紙質檔案向電子檔案管理過渡中的問題及策略分析

李海峰

摘 要：隨著信息技術的快速發展，信息技術在人們的日常生活中已經得到了較為廣泛的應用和普及。傳統檔案所采用的管理模式和服務方式，已經不能很好的適應新時期檔案事業到發展。隨著檔案事業的不斷成熟，電子檔案也逐漸用于檔案工作在開展中，這既是紙質檔案進一步發展，又是紙質檔案發展的創新。本文以此為出發點，詳細分析了紙質檔案向電子檔案管理過渡中的問題及對策。

關鍵詞：紙質檔案；電子檔案；管理過渡；問題及策略；分析研究

隨著我國檔案事業的不斷發展，電子檔案可以不受時間因素、地點因素和距離因素等多種因素的限制，只要借助計算機，就可以實現檔案管理工作的開展，在開展檔案管理工作是能迅速的處理和傳遞各種所需文件。同時電子檔案的存儲量比紙質檔案的存儲量要大的多。盡管如此，電子檔案具有很多的技術條件優勢，但是現階段的電子檔案仍然不能完全取代紙質檔案。下面我們詳細分析一下，紙質檔案向電子檔案管理過渡中的問題及對策。

1 紙質檔案向電子檔案管理過渡中的問題

在現今的現代技術條件下，紙質檔案向電子檔案管理過渡中仍然存在著許多問題，主要體現在以下四個方面：其一，在電子檔案管理工作開展中，許多個性的電子文件處于一種“放任自流”的狀態。在自動化辦公極為普及的當下時代，多數辦公室使用電子計算機來起草相應的文件，這些起草性文件一旦被打印成正式的紙質文件，那么之前所產生的起草性文件通常都會被人們所忽視[1]。其二，在開展電子文件管理工作時，那些輔助性電子文件都處于一種無人問津的狀態?，F階段的辦公自動化網絡已經處于較為完善的水平，雖然紙質文件屬于正式文件，但是在開展檔案管理工作時也會將電子文件作為一種輔助性文件，以這樣的形式來使用電子文件，但是對已使用的電子文件，卻沒有及時的傳送到相應檔案管理部門，并對其進行歸檔保存，因此電子文件處于一種無人管理和各自保管的狀態。其三，部分電子文件所運用的貯存載體團隊一定的安全風險，同時部分電子文件的信息記錄格式也缺乏一定的標準。由于在開展電子檔案管理工作時，缺乏統一的電子檔案管理規章制度，這在選擇相應電子文件載體的過程中，難免會存在一定的隨意性，將電子檔案保存在各自的硬盤儲存器上，如果一旦儲存電子檔案的硬盤儲存器發生故障，或者是在使用的過程中被病毒感染，那么非常容易造成電子檔案文件和相應數據信息的丟失[2]。其四，生成電子檔案文件的設、環境及其所產生的數據等信息缺乏一定的登記記錄，同時生成電子檔案文件的一些相關軟件參數也缺乏完善的保護措施。

2 紙質檔案的不可替代性

從法律效力的角度方面進行分析，傳統紙質檔案中的字體、字跡以及相應的圖像和印章等信息都清晰可見，這也很容易辨別紙質檔案的真偽，司法部門都具備一套相對成熟的物證鑒定技術和鑒定經驗。紙質檔案可以作為有效的法律證據，發揮其所具有的法律效力，得到法律的認可和保障。紙質檔案具有的最大作用就是能夠有效見證法律效力，因此只知道愛檔案管理工作的開展中仍然具有非常重要的作用。而電子檔案文件在此方面都會具有更多的疑慮，因為難以清楚的界定電子檔案的原始性[3]。對于那些具有憑證作用和具備法律效率的電子檔案文件，有必要加重要的信息和數據進行拷貝存檔，以這樣的方式才能有效確保電子檔案文件的安全性，因此在開展檔案管理工作時，紙質檔案是不可替代的，同時更需加強電子檔案的發展，一紙質檔案和電子檔案并存的形式來開展檔案文件管理工作。

