關于工會檔案管理工作的思考

郭愛梅

摘 要：工會檔案是工會業務、工會活動、工作紀實、留存備查的重要信息資源，是工會工作的重要組成部分，同時也是工會組織的無形資產。它既反映著工運事業與時俱進、和諧發展的曲折歷程，更體現了工會作為黨聯系職工群眾的橋梁紐帶，為維護廣大職工群眾合法權益所凸顯的獨特優勢。本文在介紹檔案重要性的同時，就加強工會檔案管理進行了比較深刻的思考，并提出了對策。

關鍵詞：檔案管理；問題；思考；對策

1 工會檔案管理的深遠意義

正如一位國際法學家所說的：“一個國家的檔案如同貨幣、國庫、資金這類國家財產一樣重要，以至于人們可以說它們是國家真正存在的根源。”工會檔案管理是我市工運事業的基礎性工作，是工會各所屬部門各項專業工作中直接形成的、具有保存價值的各種文字材料、圖表、圖紙、競賽規程、聲像等原始記錄。遵照我市統一領導、統一制度、統一管理的原則，在市檔案局專職檔案員的幫助下，形成了工會檔案管理的統一模式。同時，完善檔案制度建設，修訂檔案崗位責任制做到職責分明，層層把關，保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達到了系統化、標準化。工會檔案是工會組織在加強組織隊伍建設、提升職工素質工程、強化勞動安全保護、維護職工合法權益、開展評優評模、實施幫扶濟困等各項活動中形成的有價值的可考性文獻，是工運事業發展到不同程度的重要標志，是維權職責的真實寫照，是工會組織的無形資產，更是工運事業發展的歷史憑證。隨著新時代、新形勢對工會工作的新要求，如何最大限度地履行維權職能，充分發揮工會“大學校”作用，已成為亟待解決的重大問題。工會組織唯有不斷提升服務發展大局的能力和水平，才能走在時代的前沿，更好地為廣大職工群眾服務。作為工會管理基礎之一的工會檔案管理工作，更需要加以進一步規范和提高，認真做好工會檔案管理工作是非常重要的。

2 工會檔案管理工作存在的問題

當前社會逐步向信息化社會演變，及時、全面、系統、準確地獲取信息是做好各項工作的前提。然而，檔案管理過程中仍存在著以下問題。

2.1 單位決策層檔案管理意識淡薄

任何工作的順利施行，領導干部重視是關鍵，檔案工作也不例外。因為工會領導干部對工會檔案工作的重視程度，直接影響到檔案工作人員的工作態度，而工作人員的態度直接影響到檔案工作的效果，由于歷史的原因和長期以來對《檔案法》的漠不關心、不聞不問，使工會決策層對工會檔案管理的重要性意識淡薄，對工會檔案的重要作用認識模糊，理解不夠。往往是說起來重要，做起來次要，忙起來不要，特別是在經費撥付、物資提供、人員配備等方面擺困難，找借口，缺乏真正、真切、實質性有力支持，從而直接影響了檔案文件材料的立卷歸檔和規范性管理工作。

2.2 檔案管理保護措施仍不夠健全

嚴格落實規章制度是做好各項工作的紀律保證。推進工作的規范化、程序化，養成嚴謹的工作作風無疑是保證工會檔案管理工作上臺階的重要指標。簡單地說，工會檔案工作主要分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節。對于每一個環節，都應制訂相應的管理制度，如《檔案人員崗位責任制》、《檔案安全保管制度》、《檔案借閱制度》等，這樣才能保證檔案管理工作的順利進行。可現實情況是，目前在基層，工會檔案保護管理條件并不是很理想。很多業務科室存在“重業務輕檔案”的傾向，比如沒有建立勞模檔案的收集、鑒定、整理、立卷工作管理制度，很多重要組織人事、幫扶、財會材料等因保管不善，造成遺失、撕毀、霉變，歸檔材料收集不齊全，影響檔案立卷歸檔的數量和質量。甚至有的工會無專人管理，這是基層工會檔案管理工作中經常發生的問題。通過調查摸底我們發現，大部門基層工會沒有專職檔案管理人員，一直以來檔案管理工作是由工會干部兼任，或由機關人員兼任，人員變動頻繁，移交手續不全，檔案管理的隨意性大，盲目性廣，該收集的文件材料不收集或收集不全，該歸檔的不能立卷檔或歸檔不合理，嚴重影響了檔案的連續性、完整性和真實性。

