利用，是檔案管理部門的基本職責，但也與單位內部的其他部門有著密切關系。各個部門之間應當針對人事檔案管理工作建立有效的協調機制，通過各個部門之間信息有效溝通，促進檔案管理工作更加規范，更加成熟。單位應當提高人事檔案管理工作的地位，在人事檔案管理信息化建設的過程中，集中各部門管理力量促進人事檔案信息的完整化，加強數據庫的建設。以此來保證人事檔案信息的完整與安全，在單位需要人事檔案資源時，能夠在第一時間獲取最有效的信息。

綜合上文論述，人事檔案管理工作在實際開展中，進行信息化建設，能夠促進人事信息管理水平的提高，還能提升人才信息社會服務質量。就整體而言，人事檔案信息化建設是一項復雜性的任務，在新的形勢下，應對檔案管理人員進行全面培訓，將現代信息技術利用其中，進而對人事檔案進行信息化管理，不僅能夠促進人員綜合素質的提高，同時還能促進人事檔案管理水平的提升。

參考文獻

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