3 紙質檔案向電子檔案管理過渡的策略

3.1 做好電子文件的歸檔

紙質檔案向電子檔案管理過渡的過程中，需要充分做好電子文件的歸檔工作，在專業人員的指導下，電子檔案文件管理人員在開展檔案管理工作時，需要學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，充分了解電子檔案文件信息組合的來源和去向，充分保護電子檔案文件所具備的原始信息，在開展電子檔案管理工作的過程中，充分掌握電子檔案信息的收集、調閱和管理的各個環節，對電子檔案買家進行有效的控制，維護電子檔案信息資源，是電子，那具備良好的實效性和可靠性[4]。同時也要在開展工作的過程中制定嚴格的規章制度，防止工作中漏洞的出現。通過先進的技術對電子檔案進行處理，已經歸檔的電子檔案文件更改為只可以進行讀取的文件，同時在與之相對應的紙質文件之間建立能夠相互對應的標識關系，有的時候也可以在電子檔案收集和積累的過程中，將其制作成相應的紙質拷貝文件，或者是將其制成相應的文件微縮品，以此來便于電子檔案文件的長時間保存，同時還要對已歸檔的電子文件進行定期的復制，以免在開展檔案管理工作時，因系統發生意外導致電子檔案文件信息和數據的丟失。

3.2 運用切實可行的電子文件檔案信息保護措施

紙質檔案向電子檔案管理過渡時，需要運用切實可行的電子檔案信息保護措施，以此來保證電子檔案文件不會因為這環境，而導致其數據信息發生修改、刪除等現象，其最有效的保護途徑就是采用專業防火墻技術、電子檔案文件存取權限技術、電子檔案文件數據加密技術等技術[5]。將這些技術運用于電子檔案管理過渡工作的開展過程中，可以有效保證電子檔案文件內容的真實性和可靠性，確保電子檔案人家在存儲過程中和運輸過程中能夠實現良好的安全和保密，以此來防止他人對電子檔案文件進行非法訪問，或者杜絕他人對電子檔案文件的非法訪問可隨意刪改。采用這樣的技術保護措施，對電子檔案過渡管理工作的開展將會起到良好的效果。

3.3 開辟電子檔案文件存儲新途徑

在開展紙質檔案向電子檔案管理過渡工作時，要為檔案管理部門開展電子檔案文件管理工作配備必要的計算機刻錄設備，在開站電子檔案文件歸檔工作和電子檔案文件數據資料采集工作時，需要運用通用格式的光盤開展相應的存儲工作。在開展軟件管理工作時，應該及時發現管理軟件所存在的安全漏洞，并對其進行修補，同時所采用的防火墻和防病毒軟件要能夠實現實時自動升級，以此來做好電子檔案文件的病毒防范工作，同時做好電子檔案文件信息數據的上傳，電子檔案文件設置訪問權限，同時根據電子檔案文件設置相應的安全等

級[6]。在電子檔案文件硬件管理方面，需要進一步完善電子檔案文件和相應計算機設備的保管設施，同時對其環境進行優化，優化電子檔案文件打防高溫、防腐蝕、防磁場干擾等防護設施的完善和維護，以此來對電子檔案文件進行有效的保護，條件優越的單位還可以即使升級服務器的主機和數據控相應的硬件設施，以這樣的方式來確保電子檔案文件數據信息保存的完整性，同時充分保證電子檔案文件傳輸的安全和穩定。

3.4 數字化與檔案銷毀相結合

現有紙質檔案由于種種原因導致“能進不能出”，很多過期檔案不能及時銷毀，導致管理成本增加，檔案利用率得不到提高。在鑒定銷毀檔案前做好電子檔案備份，能夠有效保存過期資料，降低管理成本，提高檔案管理工作效率，合理規避風險。

4 結語

在開展檔案管理過渡工作時，既需要保證紙質檔案管理工作的開展，又要加快發展電子檔案，使檔案管理過渡工作能夠保持高效的開展狀態。

參考文獻

[1]岳伶陽.分析由紙質檔案向電子檔案管理過渡中遇到的問題[J].現代經濟信息，2010（24）：77.

[2]張金琳.紙質檔案向電子檔案過渡所面臨的問題[J].露天采礦技術，2010（04）：94-96.

[3]鄭加輝.淺析新形勢下電大開放教育檔案管理——電子檔案與紙質檔案共存并用[J].廈門廣播電視大學學報，2010，13（02）：10-12.

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[6]蘇曉軒.紙質檔案與電子檔案并存時期檔案管理若干問題的思考[J].遼寧大學學報（哲學社會科學版），2000（06）：53-57.