新形勢下高職院校數字化檔案管理的實踐與思考

摘 要：高職院校實施檔案管理數字化是高職院?？茖W發展的一個必然趨勢，不僅具有很強的必要性而且還具有迫切性。筆者在本文中，就新形勢下的高職院校數字化檔案管理進行了積極的探討。在剖析高職院校實施檔案管理數字化現實意義的基礎上，對高職院校實施檔案管理數字化進行了科學的思考：堅持科學合理的原則，使庫存檔案呈現數字化；依據科學實用的原則，使電子文件實現檔案化。

關鍵詞：高職院校；檔案管理；數字化；實踐思考

數字化檔案管理是高職院校數字化校園建設中一項重要的內容，對于高職院校數字化檔案建設來說，其主要過程是借用掃描、數字成像、多媒體及計算機等現代技術手段，實施檔案資源的采集與傳輸，處理及儲存，并利用網絡技術等優勢，有效鏈接檔案資源信息，建立完整而有序的檔案管理信息數據庫，從而全面提升高職院校的檔案數字化管理效益及效率，以達到實現資源共享并及時有效利用之目的。然而，在社會及教育快速發展的新形勢下，高職院校的數字化檔案信息管理，如何才能形成系統而完整的信息管理數據庫，是高職院校檔案管理相關人員需要認真思考并積極實踐的一個重要課題。

1 高職院校實施檔案管理數字化的現實意義

1）既實用又具有影響力。我們知道，電子檔案的體積較小，而且使用的壽命又長，并且容易復制，同時，它便于存儲，傳遞的速度也很快。這些優勢都是紙質檔案所不具備的。在社會及教育快速發展的新形勢下，電子檔案的實用性很強。高職院校實施數字化檔案管理，在管理方式上發生了新的跨越，同時對傳統的檔案管理方式也具有很大的沖擊，會產生極強的社會影響力。

2）適宜于科學發展需求。數字化檔案管理是加快高職院校檔案管理工作發展的必然結果。對于高職院校來說，其管理具有較為先進的文化理念。因為它既是培養人才的基地，又是傳承先進科技應用的機構。隨著高等職業院校教育教學改革的不斷發展，院校檔案管理的門類也在不斷增加，其內容也更為復雜多樣，數量也更為繁雜。數字化檔案管理恰好適應了高職院?？茖W發展之需求。

3）時代發展的必然選擇。高職院校實行檔案管理數字化，同時也是檔案管理人員適應形勢要求不斷提升自身素質的必然選擇。由于傳統的檔案管理方式顯然已經不能滿足新形勢下檔案管理之需要，況且院校檔案管理的內容也在不斷地增多，所以檔案管理者的專業知識結構也要相應地予以積極地調整。

數字化檔案管理是國家信息化發展戰略的基本要求，也是高職院?，F代化校園管理工程中的一個重要組成部分，它既是信息化檔案建設的前提，也是檔案管理資源共享的基礎。實施檔案管理數字化能使信息資源的充分利用更方便準確、更科學快捷，更能有效服務學校及社會。

2 高職院校實施檔案管理數字化的思考

高職院校檔案管理數字化是一個必然的發展趨勢，在目前庫存檔案轉型于數字化檔案的特別時期，檔案管理數字化成了檔案建設的重點內容。在此，筆者對高職院校實施數字化檔案管理工作進行積極的思考。

2.1 堅持科學合理的原則，使庫存檔案轉型數字化

1）努力優化檔案管理數字化方案。職業院校的檔案資料數量很大，同時包含有大量的經過鑒定后將做銷毀的檔案以及還未鑒定的檔案。倘若我們盲目地將檔案全部實施數字化，那樣就會大幅增加數字化檔案管理工作的難度與負擔，還會浪費大量的資源和資金。為此，庫存的檔案實施數字化一定要在科學合理的方案下進行。檔案優化的方案一定要科學合理，確實優化好庫存檔案的管理。要真正結合高職院校檔案管理的實際情況，包括高職院校檔案的所處年代、利用頻率、保管年限以及保密級別等等，合理制定出庫存檔案優化工作的具體方案。

2）積極推進檔案管理數字化進程。要結合已經制定的檔案管理優化方案，認真評估庫存檔案的實際使用頻率和實用價值，而后按照高職檔案的保密級別、內容及年度等合理決定數字化檔案管理的范疇。對需要修補的檔案信息及使用率較高的檔案信息實施數字化，以確保庫存檔案信息的實際利用。而對不適宜數字化管理的庫存檔案，譬如還未解密或者高密級的和具有較高保存價值的庫存檔案，也可暫時不予以數字化管理，等數字化檔案管理條件發展成熟之后再做科學合理的處理，也就是說，數字化檔案管理也是有選擇的檔案數字化。

3）實施多種手段提高管理的效率。現在我們使用的檔案數字化手段較多，譬如，掃描、拍照、錄著編輯等，我們可結合庫存檔案類別的不同，實施不同的數字化管理手段。對于著錄需要注意的特殊問題以及掃描后的一些處理辦法，甚至包括掃描的分辨率等等都要具體制定出合理的處理標準，以切實提高檔案管理的實際工作效率。鑒于一些紙質文檔經掃描之后，它的本質成了圖片，同樣不能進行全文實際檢索，即便能通過屏幕實施閱讀和打印，然而打印出的文檔也存在著很多問題，比如費用高問題，還有不能起到憑證的實際作用問題，這就需要我們要將原件復印之后再加蓋證明公章才會有效。對于實物檔案及聲像文件檔案我們可采用拍照音視頻采集手段形成電子檔案，而后再上傳到院校的檔案數據庫里。在此之后，還需對電子檔案的實際單位和人員的名稱及活動的內容以及獲獎的情況等進行編輯著錄。

2.2 依據科學實用的原則，使電子文件實現檔案化

高職院校實現檔案管理數字化還有一個工作重點就是建設電子檔案。建立電子檔案首先要建立并完善管理制度，要切實把電子檔案的管理歸納到制度建設之中。建立完善的檔案資料管理制度能夠對檔案管理工作起到重大的作用。關于紙質的文件所對應的電子檔案應及時收集，并要準確地標明移交情況，使文件能夠遠程利用并實現全文檢索。對于電子文件檔案，應有統一的命名格式標準，比如工程施工圖紙要使用dwg格式，關于圖片要統一使用jpeg格式，關于文檔要使用pdf格式等。此外，因為電子文檔很多是由紙質轉換而來，其內容與紙質的文檔也相同，所以我們在處理的時候一定要注意避免重復歸檔。

在新形勢下，高職院校數字化檔案管理工作的內容以及工作模式都發生了很大的變化，因而，作為檔案管理者，一定要切合具體的工作內容不斷改進工作方式，不斷學習前沿的管理技能及管理方法，以提高自己的數字化檔案管理效率，真正適應高職院校數字化檔案管理的新要求。

3 結束語

總而言之，高職院校檔案管理數字化是高職院校科學發展的一個必然趨勢，不僅具有必要性而且具有迫切性。筆者在本文中，就新形勢下的高職院校數字化檔案管理進行了積極的探討。首先剖析了高職院校實施檔案管理數字化的現實意義，然后對高職院校實施檔案管理數字化進行了積極的思考。認為高職院校在檔案管理數字化建設中，要堅持科學合理的原則，使庫存檔案呈現數字化；要依據科學實用的原則，使電子文件實現檔案化。

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作者簡介

黨珍珠（1984-），女，碩士，館員，現就職于濟源職業技術學院人事處，從事檔案管理工作。