論檔案館信息化建設(shè)應(yīng)注意的幾個問題

李玉芳

摘 要：隨著時代的發(fā)展和信息技術(shù)的進步，人們的生活和工作模式也發(fā)生了巨大的改變，檔案文獻也愈發(fā)受到人們的重視，在科學(xué)研究、歷史文學(xué)調(diào)研等領(lǐng)域占據(jù)越來越大的比重。檔案館作為當前社會檔案信息處理中心，其運行對社會信息的流通有著重要的影響作用。傳統(tǒng)的檔案管理模式僅僅針對于檔案實體資料的管理，而新時期背景下檔案館的信息化進程明顯加快，為滿足人們?nèi)找嬖鲩L的檔案館信息查詢需求，加強檔案館信息化建設(shè)就成為當前背景下的必然發(fā)展趨勢。本文就檔案館信息化建設(shè)中應(yīng)當注意的問題進行探究分析。

關(guān)鍵詞：檔案館；信息化建設(shè)；注意的問題；解決對策

網(wǎng)絡(luò)信息化時代的到來極大地改變了人們的生活模式，特別是信息技術(shù)的全面普及，使得人們信息傳播和獲取的速度空前加快，同時對各行業(yè)的工作模式造成了相應(yīng)的沖擊，為增強自身的市場競爭力各行各業(yè)都加強了自身的信息化建設(shè)，旨在提高自身的運行效率和市場優(yōu)勢。信息化建設(shè)逐漸成為當前背景下社會發(fā)展的主題，檔案館作為黨和國家重要的科學(xué)文化事業(yè)機構(gòu)，既是檔案永久保管的基地，也是科學(xué)研究和工作利用檔案史料的中心。檔案館信息化建設(shè)有利于提高社會檔案信息的收集、歸納、整理和運用，對于社會信息發(fā)展和流通有著重要的意義。

1 檔案館信息化建設(shè)的概述

檔案館的信息化建設(shè)是指通過信息化技術(shù)、數(shù)字技術(shù)以及物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的綜合運用，改變傳統(tǒng)的檔案信息管理和使用模式，使得檔案館的檔案信息管理更加適用于當前社會的信息需求，也是網(wǎng)絡(luò)信息化背景下檔案館升級和發(fā)展的必然趨勢。而檔案館信息化建設(shè)的內(nèi)涵則具體表現(xiàn)為以下幾個方面：

第一，努力實現(xiàn)檔案館全面信息化建設(shè)，從而將信息化的檔案館作為當前社會中信息資源和信息管理的重要組成部分，提高檔案館的信息服務(wù)效率和質(zhì)量。第二，借助信息化技術(shù)手段優(yōu)化和提升檔案管理和信息服務(wù)的效率，改善檔案館內(nèi)部管理的工作環(huán)境和優(yōu)勢，從而增強檔案館的社會關(guān)注度與重要性。第三，檔案館作為實體信息與信息化信息數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)化平臺，加快檔案館的信息化建設(shè)有利于促進我國信息化檔案管理進程，并增強信息管理的效率。第四，能夠進一步拓展檔案館社會職能的發(fā)揮，更加完善的管理黨和國家以及地方、行業(yè)有長久保存需求的檔案和史料，更加好的保存社會記憶、維護歷史真實面貌。

2 檔案館信息化建設(shè)中應(yīng)當注意的問題

盡管信息化進程在我國各個行業(yè)中不斷深入和加快，但在檔案館的信息化建設(shè)尚處于探索前進階段，缺少完善的理論和實踐應(yīng)用體系，存在著許多問題嚴重影響了檔案館信息化進程的加快，需要引起我們的注意和重視。

2.1 檔案館信息化建設(shè)缺少有效的科學(xué)規(guī)劃與指導(dǎo)

目前，我國各級檔案館信息化建設(shè)雖然在不斷探索當中進步和發(fā)展，但是在政府和國家層面，暫時缺少對于檔案館信息化建設(shè)科學(xué)、長遠和詳細的規(guī)劃指導(dǎo)，這造成了各級檔案館雖然明確信息化建設(shè)的重要意義，但是具體建設(shè)目標和實施策略缺不是很清晰，但是各級檔案館因級別、地域、管理者等諸多差異化因素造成信息化建設(shè)的種種差異，為以后實現(xiàn)國家層面的知識信息化統(tǒng)籌和標準化管理的實現(xiàn)埋下隱患。另一問題就是部分檔案館針對信息化建設(shè)嚴格按照上級主管部門的要求實施，但是由于相關(guān)要求沒有形成體系化，而檔案館方又刻板執(zhí)行，導(dǎo)致檔案館信息化建設(shè)脫離實情，信息化建設(shè)的進度和效果受到影響。

