試論電子會計檔案在企業(yè)中的實現(xiàn)與應(yīng)用

喬飛

摘 要：結(jié)合當(dāng)前的企業(yè)中電子會計檔案發(fā)展情況，分析了企業(yè)中的電子會計檔案管理模塊的實施相關(guān)問題，結(jié)合自身的工作經(jīng)驗，論述了電子會計檔案模塊集成后的成果，最后提出了電子會計檔案的應(yīng)用已成為企業(yè)會計檔案信息化趨勢，希望對于今后的企業(yè)檔案管理信息發(fā)展有所幫助。

關(guān)鍵詞：電子會計檔案；會計檔案；企業(yè)管理；檔案管理

1 目前系統(tǒng)現(xiàn)狀

當(dāng)前，對于企業(yè)的信息化管理過程中，財務(wù)管理信息系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)則是非常重要的組成部分。其中，財務(wù)部門使用財務(wù)管理信息系統(tǒng)，并不能生成相應(yīng)的電子檔案，一般情況下，都是在結(jié)束財務(wù)年度工作的時候，通過手工立卷和歸檔的方式來保證建立相關(guān)對應(yīng)的紙質(zhì)會計檔案。同時，檔案部門使用應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，相關(guān)的會計檔案并沒有形成數(shù)字化檔案而錄入檔案系統(tǒng)中，在這樣的情況下，企業(yè)的財務(wù)部門存在著每年將大量的紙質(zhì)檔案移交給檔案管理部門的情況。所以，本文結(jié)合企業(yè)的實際情況，重點(diǎn)分析了電子會計檔案在企業(yè)中的實現(xiàn)與應(yīng)用情況，希望對于企業(yè)的檔案信息化管理有所幫助。

2 電子會計檔案管理模塊的實施思考

2.1 系統(tǒng)設(shè)計

結(jié)合企業(yè)發(fā)展的實際要求，進(jìn)一步實現(xiàn)電子檔案模塊的開發(fā)處理，并能有使其集成在財務(wù)管理信息系統(tǒng)中，能從整體上發(fā)揮企業(yè)信息化的優(yōu)勢，形成統(tǒng)一整體。結(jié)合檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)，來實現(xiàn)相應(yīng)的接口開發(fā)，保證滿足檔案管理系統(tǒng)、財務(wù)管理信息系統(tǒng)的對接處理，能符合實際業(yè)務(wù)需求。在財務(wù)管理系統(tǒng)中，能夠保證實現(xiàn)會計賬簿、記賬憑證以及財務(wù)報表等會計檔案的生成，能夠利用數(shù)據(jù)接口結(jié)合到檔案管理系統(tǒng)中[1]。通過財務(wù)系統(tǒng)電子檔案管理模塊，能對于相關(guān)的會計資料進(jìn)行必要的整理，并結(jié)合實際情況來進(jìn)行集成接口方式來處理在線歸檔，并實現(xiàn)向檔案系統(tǒng)的移交處理，能夠有效開展必要的歸檔整理工作。

2.2 財務(wù)管理信息系統(tǒng)實施

針對企業(yè)的財務(wù)管理信息系統(tǒng)來說，相關(guān)的電子會計檔案管理模塊主要涉及到相關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集、環(huán)境設(shè)置以及初始系統(tǒng)配置等方面內(nèi)容。

在環(huán)境準(zhǔn)備和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集的過程中，主要涉及到如何進(jìn)行軟件應(yīng)用環(huán)境設(shè)置，維護(hù)相應(yīng)檔案內(nèi)容，要求專人負(fù)責(zé)維護(hù)工作，保證實現(xiàn)數(shù)據(jù)維護(hù)、流程維護(hù)以及財務(wù)報表構(gòu)架維護(hù)的有效性，嚴(yán)格用戶權(quán)限制度[2]。

在制定電子檔案流程的過程中，將相應(yīng)的XML背景信息加入到檔案管理系統(tǒng)卷中，這樣利用信息化技術(shù)優(yōu)勢能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的移交、審批以及傳輸?shù)挠涗洠行崿F(xiàn)相關(guān)的信息追蹤處理；

在電子檔案數(shù)據(jù)歸檔的過程中，針對電子會計檔案數(shù)據(jù)移交分析，并經(jīng)過相關(guān)的檔案號，經(jīng)由檔案部門確認(rèn)，方可完成必要的歸檔操作。

2.3 檔案管理系統(tǒng)實施

針對檔案系統(tǒng)來說，主要可以包括，準(zhǔn)備財務(wù)管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)接收的環(huán)境，收集必要的用戶信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、構(gòu)建和財務(wù)管理信息系統(tǒng)相互的映射關(guān)系，以及嚴(yán)格控制相應(yīng)的用戶權(quán)限分配等方面的內(nèi)容。

