事業單位檔案管理信息化建設分析

摘 要：事業單位檔案管理要追隨時代發展腳步，在原有基礎上不斷優化完善。經濟為科技發展助力，事業單位要加大檔案管理工作關注和重視程度，集中物力、人力進行檔案管理現代化建設。從而構建良好的發展體系。檔案管理能夠折射事業單位的工作流程和發展歷程，具有重要意義。然而在管理過程中還存在一些不足，原有的管理水平滿意滿足現今發展需求，需要相關人員努力建設，以期提升檔案管理信息化水平。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設；重要性

檔案管理應當突破發展常態，實現可持續發展。如何突破原有格局實現管理模式轉型是事業單位首要考慮的問題。事業單位應當將工作重心放在優化事業檔案管理方式，保證發展水平與建設需求的協調統一，立足當下放眼未來。另外要不斷進行工作反思，擺脫原有思想束縛，實現思想和行為的轉變，從而消除潛在隱患，保證事業單位檔案管理信息化建設上升新的臺階。

1 事業單位檔案管理信息化建設的必要性

事業單位經過長時間的發展規模不斷擴大，其人口不斷增加，原有的檔案管理模式下難以保證檔案管理質量，事業單位檔案丟失，難以為后續工作提供保障。事業單位檔案管理信息化建設是事業單位發展到一定階段的必然趨勢，是事業單位發展進步的必由之路。檔案信息化管理能夠消除原有管理弊端，更利于查詢、保存，具有重要意義。原有管理模式下工作人員難度加大，勞動強度較大，人員現象嚴重。事業單位檔案管理信息化建設能夠優化管理結構，構建收集、儲存、查詢三位為一體的管理體系，大大節約了管理時間提高了檔案管理效率。

2 當前事業單位檔案信息化建設存在的問題

2.1 缺乏正確認知，對檔案管理信息化建設的重視程度不夠

部分事業單位領導人員認為檔案管理工作費時費力，還不能夠取得相應收益，在錯誤思想的影響下檔案管理信息化建設力度不夠，沒有投入專項資金購入專門設備，硬件配置方面較為落后。管理需求與軟硬件設備之間不具有協同性。由于領導的不重視導致檔案管理人員缺乏工作激情，沒有投入時間和精力進行技術學習，以上阻礙了事業單位檔案信息化建設進程，延遲了建設時間。檔案管理信息化建設是社會發展過程中出現的新型管理手段，其與傳統的檔案管理具有一定的差異性，然而事業單位領導沒有意識到兩者之間的差異，一些人的思想過于固化，難以接受新型事物，其向傳統紙質檔案管理傾斜，單位檔案信息化建設工作不到位。

2.2 沒有建立統一完善的檔案信息化建設規范

檔案信息化建設標準能夠營造良好的管理氛圍，保證檔案信息化管理工作的順利進行。在現有背景下要想保證事業單位良性發展就要做好檔案管理工作，檔案管理信息化建設以制度為依托，只有保證檔案管理信息化建設趨于標準化與規范化才能夠為事業單位發展提供內在動力，才能夠充分發揮人力資源的重要性。部分領導人員不具有先進意識，更不會用發展的眼光看待問題，并沒有將信息化管理規范納入發展體系中去，建設標準也沒有滲透檔案信息建設的全過程。事業單位現有檔案信心化建設不具有統一性。

2.3 檔案管理人員的素質不適應檔案信息化建設需求

檔案管理雖然已經實現信息化發展但是還需要發揮人力的作用，管理人員具有不可替代的地位。社會調查顯示事業單位檔案管理人員的年齡結構不合理，呈現老年化趨勢，這些人員的人均年齡較大，并且沒有接受過專業的技術指導，現有檔案管理隊伍不具有先進性。其信息知識接受能力較差，檔案管理人員素質不適應檔案信息化建設需求，在這種情況下檔案管理失誤率增加。事業單位檔案管理工作薪金較少，人才吸引能力較差，難以吸引具有專業管理技能的綜合型人才。