2.3 檔案管理工作不完整、不規范

檔案管理的不完整、不規范是當前工會檔案管理工作中普遍存在著的問題。以市總工會對下一級工會的審計檔案為例，審計檔案共包括文書檔案和項目檔案兩大類。然而，在檔案的收集整理歸檔過程中，往往存在著顧此失彼重視一方面，輕視另一方面的現象。表現在：審計檔案中有的文書檔案不全，有的項目檔案不全。尤其是單個的審計項目檔案中缺少審計方案、審計承諾書、審計報告征求意見書、接受審計單位的整改報告等的現象比較嚴重。因此，檔案管理工作的不完整性嚴重制約了它的規范性，而規范性的缺失使得檔案管理工作也不可避免地表現了它的不完整性。

3 工會檔案管理工作的對策

社會經濟的發展要求提高檔案管理工作的質量和效率，在今后的檔案管理工作中需要多方配合，多管齊下，從而促進檔案管理工作水平的提高。

3.1 強化領導干部的檔案意識，為檔案工作順利開展提供保障

領導干部要通過對《檔案法》的學習，提升檔案意識，重視支持工會檔案工作的方方面面。一是努力為檔案工作順利開展提供必要的硬件設施，比如配備專門的檔案室、單獨的辦公室、配有資料柜、檔案裝具，防蟲、防火、防盜等機械設施。二是挑選有事業心和良好職業道德，并且熱愛檔案事業的人員從事工會檔案工作，要求工會檔案工作者參加各種檔案學術討論會、業務現場會等活動，進一步提高專業知識水平。探討工作組織自身形象和價值觀建設對工會檔案工作所產生的影響、工會檔案與組織自身形象和價值觀建設之間的關系以及怎樣參與工會自身形象和價值觀建設的需要。為他們創造學習的機會提升業務能力和素質。上級主管業務部門對檔案管理人員的工作，定期檢查、指導，防止和解決搞“突擊戰”的現象。在專業職稱評審工作上，多向基層檔案管理人員傾斜，調動他們的積極性和創造性，推進檔案工作的可持續性發展。

3.2 建立檔案管理工作長效機制，發揮指導和規范作用

工會檔案工作制度要結合各級工會實際情況的同時，體現合理性、科學性，以適應工會檔案管理的需要。同時制度要簡明實用，簡單易行、可操作性強。特別是要建立行之有效的保管和安全制度，把檔案安全管理落到實處：一是不準任何人擅自將檔案文件帶出辦公室，不準閑雜、無關人員查閱機密檔案資料，不準在檔案存放地堆放易燃易爆材料；二是辦公室門窗要有防盜設施，配置消防設備；三是定期在資料柜內放置防蟲藥物；四是檔案材料必須避光保存，保持一定的溫度、濕度。五是要成立相應的檔案工作領導小組，加強對工會組織檔案工作的領導，強化責任分工，明確目標責任，推進各級工會檔案工作的可持續開展。

4 結語

隨著社會日新月異的發展，信息技術、網絡技術在各個領域廣泛應用，工會檔案管理工作有了前所未有的內、外部環境。之于工會檔案管理工作者來說，面對如此好的發展機遇，有幸運更有挑戰。為了迎接世紀的挑戰，我們必須清醒地認識到：只有不斷地學習和吸收新技術、掌握新技能，才能使自己不斷進步，融入社會的大舞臺，才能使工會的檔案管理工作更上層樓不斷邁上新臺階，尤其使各工會在檔案網絡中相互交流，相互促進，形成一個統一的有機整體從而對工會的群眾工作和其它工作具有更加重要的促進作用。