2.2 檔案館信息化建設(shè)存在著資金支持力度不足的問題

這一問題是當前制約檔案館信息化建設(shè)的主要問題之一。1）由于檔案館是國家非營利性機構(gòu)，其主要資金來源依靠國家和地方財政撥款；2）因為要實現(xiàn)檔案館信息化建設(shè)目標，檔案館的軟硬件均要獲得資金投入以達到信息化建設(shè)的基本需求；3）檔案館信息化建設(shè)周期較長，不僅僅涉及到館內(nèi)設(shè)施的更新?lián)Q代，還要實現(xiàn)相關(guān)信息化技術(shù)、應(yīng)用以及外部網(wǎng)絡(luò)的支撐，最終通過整合調(diào)試將全部因素予以實現(xiàn)，才能真正實現(xiàn)檔案館信息化建設(shè)的階段性目標，后續(xù)的人工、設(shè)備等維護同樣需要大筆持續(xù)的資金投入。所以，很多地方針對上述因素，對于檔案館的資金投入有所保守。

2.3 檔案館信息化建設(shè)中地區(qū)差異性較為顯著

總體來說，我國經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)，如長三角、珠三角等地區(qū)經(jīng)濟發(fā)達，城市配套功能相對齊全，影響檔案館信息化建設(shè)的各個因素條件相對較好，政府財政投入力度相對較大，所以這些地區(qū)的檔案館信息化建設(shè)無論從進程還是水平都呈現(xiàn)出較高的態(tài)勢。而我國中、西部等一些經(jīng)濟欠發(fā)達地區(qū)，由于經(jīng)濟和城市配套等客觀因素，導(dǎo)致檔案館信息化建設(shè)進程緩慢。

2.4 檔案館信息化管理的人才數(shù)量不足，較為短缺

就目前我國檔案管理相關(guān)人員構(gòu)成分析來看，知識結(jié)構(gòu)、年齡層次等組成都處于不合理的情況，比如說我國目前檔案基層管理人員年齡結(jié)構(gòu)普遍偏大，其中40歲以上工作人員占比近八層，此外這些管理人員當中檔案管理和計算機信息管理等相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的人員比例不足兩層。另外由于社會等原因，在成檔案管理員職位的社會地位不高，薪資水平也不高，無法吸引具有專業(yè)知識背景的年輕人才從事相關(guān)工作。

3 解決檔案館信息化建設(shè)中問題的對策

3.1 加強檔案館信息化建設(shè)的科學(xué)規(guī)劃

政府部門應(yīng)當按照國家長期戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃和對于知識信息管理的戰(zhàn)略規(guī)劃，細化形成我國檔案館信息化建設(shè)的相關(guān)指導(dǎo)意見，并且在意見當中對于我國檔案信息化建設(shè)的總體目標、步驟以及檔案館信息化建設(shè)在其中發(fā)揮的重要作用和實踐路徑進行準確的描述，有效指導(dǎo)各地方政府和檔案管理部門開展檔案館信息化建設(shè)工作。

3.2 增強檔案館信息化建設(shè)的資金支持

1）通過加入如當?shù)仉娮诱?wù)規(guī)劃這類計劃當中，能夠爭取到更多的專項扶持資金，進而推動信息化建設(shè)進程；2）各級相關(guān)部門應(yīng)當將檔案館信息化建設(shè)的重要性進一步深刻了解，各級領(lǐng)導(dǎo)對于此項工作給予足夠的重視程度，加大財政投入力度；3）將檔案館信息化升級相關(guān)的如網(wǎng)絡(luò)、線路、維保等費用納入到事業(yè)費用當中，使專項投入費用發(fā)揮更加的作用；4）檔案館在信息化建設(shè)和運營維護當中應(yīng)當注重降本增效工作開展，從自身做起降低建設(shè)和運行維護成本，為政府減輕負擔。

3.3 結(jié)合當?shù)貙嶋H狀況強化地域信息建設(shè)

檔案館是黨和國家的檔案管理機構(gòu)，有著很強的服務(wù)性職能，在檔案館信息化建設(shè)當中，要按照國家和上級部門建設(shè)相關(guān)要求的同時，最大程度的以檔案館實際的被服務(wù)需求出發(fā)，有效提升檔案信息管理和使用雙效，為當?shù)厣鐣?jīng)濟文化發(fā)展做出服務(wù)性貢獻，也能消除因地區(qū)差異到來的檔案館信息化建設(shè)發(fā)展不平衡問題。

3.4 增強檔案信息化管理人才的培養(yǎng)和吸納

從硬件條件上提升檔案館的工作環(huán)境，通過檔案館與政府部門溝通，提升相關(guān)工作人員的薪資待遇，提升相關(guān)崗位的人才吸引力。在提升工作環(huán)境和相關(guān)待遇的同時，規(guī)范檔案館相關(guān)工作人員準入條件，確保具有檔案管理、計算機信息管理等相關(guān)專業(yè)背景的人才比例，同時不斷吸引年輕人才的加入，逐步改善人員的年齡和知識結(jié)構(gòu)，使之不斷趨于合理。

4 結(jié)語

綜上所述，當前我國檔案館在信息化建設(shè)中已經(jīng)取得了一定的成效，但是也還存在著缺乏規(guī)劃、資金短缺以及人才不足等問題，因此，檔案館信息化建設(shè)必須從制定科學(xué)合理的規(guī)劃、資金投入、從實際需求出發(fā)以及專業(yè)化人才培養(yǎng)等方面，逐步加強檔案館信息化建設(shè)進程，從而為我國信息化建設(shè)打好堅實基礎(chǔ)。

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