3 促進事業單位檔案信息化建設的幾點建議

3.1 加大對檔案管理信息化建設的關注和重視程度

事業單位領導者要提高自身建設、更新單位配置，保證事業單位軟硬件與建設需求的協調統一。另外要有針對性的進行工作調查，找尋建設不足從而解決薄弱環節。另外要加大宣傳力度，從而提升事業單位全體人員的相關意識，讓他們明白檔案管理信息化建設的意義。最重要的是要設置專項資金進行數字化建設，從而為后續檔案管理打下堅實的基礎。不能將檔案管理信息化建設停留在表面，要向更深處推進。

3.2 完善檔案信息化建設的規范性、標準性

要想保證檔案信息化建設的有序運行必須要制定完善的建設體系，保證檔案信息化建設的規范性和標準性。通過研究制定科學健全的建設規范，做好基礎工作，另外要制定建設目標，發揮目標的導向作用，嚴格按照相關規范進行各項工作。社會環境不斷變化，因此要堅持與時俱進的建設原則不斷補充建設內容，豐富檔案信息化建設內涵。事業單位要集中物力、人力進行檔案目錄數據庫建設，保證建設環境的穩定性和單位文件數據結構的標準化。另外要設置硬性措施選擇規范、標準制式的產品，從而消除檔案調用矛盾、解決軟硬件沖突。事業單位檔案信息化建設切記不可直接復制粘貼，要分析自身的實際情況堅持具體問題具體分析的建設原則，保證檔案信息化建設工作的標準性和便捷性。

開設檔案資料咨詢服務環節，設置專門人員從事此類工作，另外要保證咨詢服務工作的規范性和專業性，保證這類人員具有專線技能，開設崗前培訓保證其具有信息技術技能和檢索工具的能力，從而實現事業單位檔案信息的科學化管理。另外要根據檔案性質進行分區保存，便于進行資料搜索。

3.3 使檔案管理人員的素質適應檔案信息化建設需求

事業單位應當著重提升檔案管理人員的素質，保證其具有政治素質、業務素質、科技素質。注重觀察事業單位全體人員，任用能力較強水平較高的員工擔任檔案信息化建設工作。保證其能夠熟練操作檔案收集工作，保證管理人員的綜合性。檔案管理人員在進行檔案管理工作時滲透先進理念，推動檔案信息化建設。要向社會廣泛招收專業檔案管理人員，提高薪資待遇從而在檔案管理中注入新鮮活力，保證檔案信息化管理質量。另外為了優化檔案管理人員結構要為其提供學習信息技術的機會。管理人員缺乏學習激情，領導者可以設置獎懲機制，獎勵學習狀況良好的員工，從而激發管理人員的積極性和主動性，提升管理人員的信息化水平，為后續信息化建設提供重要保障。

3.4 做好檔案管理信息化建設質檢工作

質檢工作從兩方面出發，一種是加強對檔案管理人員質檢工作建設，要建立完善系統的質檢系統，從而真正保證檔案管理信息化建設工作的有效性。要將質檢工作納入整體評價機制中，與管理人員的工資掛鉤，保證質檢質量。其次要做好檔案開發質檢工作，定期查殺可疑目標，起到安全屏障作用。另外要勤加排查網絡環境短接情況，避免文件交接事物導致儲存出現差錯，保證數據質量，避免出現重復加工問題，從而發揮信息的最大價值。

4 結束語

事業單位應當認真對待檔案管理工作，以先進技術為依托積極進行檔案管理轉型。事業單位傳統檔案管理存在一定的工作不足，難以發揮檔案管理的價值。為了消除發展弊端應當投入專項資金進行數字化建設。社會不斷變化發展事業單位領導者要進行思想和行為轉變，將工作重點放在優化事業單位檔案管理方式上，保證檔案管理隊伍的先進性、保證檔案信息化建設的規范性和標準性。

參考文獻

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[2]史湘云.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].內蒙古師范大學學報（哲學社會科學版）.2015（05）：45-63.

作者簡介

解鈺（1988-），女，漢，山東省濟南市人，研究生，助理館員，研究方向：檔案管理專業。