2.4 會計資料歸檔范圍的確定

第一，在歸檔范圍方面，結(jié)合企業(yè)的財務(wù)管理規(guī)定以及《會計檔案管理辦法》，應(yīng)該結(jié)合實際來不斷完善會計檔案歸檔范圍與保管期限表的編制工作，重點(diǎn)則是明確無法輸出成紙質(zhì)、無對應(yīng)紙質(zhì)的電子會計資料的歸檔處理工作，并明確其相應(yīng)的保管期限；

第二，對于電子會計資料進(jìn)行分析，其僅能通過電子形式來歸檔保存情況來說，應(yīng)該明確其來源的真實有效性，并能通過電子設(shè)備完成相應(yīng)的傳輸要求；對于企業(yè)的會計核算系統(tǒng)來說，則應(yīng)該能準(zhǔn)確有效地來進(jìn)行電子會計資料的讀取，并能輸出符合國家財務(wù)規(guī)范要求的歸檔格式，符合會計管理工作的規(guī)定，也應(yīng)該充分重視相應(yīng)的經(jīng)辦、審核、審批等審簽環(huán)節(jié)。對于電子檔案管理系統(tǒng)來說，則應(yīng)該能夠有效管理和接受電子會計檔案，滿足電子檔案的長期保管要求，并能建立相關(guān)的和紙質(zhì)會計檔案相互間的檢索關(guān)系；利用相應(yīng)的技術(shù)措施手段，避免出現(xiàn)惡意篡改電子會計檔案的情況；利用電子會計檔案備份制度的逐步完善，從細(xì)節(jié)入手落實各項相關(guān)的備份工作，進(jìn)一步防范意外事故、自然災(zāi)害以及人為破壞等方面影響；對于所形成的電子會計資料來說，其并不屬于相關(guān)有重要保存價值、永久保存價值的會計檔案；同時，根據(jù)規(guī)范的要求，電子會計資料應(yīng)附有具有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求的相應(yīng)電子簽名。

3 電子會計檔案模塊集成后的成果

第一，保證企業(yè)信息化的進(jìn)一步實現(xiàn)，檔案系統(tǒng)電子檔案管理功能以及財務(wù)系統(tǒng)電子會計資料歸檔功能能逐步完善，實現(xiàn)良好相互集成，滿足在線歸檔的要求，同時，有助于進(jìn)一步健全真實性完整性保障機(jī)制，符合企業(yè)的發(fā)展要求。

第二，能夠保障電子會計資源在歸檔、辦理以及形成的過程中全方位管理要求，能夠有效實現(xiàn)會計賬簿、記賬憑證、會計報表及部分其他會計資料的電子化歸檔處理要求，能在企業(yè)信息化的過程中逐步取消紙質(zhì)歸檔。

第三，有效促進(jìn)會計資料歸檔的完整性、真實性、可用性以及可靠性方面的要求。

4 電子會計檔案的應(yīng)用已成為企業(yè)會計檔案信息化趨勢

在新《會計檔案管理辦法》的要求下，企業(yè)應(yīng)重視電子會計檔案管理工作，這對于企業(yè)的長期發(fā)展具有明顯的優(yōu)勢，電子會計檔案則是企業(yè)會計信息化發(fā)展的必然趨勢。

第一，實現(xiàn)企業(yè)效率的進(jìn)一步提升，通過會計檔案的電子化管理，進(jìn)一步降低人工成本以及工作量，能通過系統(tǒng)自動化完成大部分的檔案資料的業(yè)務(wù)流程。電子會計檔案能有效提升檔案的利用效率，滿足檔案信息的直接查閱，進(jìn)一步能更好地促進(jìn)企業(yè)服務(wù)。特別是在“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下，能更好實現(xiàn)跨層級、跨系統(tǒng)的多維度檔案查詢工作。

第二，企業(yè)管理成本有所降低。節(jié)約紙質(zhì)材料，降低費(fèi)用支出，減輕檔案人員的工作強(qiáng)度。

第三，實現(xiàn)企業(yè)檔案質(zhì)量的提升。結(jié)合企業(yè)發(fā)展的實際需求，保證電子會計檔案的標(biāo)準(zhǔn)化體系進(jìn)一步完善，有效解決人為判斷不滿足政策要求的問題，能保障檔案工作的規(guī)范化要求，實現(xiàn)會計檔案質(zhì)量的進(jìn)一步提升。

第四，有利于提升企業(yè)的信息化水平，加強(qiáng)各系統(tǒng)集成能力。通過發(fā)揮電子會計檔案優(yōu)勢，進(jìn)一步加強(qiáng)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)集成程度，有利于企業(yè)深化業(yè)務(wù)信息化管理改革。

參考文獻(xiàn)

[1]唐麗.新形勢下電子會計檔案管理規(guī)范研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（22）.

[2]尹愛梅.基于信息化的國庫會計檔案管理電子化研究[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2018，（33）.